○八戸市立市民病院事務取扱規程
平成20年3月31日
市民病院規程第4号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 事務の代決又は代行(第5条・第6条)
第3章 事務の専決(第7条―第16条)
第4章 事務の処理
第1節 通則(第17条―第21条)
第2節 文書等の収受及び配布(第22条―第27条)
第3節 起案(第28条―第36条)
第4節 文書等の発送(第37条―第42条)
第5節 文書の整理及び保存(第43条・第44条)
第5章 事務の引継ぎ(第45条・第46条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、病院事業管理者(以下「管理者」という。)の権限に属する事務の適正な執行と事務能率の向上を図るため、事務の処理について必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、管理者が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 図書館等において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
(2) 文書 文書等のうち、文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。
(3) 電子文書 電磁的記録のうち、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて電磁的記録媒体に記録されているものをいう。
(4) 電子署名 電磁的記録媒体に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(一部改正〔令和2年市民病院規程12号〕)
(事務処理の原則)
第3条 すべて職員は、事務を処理するに当たっては、組織相互の連絡を密にし、正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して事務が能率的に処理されるように努めなければならない。
(事務の処理)
第4条 事務を処理するには、特別の定めがある場合を除くほか、順次、主査(技査を含む。)、グループリーダー(参事、副参事及び主幹を含む。)、課長、事務局次長、事務局長及び院長を経て管理者の決裁を受けなければならない。
2 前項の決裁は、起案文書に管理者又は専決権者が署名し、若しくは押印する方式又は電磁的に表示し、記録する方式により行うものとする。
3 第1項の規定により決裁を得た事務は、速やかに執行されなければならない。
(一部改正〔平成21年市民病院規程9号・26年14号・30年5号〕)
第2章 事務の代決又は代行
(事務の代決又は代行)
第5条 管理者が出張その他の理由により不在のときは、院長がその事務を代決又は代行することができる。
2 管理者及び院長が出張その他の理由により不在のときは、当該事務を担当する事務局長又は副院長がその事務を代決又は代行することができる。
3 管理者、院長及び当該事務を担当する事務局長又は副院長が出張その他の理由により不在のときは、当該事務を担当する事務局次長又は管理者が定める順序により他の副院長がその事務を代決又は代行することができる。
4 管理者、院長、事務局長及び事務局次長が出張その他の理由により不在のときは、当該事務を担当する課長がその事務を代決又は代行することができる。
5 課長が出張その他の理由により不在のときは、当該課長が指定するグループリーダー(管理課にあっては、当該担当事務について医療経営戦略室長)がその事務を代決又は代行することができる。
6 課長及び当該課長が指定するグループリーダー(管理課にあっては、当該担当事務について医療経営戦略室長)が出張その他の理由により不在のときは、当該課長があらかじめ指定する他のグループリーダー(管理課にあっては、医療経営戦略室長を含む。)がその事務を代決又は代行することができる。
7 診療局長が不在のときは診療局次長が、医療技術局長が不在のときは当該事務を担当する副医療技術局長が、救命救急センター所長及び周産期センター所長がそれぞれ不在のときは当該副所長が、高度看護研修センター長が不在のときは当該副センター長が、地域医療連携室長、医療安全管理室長、感染対策室長及び集中治療室長がそれぞれ不在のときは当該副室長が、薬局長が不在のときは副薬局長が、看護局長が不在のときは当該事務を担当する副看護局長が、技師長が不在のときは副技師長が、それぞれの事務を代決又は代行することができる。
8 地域医療連携室長及び地域医療連携室副室長が出張その他の理由により不在のときは、当該室長が指定するグループリーダーがその事務を代決又は代行することができる。
9 地域医療連携室長、地域医療連携室副室長及び当該室長が指定するグループリーダーが出張その他の理由により不在のときは、当該室長があらかじめ指定する他のグループリーダーがその事務を代決又は代行することができる。
(一部改正〔平成21年市民病院規程9号・29年6号・30年5号・31年2号・令和2年2号・4年6号・7年4号〕)
(代決の制限等)
第6条 重要若しくは異例に属する事項又は合議が調わない事項については、前条の規定にかかわらず、代決することができないものとする。ただし、その処理に急施を要する場合は、この限りでない。
2 管理者又は専決権者の事務を代決した者は、当該文書に「代決」又は「代」と朱記し、事後に管理者又は当該専決権者の後閲を受けなければならない。
3 前項の規定にかかわらず、電磁的に表示し、記録する方式による決裁(以下「電子決裁」という。)の場合にあっては、代決した旨を表示し、事後に管理者又は専決権者の後閲を受けなければならない。
(一部改正〔平成26年市民病院規程14号〕)
第3章 事務の専決
(院長の専決事務)
第7条 院長は、おおむね次に掲げる事務を専決することができる。
(1) 使用料、手数料その他の収入(1件30万円未満のものに限る。)の減免若しくは納期限の延長の決定又は分割納付の承諾をすること。
(2) 予定価額1億円未満の工事又は製造の請負を決定すること。
(3) 予定価額4,000万円未満の不動産(土地については面積が2,000平方メートル未満のものに限る。)又は動産の買入れ(単価契約による動産の買入れは、当該単価に買入れ予定数量を乗じて得た額が当該未満となるものをいう。以下同じ。)をすること。
(4) 前2号に定めるものを除くほか、4,000万円未満の支出負担行為をすること。
(5) 八戸市立市民病院条例(昭和33年八戸市条例第53号)第3条第2項の規定に基づく特別の診療又は診断についての特別使用料及び手数料の額を定めること。
(6) 事務局長、副院長、診療局長、診療局次長、医療技術局長、所長、センター長、部長、副所長、副センター長、室長、医長、医師、薬局長及び看護局長に係る旅行の命令をすること。
(7) 事務局長、副院長、診療局長、診療局次長、医療技術局長、所長、センター長、部長、副所長、副センター長、室長、薬局長及び看護局長に係る八戸市立市民病院企業職員の給与の種類及び基準に関する条例施行規程(平成20年八戸市市民病院規程第17号。以下「給与規程」という。)第59条の2第4項に規定する管理職員特別勤務実績簿(以下単に「管理職員特別勤務実績簿」という。)の作成に関すること。
(8) 事務局長、副院長、診療局長、診療局次長、医療技術局長、所長、センター長、部長、副所長、副センター長、室長、薬局長及び看護局長に係る八戸市立市民病院職員就業規則(平成20年八戸市市民病院規程第9号。以下「就業規則」という。)に規定する年次有給休暇、病気休暇及び特別休暇(以下「年次有給休暇等」という。)を与えること。
(9) 事務局長、副院長、診療局長、診療局次長、医療技術局長、所長、センター長、部長、副所長、副センター長、室長、薬局長及び看護局長に係る就業規則に規定する介護休暇(以下単に「介護休暇」という。)の承認をすること。
(10) 事務局長、副院長、診療局長、診療局次長、医療技術局長、所長、センター長、部長、副所長、副センター長、室長、薬局長及び看護局長に係る就業規則に規定する週休日及び勤務時間の割振り、週休日の振替等並びに代休日の指定(以下「週休日の割振り等」という。)に関すること。
(11) 副院長、診療局長、所長及び室長に給与規程第45条第5項第1号に規定する時間外診療(以下「時間外診療」という。)を命ずること。
(12) 副院長、診療局長、所長及び室長に係る八戸市立市民病院職員の宿日直勤務規程(平成20年八戸市市民病院規程第10号)第2条第2項に規定する宿日直勤務を命ずること。
(一部改正〔平成21年市民病院規程9号・23年15号・27年5号・令和2年2号・7年4号・8年1号〕)
(事務局長の専決事務)
第8条 事務局長は、おおむね次に掲げる事務を専決することができる。
(1) 法律又は条例若しくは規則の定めるところにより、許可、免許、認可等の軽易な行政処分をすること。
(2) 使用料、手数料その他の収入(1件10万円未満のものに限る。)の減免(明確な減免基準によるものに限る。)、納期限の延長又は分割納付の承諾及び収入の還付をすること。
(3) 予定価額7,500万円未満の工事又は製造の請負を決定すること。
(4) 予定価額2,000万円未満の不動産(土地については面積が1,000平方メートル未満のものに限る。)の買入れをすること。
(5) 予定価額2,000万円未満の動産の買入れ(単価契約による動産の買入れは、当該単価に買入れ予定数量を乗じて得た額が当該額未満となるものをいう。以下同じ。)をすること。
(6) 予定価額2,000万円未満の建物等の移転補償をすること。
(8) 予定価額2,000万円未満の物品の購入を決定すること。
(9) 予定価額2,000万円未満の物品の修繕を決定すること。
(11) 管理者の権限及び院長の専決事務に係る契約締結の報告に関すること。
(12) 資金前渡取扱者の承認をすること。
(13) 物品の不用の決定をすること。
(14) 次長級職員に年次有給休暇等を与えること。
(15) 次長級職員に係る介護休暇の承認をすること。
(16) 次長級職員に係る週休日の割振り等に関すること。
(17) 次長級職員に係る旅行の命令をすること。
(18) 次長級職員に係る管理職員特別勤務実績簿の作成に関すること。
(19) 予定価額250万円以上の工事の検査命令及び検査報告の受理をすること。
(20) 職員の職務に専念する義務の免除の承認をすること。
(21) 地方公務員の育児休業等に関する法律(平成3年法律第110号)第2条第3項、第3条第3項及び第10条第3項(同法第11条第2項において準用する場合を含む。)の規定に基づく育児休業、育児休業の期間の延長、育児短時間勤務及び育児短時間勤務の期間の延長の承認をすること。
(22) 就業規則第35条の規定に基づく部分休業に関する事務を行うこと。
(23) 法令等の規定により設置することができ、又は設置しなければならない職で、八戸市立市民病院職員の職名に関する規程(平成20年八戸市市民病院規程第8号)に定められたもの以外の職の任免に関すること。
(24) 資金計画及び財政計画に関すること。
(25) 企業債及び一時借入金の借入申込み及び元利償還に関すること。
(26) 不用決定をした予定価額50万円以上の物品の売払いを決定すること。
(27) 支出予算の配当及び流用に関すること。
(一部改正〔平成20年市民病院規程29号・27年5号・令和4年6号・8年1号〕)
(事務局次長の専決事務)
第9条 事務局次長は、おおむね次に掲げる事務を専決することができる。
(1) 使用料、手数料その他の収入(1件5万円未満のものに限る。)の減免(明確な減免基準によるものに限る。)、納期限の延長又は分割納付の承諾及び収入の還付をすること。
(2) 予定価額3,000万円未満の工事又は製造の請負を決定すること。
(3) 予定価額500万円未満の不動産(土地については面積が750平方メートル未満のものに限る。)の買入れをすること。
(4) 予定価額500万円未満の動産の買入れを決定すること。
(5) 予定価額500万円未満の建物等の移転補償をすること。
(7) 予定価額500万円未満の物品の購入を決定すること。
(8) 予定価額500万円未満の物品の修繕を決定すること。
(10) 課長級職員に年次有給休暇等を与えること。
(11) 課長級職員に係る介護休暇の承認をすること。
(12) 課長級職員に係る週休日の割振り等に関すること。
(13) 課長級職員に係る旅行の命令をすること。
(14) 課長級職員に係る管理職員特別勤務実績簿の作成に関すること。
(一部改正〔平成20年市民病院規程29号・27年5号・令和8年1号〕)
(課長の専決事務)
第10条 課長は、おおむね次に掲げる事務を専決することができる。
(1) 収入の調定をすること。
(2) 使用料、手数料その他の収入(1件1万円未満のものに限る。)の減免(明確な減免基準によるものに限る。)をすること。
(3) 予定価額1,000万円未満の工事又は製造の請負を決定すること。
(4) 予定価額200万円未満の動産の買入れを決定すること。
(5) 予定価額200万円未満の建物等の移転補償をすること。
(6) 前3号に定めるものを除くほか、200万円未満の支出負担行為(報償費、交際費及び食糧費に係るものを除く。)を決定すること。
(7) 予定価額10万円未満の物品の購入を決定すること。
(8) 予定価額20万円未満の物品の修繕を決定すること。
(10) 事務局長、事務局次長及び課長の専決事務に係る契約締結の報告に関すること。
(11) 事務局長、事務局次長及び課長の専決事務に係る公共工事の請負の前金払に関すること。
(12) 八戸市立市民病院契約事務規程第3条において準用する八戸市財務規則第118条、第123条、第124条、第141条、第142条、第155条及び第159条の規定に基づく契約に関する事務を行うこと。
(13) 工事の現場監督員及び検査立会人を命ずること。
(14) 予定価額250万円未満の工事の検査命令及び検査報告の受理をすること。
(15) 所掌事務に係る支出(給与を除く。)の命令をすること。
(16) 所掌事務に係る軽易な照会、回答及び報告をし、並びに軽易な請願書及び届書の処理をすること。
(17) 所掌事務に係る物品の出納の命令をすること。
(18) 所掌事務に係る財産及び公の施設又は営造物の通常の管理をすること。
(19) 所掌事務に係る財産及び公の施設又は営造物の貸付料又は使用料(占有料を含む。)の納入の通知をし、及びその納入の催告又は督促状の発付をすること。
(20) 所掌事務に係る証書及び公文書類の保管をし、並びにこれらを閲覧に供し、及びその手数料の納入の通知をすること。
(21) 別に定めるものを除き、所属職員(参事を除く。)に係る旅行の命令をすること。
(22) 別に定めるものを除き、所属職員(参事を除く。)に年次有給休暇等を与えること。
(23) 別に定めるものを除き、所属職員(参事を除く。)の週休日の割振り等に関すること。
(24) 就業規則に規定する時間外勤務代休時間を指定すること。
(25) 別に定めるものを除き、時間外勤務、休日勤務、夜間勤務及び宿日直勤務を命ずること。
(一部改正〔平成20年市民病院規程29号・22年7号・25年3号・26年6号・令和8年1号〕)
(管理課長の専決事務)
第11条 管理課長は、おおむね次に掲げる事務を専決することができる。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 祝電、弔電その他の軽易な電報の発信をすること。
(3) 職員(課長級以上の職員を除く。)に係る介護休暇の承認をすること。
(4) 不用決定した予定価額10万円未満の売払いをすること。
(5) 所掌する職員に係る給与及び共済費の支出負担行為の決定及び支出の命令をすること。
(6) 会計年度任用職員の任用に関すること。
(7) 臨時職員の任用に関すること。
(8) 給与規程第13条の規定に基づく扶養親族の認定をすること。
(10) 給与規程第27条の規定に基づく通勤手当の支給に関する確認及び決定をすること。
(12) 地方公務員等共済組合法(昭和37年法律第152号)第144条の31の規定に基づく組合員に関する報告その他組合の業務の執行に必要な事務を行うこと。
(13) 障害者の雇用の促進等に関する法律(昭和35年法律第123号)第39条第1項及び第40条第1項の規定に基づく通報並びに同条第2項の規定に基づく公表をすること。
(14) 児童手当法(昭和46年法律第73号)第7条から第14条まで、第20条及び第26条から第28条までの規定に基づく職員の児童手当に関する事務を行うこと。
(15) 雇用保険法(昭和49年法律第116号)第7条の規定に基づく雇用保険の被保険者の資格に関する事項の届出をすること。
(一部改正〔平成22年市民病院規程10号・24年5号・27年5号・令和2年2号・8年1号〕)
(物流施設課長の専決事務)
第12条 物流施設課長は、おおむね次に掲げる事務を専決することができる。
(1) 地方自治法(昭和22年法律第67号)第263条の2第1項の規定に基づく財産の相互救済事業に係る損害共済金又は保険金の請求をすること。
(2) 自動車損害賠償保障法(昭和30年法律第97号)第11条の規定に基づく責任保険契約を結ぶこと。
(3) 院内の取締りをすること。
(4) 予定価額200万円未満の物品の購入を決定すること。
(5) 予定価額200万円未満の物品の修繕を決定すること。
(一部改正〔平成20年市民病院規程29号・令和8年1号〕)
(医事課長の専決事務)
第13条 医事課長は、おおむね次に掲げる事務を専決することができる。
(1) 八戸市立市民病院条例第3条に規定する使用料及び手数料の徴収をし、及び納付の催告又は督促状の発付をすること。
(2) 医療法(昭和23年法律第205号)の規定に基づく診療報酬の請求事務に関すること。
(3) 自動車損害賠償保障法の規定による自動車損害賠償責任保険又は自動車損害賠償責任共済の契約により損害の全部又は一部がてん補される傷病についての診療に係る診療料の請求に関すること。
(一部改正〔平成29年市民病院規程6号・令和8年1号〕)
(1) 別に定めるものを除き、当該職員に係る旅行の命令をすること。
(2) 別に定めるものを除き、当該職員に年次有給休暇等を与えること。
(3) 別に定めるものを除き、当該職員に係る週休日の割振り等に関すること。
(4) 就業規則に規定する時間外勤務代休時間を指定すること。
(5) 別に定めるものを除き、当該職員に係る宿日直勤務、時間外勤務及び休日勤務を命ずること。
(6) 別に定めるものを除き、当該職員に時間外診療を命ずること。
(7) 収入の調定をすること。
(8) 所掌事務に係る支出(給与を除く。)の命令をすること。
(9) その他定例に属する軽易な事項
(一部改正〔平成21年市民病院規程9号・22年7号・25年3号・29年6号・令和2年2号・4年6号・7年4号・8年1号・8号〕)
(専決の制限)
第15条 次の各号のいずれかに該当するときは、当該専決事務について上司の決裁を得なければならない。
(1) 専決権者が、当該専決すべき事務について重要又は異例と認めるとき。
(2) 合議が調わないとき。
(3) 急施を要する場合で、専決権者及びその代決権者が不在のとき。
(復専決)
第16条 専決権者は、当該専決事務を能率的に処理する正当な理由がある場合に限り、あらかじめ上位の専決権者の決裁を得て当該職員に専決事務の一部を専決させることができる。
第4章 事務の処理
第1節 通則
(文書等取扱いの原則)
第17条 文書等は、正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が円滑かつ適正に行われるようにしなければならない。
(文書取扱責任者)
第18条 課に文書取扱責任者1人を置くものとする。
2 課長は、職員のうちから文書取扱責任者を指名し、管理課長に報告しなければならない。
3 文書取扱責任者は、当該課の文書等に関する次に掲げる事項を処理するものとする。
(1) 文書等の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書等の処理の促進に関すること。
(3) ファイリング・キャビネット内のガイド、個別フォルダー及び文書の整理に関すること。
(4) 完結した文書等の編集、整理及び引継ぎに関すること。
(5) その他文書等の処理に関し必要な事項
(一部改正〔平成21年市民病院規程9号〕)
(帳簿等)
第19条 事務の取扱いに使用する帳簿等は、次のとおりとする。
(1) 文書番号簿(別記第1号様式)
(2) 金券処理簿(別記第2号様式)
(3) 収受印(別記第3号様式)
(4) 起案用紙(別記第4号様式)
(5) 文書発送依頼伝票(別記第5号様式)
(6) 郵便切手受払簿(別記第6号様式)
(7) 公布(令達)文書番号簿(別記第7号様式)
(8) 口頭受理書(別記第8号様式)
(9) 付せん(別記第9号様式)
(収発記号等)
第20条 文書番号簿に記入する文書には、収発記号及び番号を付けなければならない。
2 収発記号は、八戸市及び市民病院の頭文字を用いるものとする。
3 収発番号は、会計年度ごとの一連番号による。ただし、同一事件については、当該事件が完結するまで同一の番号を用いるものとする。
4 第1項の規定にかかわらず、軽易な文書については、収発番号に代えて「号外」の文字を付するものとする。
5 分類記号は、別に定める文書分類表によるものとする。
(公布番号及び令達番号)
第21条 公布文書及び令達文書には、公布令達文書番号簿により、番号を付けなければならない。
2 前項の番号は、公布文書については暦年ごと、令達文書については会計年度ごとのそれぞれ一連番号による。
第2節 文書等の収受及び配布
(文書等の収受及びその処理)
第22条 到着した文書等(電子文書を除く。以下この節において同じ。)は、管理課において収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 文書は、親展、秘扱い及び入札等の表示のあるものを除き、すべて開封し、発信者名の上欄余白に収受印を押し、文書番号簿に必要事項を記入すること。ただし、軽易な文書及び常例的な文書は、その記入を省略するものとする。
(2) 親展文書等は、閉封のまま封筒の表面余白に収受印を押し、文書番号簿に必要事項を記入すること。
(3) 現金、有価証券及び金券を添付した文書は、発信者名の上欄余白に金券添付印を押し、金券処理簿に必要事項を記入すること。
(4) 訴えの提起、審査請求その他収受の日時が権利の得喪に関係する文書は、第1号による手続のほか、発信者名の上欄余白に収受の時刻を明記し、認印を押して封筒を添付すること。
(5) 封筒に入札等の表示のある文書は、閉封のまま封筒の表面余白に収受の時刻を明記して認印及び収受印を押し、文書番号簿に必要事項を記入すること。
(6) 小包及び小荷物は、当該梱包の余白に収受印を押すこと。
2 執務時間外に到着した文書等は、電報その他緊急を要すると認められるものを除き、次の登庁時限後直ちに前項各号の規定により処理しなければならない。
(一部改正〔平成28年市民病院規程3号・令和2年12号〕)
2 文書等を配布する場合において、2以上の課に関連する文書等については、その関係の最も深い課に配布するものとする。この場合において、当該課を定めがたいときは、上司の指示を受けなければならない。
(配布を受けた文書等の処理)
第24条 文書取扱責任者は、文書等の配布を受けたときは、当該文書等を課長の査閲に供しなければならない。ただし、親展文書は、あて名人に直接配布しなければならない。
(1) 重要な文書等で上司の指示により処理する必要のあるもの
(2) 当該文書等の処理について調査等のため日時を要するもの
(主管でない配布文書等の返付)
第25条 文書取扱責任者は、配布を受けた文書等が当該課の主管でないと認められるときは、直ちに管理課に返付しなければならない。
2 あて名人は、配布を受けた親展文書が秘密に属せず一般文書の手続を必要とするときは、当該文書の欄外余白に認印を押し、封筒を添えて管理課へ返付しなければならない。
(配布文書等の処理期限)
第26条 配布を受けた文書等は、原則として5日以内に処理しなければならない。
(口頭受理の取扱い)
第27条 口頭又は電話により受理した事項で文書により処理する必要のあるものは、口頭受理書により処理しなければならない。
第3節 起案
(起案)
第28条 文書の起案は、起案用紙を用い、次に定めるところにより行わなければならない。ただし、軽易な文書又は常例的な文書については、第30条の規定により処理する場合のほか、当該文書の余白に「供覧完結」と朱記し、必要事項を記入して処理するものとする。
(1) 起案の理由、趣旨、方針等を明記すること。
(2) 必要に応じ、参考資料、関係法規の抜粋等を添えること。
(3) 文書は、努めて平易簡明にし、訂正をした場合は、当該箇所に認印を押すこと。
2 前項の規定にかかわらず、看護勤務システム(看護局の職員の時間外勤務等に関する事務の処理を行うための情報処理システムをいう。)における電子決裁に係る起案は、起案者が所要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録することにより行うものとする。
(一部改正〔平成26年市民病院規程14号〕)
(重要な文書等の起案)
第29条 重要な文書又は秘密を要する文書を起案したときは当該起案用紙の上欄余白にそれぞれ「重要」又は「秘」と朱記し、急を要する文書を起案したときは当該起案用紙の上部に赤紙を張り付け、当該課長が持ち回りして決裁を得なければならない。
(帳票等による処理)
第30条 常例的な文書は帳票により処理するものとし、軽易な文書及び訂正を命ずるものは付せんにより処理するものとする。
(1) 管理者の決裁を要するもの 管理者
(2) 院長が専決できるもの 院長
(3) 事務局長が専決できるもの 事務局長
(4) 事務局次長が専決できるもの 事務局次長
(5) 課長が専決できるもの 課長
(文書の審査)
第32条 管理課長は、次条の規定により文書が回付されたときは、当該文書の文体、用字、用語その他について審査しなければならない。
2 管理課長は、前項の審査の結果訂正すべき箇所が多数あるときは、起案者に返付し再提出させなければならない。
(合議)
第33条 起案の内容が他の課に関連する文書(以下「合議文書」という。)の場合は、当該関係課に合議しなければならない。
2 合議は、主管の課を最初とし、関係の深い課から順次行わなければならない。
3 合議文書について関係課の意見が異なる場合は、当該関係課で協議し、意見が一致しないときは、当該意見を記入した付せんを添えて上司の指示を受けなければならない。
4 合議文書の回議中原案を加除訂正したときは、当該箇所に認印を押し、特に重要な事項を訂正したときは、欄外にその理由を記入して押印しなければならない。
5 合議文書は、直ちに処理することとし、調査等のため日時を要するときは、起案課にその旨連絡しなければならない。
(合議文書の処理後の供覧)
第34条 合議文書について緊急に処理を要する場合で、合議のいとまがないときは、上司の決裁を得て処理した後、当該合議文書を関係課に供覧しなければならない。
(合議文書再供覧の明示)
第35条 合議文書について、合議を受けた課において再供覧を要するときは、当該文書にその旨を明示しなければならない。
(変更又は廃止した原案の通知)
第36条 重要な合議文書で上司の命により当該原案を著しく変更し、又は廃止したときは、起案者がその旨を合議先に通知しなければならない。
第4節 文書等の発送
(発信者名)
第37条 文書の発信は、管理者名(必要により市長名又は院長名)を用いなければならない。ただし、軽易な文書は、課長名又は課名を用いることができる。
(発送文書の公印及び割印)
第38条 発送文書には、すべて公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書及び印刷物その他文書の性質上不要と認められるものには、これを省略することができる。
2 発送文書で特に重要なものには、割印を押さなければならない。
(電子署名)
第39条 前条の規定にかかわらず、電子文書を発信する場合にあっては、公印及び割印に代えて電子署名を行わなければならない。ただし、軽易なものについては、これを省略することができる。
2 電子署名を受けようとする者は、電子署名を行う文書に当該決裁文書を添えて管理課長に提示し、電子署名を行うことを請求するものとする。
3 管理課長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を行うべき文書を当該決裁文書と照合し、相違がないことを確認して電子署名を行うものとする。
(追加〔令和2年市民病院規程12号〕)
(発送の手続)
第40条 文書等の発送は、次に掲げるところにより、所定の時刻までに当該文書等にその必要事項を記入した文書発送依頼伝票を添えて当該職員に回付しなければならない。
(1) 当該職員は、発送年月日及び発送番号を起案文書の当該欄に記入のうえ、浄書された文書等を文書取扱責任者に回付する。この場合において、添付する文書等があるときは、これを付け、あて名記入の封筒を添えるものとする。
(2) 文書取扱責任者は、前号の規定により文書等を回付されたときは、文書発送依頼伝票に必要事項を記入する。
(一部改正〔令和2年市民病院規程12号〕)
第41条 前条の規定により発送文書等を受けた当該職員は、速やかに発送の手続をしなければならない。
(一部改正〔令和2年市民病院規程12号〕)
第42条 前2条の規定にかかわらず、軽易な文書等及び電子署名を行った電子文書の発送は、管理者が所管する送受信装置から通信回線を利用して送信することにより行うことができる。
(追加〔令和2年市民病院規程12号〕)
第5節 文書の整理及び保存
(文書の整理)
第43条 文書は、事件がすべて完結するまで順次整理し、その所在を明らかにしておかなければならない。
2 課長及び文書取扱責任者並びに管理課の職員は、常に事務処理の促進をはかるよう未処理文書の整理に努めるものとする。
3 事件が完結したときは、当該文書に「完結」と朱記し、直ちに起案文書に完結年月日を記入しなければならない。
(一部改正〔令和2年市民病院規程12号〕)
(完結した文書の編集及び保存)
第44条 完結した文書は、課長が別に定める保存種別に区分して編集し、及び保存しなければならない。
(一部改正〔令和2年市民病院規程12号〕)
第5章 事務の引継ぎ
(事務の引継ぎ)
第45条 職員又は職員であった者は、休職、異動若しくは退職した場合又は組織が変更された場合においては、その日から7日以内に当該事務を当該職員に引き継がなければならない。
2 当該職員は、職員の死亡その他の理由により、前項の引継ぎを受けることができない場合においては、直近上司の指示により、これを行わなければならない。
(一部改正〔令和2年市民病院規程12号〕)
(事務引継書)
第46条 事務の引継ぎは、事務引継書により行い、直近上司にこれを届け出るものとする。ただし、軽易な事務を担当する職員の場合は、直近上司の承認を得て口頭によりこれを行うことができる。
2 事務引継書に記載する事項は、おおむね次のとおりとする。
(1) 担任事務の項目、経過、現況及び処理方針並びにこれに対する意見
(2) 引継ぎする書類及び帳簿の目録
(3) その他必要な事項
(一部改正〔令和2年市民病院規程12号〕)
附則
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成20年11月21日市民病院規程第29号)
この規程は、平成20年12月1日から施行する。
附則(平成21年3月31日市民病院規程第9号)
この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月31日市民病院規程第7号)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成22年5月24日市民病院規程第10号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成23年9月29日市民病院規程第15号)
この規程は、平成23年10月1日から施行する。
附則(平成24年3月31日市民病院規程第5号)
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月28日市民病院規程第3号)
この規程は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月31日市民病院規程第6号)
この規程は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成26年12月1日市民病院規程第14号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成27年3月31日市民病院規程第5号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月10日市民病院規程第3号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月31日市民病院規程第6号)
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月30日市民病院規程第5号)
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月29日市民病院規程第2号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日市民病院規程第2号)
この規程は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和2年9月29日市民病院規程第12号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和4年3月30日市民病院規程第6号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和7年3月27日市民病院規程第4号)
この規程は、令和7年4月1日から施行する。
附則(令和8年2月26日市民病院規程第1号)
この規程は、令和8年3月1日から施行する。
附則(令和8年3月30日市民病院規程第8号)
この規程は、令和8年4月1日から施行する。
(一部改正〔令和2年市民病院規程12号〕)
