○春日市戸籍情報システム等に係るデータ保護管理規程
平成25年9月24日
告示第134号
春日市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程(平成8年6月告示第73号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、平成6年11月16日法務省民二第7000号民事局長通達「電子情報処理組織による戸籍事務の取扱いについて」の規定に基づき、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、春日市情報資産の管理運営に関する規則(平成9年規則第29号)、春日市情報セキュリティ基本方針に関する規則(令和3年規則第23号)及び春日市情報セキュリティ対策基準(令和3年3月告示第83号)に定めるもののほか、本市における戸籍情報システム及び戸籍副本データ管理システム(以下「戸籍情報システム等」という。)に係るデータの保護及び運用管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍事務 戸籍法(昭和22年法律第224号)その他法令に基づく現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、戸籍附票、人口動態調査票その他戸籍に関する事務をいう。
(2) 戸籍情報システム 戸籍事務を取り扱う電子情報処理組織(総務課に設置している戸籍事務用のサーバと市民課に設置した端末機(以下「クライアント」という。)で組織されたものをいう。)により、戸籍事務を処理し、及び戸籍副本データ管理システムの利用に必要な情報の抽出を行うシステムをいう。
(3) 戸籍データ 磁気ディスク等をもって調製された戸籍、除籍等の情報(その記録の媒体及びその記録を出力した帳票を含む。)をいう。
(4) プログラム 戸籍情報システム等に導入され、戸籍事務を行うための専用ソフトウェアをいう。
(5) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(6) ドキュメント 電子情報処理組織の設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の電子情報処理組織の運用に関する記録及び文書その他戸籍情報システム等に関する仕様書をいう。
(7) 戸籍副本データ管理システム 大規模かつ広域の災害等による戸籍の完全滅失の防止及び戸籍の迅速な再製を目的とし、市町村と管轄法務局若しくは地方法務局又はその支局(以下「管轄法務局等」という。)とを電気通信回線を通じて連携し、電算化された戸籍及び除籍の副本その他戸籍の再製に必要なデータ(以下「戸籍副本データ」という。)を送受信し、当該副本の保存及び管理を行うシステムをいう。
(8) 市町村専用装置 市町村の戸籍情報システムから抽出されたデータを戸籍副本データ管理システムで送受信するために、データの変換及び暗号化等を行う装置をいう。
(運用管理の基本原則)
第3条 戸籍情報システム等による事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに個人情報の保護及び戸籍データの適正管理に努めるものとする。
(関係機関との連携・協力)
第4条 戸籍情報システム等の適切な運用管理を図るため、関連省庁、管轄法務局等との密接な連携・協力関係の構築及び維持に努めるものとする。
(法令等の遵守)
第5条 戸籍情報システム等の事務に従事する者(以下「システム従事者」という。)は、その運用管理及び利用に際し、戸籍法その他関係法令及び戸籍情報システム等に関する国の通知等の規定を遵守しなければならない。
(秘密の保持)
第6条 システム従事者及びシステム従事者であった者は、個人情報その他の戸籍情報システム等の事務に関し、知り得た秘密を漏らしてはならない。
(保護管理者)
第7条 戸籍データ、プログラム、ドキュメント等を的確に管理するため、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、市民課長をもって充てる。
(クライアント管理責任者)
第8条 保護管理者を補佐し、クライアントを適切かつ的確に管理するため、クライアント管理責任者を置く。
2 クライアント管理責任者は、市民課の戸籍事務を担当する係長及び係長相当職(主査幹及び主査を除く。)をもって充てる。
(クライアント操作者)
第9条 保護管理者は、クライアントを取り扱う職員(以下「クライアント操作者」という。)を指定し、次に掲げる事務の範囲で、クライアント操作者の業務の処理範囲を定めなければならない。
(1) 戸籍の照会事務及び戸籍謄本等の交付事務
(2) 戸籍データの入力事務
(3) 入力された戸籍データの決裁事務
(戸籍データの管理)
第10条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、定期的に又は随時、戸籍データ及びプログラムの異常の有無を点検しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍データの保管を適正に行うため、これらの授受及び保管の記録、保管場所の指定、廃棄の方法等について必要な措置を講じなければならない。
4 保護管理者は、クライアントの画面を、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
5 戸籍データは、不要となった時点で、速やかに消去、裁断等の復元できない方法によって確実に処分しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第11条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 ドキュメントを外部に持ち出すときは、保護管理者の承認及びデジタル政策課長の許可を得なければならない。
3 ドキュメントを複写又は廃棄するときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(パスワードの管理)
第12条 保護管理者は、クライアント操作者ごとに、個別に戸籍情報システムの入出力を制御するパスワードを設定し、付与するものとする。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 クライアント操作者は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第13条 保護管理者は、クライアント管理責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システム等の取扱状況を把握していなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) クライアントの管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システム等の運用に関すること。
(クライアントの操作)
第14条 クライアントは、クライアント操作者が戸籍事務に必要な場合以外に操作してはならない。
2 クライアント操作者は、見出しデータ及び戸籍に関するデータを戸籍事務に必要な場合以外に検索してはならない。
(戸籍副本データの送信)
第15条 市長は、戸籍副本データを、市町村専用装置を使用して、電気通信回線を通じて管轄法務局等の使用に係る電子計算機へ随時送信しなければならない。
2 戸籍副本データの電気通信回線を通じた送信の方法については、戸籍又は除かれた戸籍の副本の電気通信回線を通じた送信の方法に関する技術的基準(平成25年法務省告示第35号)によるものとする。
3 第10条の規定は、戸籍副本データに準用する。
(市区町村専用装置の管理)
第16条 市町村専用装置の管理については、平成25年3月5日付け法務省民一第201号民事局長通知「市区町村専用装置物品管理取扱要領」によるものとする。
2 保護管理者は、市町村専用装置物品管理取扱要領に規定する市町村主任使用職員としての職務を行う。
(外部委託管理)
第17条 戸籍情報システム等の運用に当たっては、その業務の一部を外部に委託(以下「外部委託」という。)することができる。
2 外部委託をする場合は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第5章第2節及び春日市情報セキュリティ対策基準第124条及び第125条の規定に基づき契約を締結することとする。
3 外部委託に当たっては、その業務に従事する者から秘密保持等に関する誓約書を提出させるものとする。
4 保護管理者は、必要に応じ、外部委託の委託先事業者における当該外部委託に係るセキュリティ対策の実施状況について調査するものとする。
(委任)
第18条 この規程に定めるもののほか、戸籍情報システム等に係るデータの保護及び運用管理に関し必要な事項は、保護管理者が別に定める。
附則
この告示は、公布の日から施行する。
附則(平成28年3月31日告示第77号)
この告示は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月31日告示第83号)
(施行期日)
1 この告示は、令和3年4月1日から施行する。
(春日市戸籍情報システム等に係るデータ保護管理規程の一部改正)
2 春日市戸籍情報システム等に係るデータ保護管理規程(平成25年9月告示第134号)の一部を次のように改正する。
第1条中「平成16年規則第19号」を「令和3年規則第 号」に、「平成16年3月告示第44号」を「令和3年 月告示第 号」に改める。
第17条中「第24条」を「第122条及び第123条」に改める。
附則(令和4年3月31日告示第63号)
この告示は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日告示第85号)
この告示は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月29日告示第130号)
(施行期日)
1 この告示は、公布の日から施行する。
(春日市戸籍情報システム等に係るデータ保護管理規程の一部改正)
2 春日市戸籍情報システム等に係るデータ保護管理規程(平成25年9月告示第134号)の一部を次のように改正する。
第17条第2項中「第122条及び第123条」を「第124条及び第125条」に改める。