2　文書は、即日処理を原則として迅速に取り扱わなければならない。

3　秘密に属する文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、当事者又は関係者以外の者の目に触れる場所に放置してはならない。

2　行政課長は、各課の文書事務の処理状況を管理し、改善を図るとともに、文書事務が的確に処理されるよう指導しなければならない。

2　文書取扱主任は、各課の職員のうちから課長が指名する。

3　文書取扱主任は、課長の命を受けて次の事務を処理するものとする。

4　部内各課のうち別に指定する課の文書取扱主任は、その部内における文書事務の指導及び連絡調整にあたる。

2　前項第2号ア法規文書、イ令達文書のうち訓令甲及びウ公示文書に掲げる文書は、岐阜市公告式条例(昭和25年岐阜市条例第29号)第2条、第3条及び第4条の規定により公布又は公表しなければならない。

2　文書の番号は毎年4月1日を起点として付けるものとする。ただし、条例、規則、訓令甲、訓令乙及び議案並びに別に定めるものにあっては、毎年1月1日を起点とする。

2　前項の規定にかかわらず、主務課に直接到達した文書等は、行政課へ回付しなければならない。ただし、前項第2号に該当するものにあっては主務課において処理することができる。

2　守衛は、前項の規定により受領した文書等のうち特に急を要すると認めるものがあるときは、速やかにその旨を主務課長に連絡しなければならない。

2　2以上の課に関連する文書等はその関係の深い課に、その関係が不明のものは文書等の前段に記載した事項の主務課に配布する。

2　課長は、前項の文書の供覧を受けたときは、直ちにこれを査閲し、自ら処理するもののほかは、処理方針及び処理期限を指示して、係長(係が置かれない課にあっては、課長が指定する者。以下同じ。)を経て逐次担当者に交付しなければならない。ただし、上司の閲覧を要するものは直ちにその処理をとり、重要又は異例の文書の場合は、その処理に先立って、市長又は副市長の指示を受けなければならない。

3　親展文書の配布を受けた者は、当該文書を開封した結果それが前2項に定める手続を要すると認められるときは、速やかに文書取扱主任に返付して、必要な手続を受けなければならない。

4　文書取扱主任は、配布を受けた文書の中に自課の所管に属しないものがあるときは、直ちに行政課長に返付しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、必要な場合に限り、受信し、又は配布を受けた電子文書を紙に出力し、前条の例により処理することができる。

2　担当者は、指示された処理期限を経過しても、なお処理できない場合は、課長にその旨を報告しなければならない。報告を受けた課長は、その実情を調査し、新たに方針を示して速やかに処理させなければならない。

2　前項第1号ただし書の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合にあっては、当該各号に掲げるところにより処理することができる。

3　起案文書を文書管理システムを利用しないで作成した場合については、決裁の完了後において、文書管理システムに必要事項を登録しなければならない。

2　往復文書で軽易なものは、岐阜市事務決裁規則(昭和46年岐阜市規則第32号)に定める範囲内において、副市長名又は部課長名を用いることができる。

3　前2項の規定にかかわらず主務部長が必要があると認めるときは、市名、市役所名又は部課名を用いることができる。

4　庁内を対象とする往復文書の施行者については、特別なものを除き職名のみ用いる。

2　文書取扱主任は、前項の規定による審査の終わったものについては、文書管理システムによる回議を行う場合にあっては承認の登録を行い、紙による回議を行う場合にあっては起案用紙所定欄に承認の署名又は押印をしなければならない。

3　文書取扱主任は、第1項の規定による審査の結果、軽微な修正にとどまるものは修正の上回議し、起案の本質的修正の要のあるもの又は改案の要のあるものは課長の指示を受け、又は起案者に返付して、適切な処置を講じさせなければならない。

2　文書の回議を受けた課においては、原則として係長以上の職にある者に限り回議するにとどめ、他の案件に先立って査閲する等、回議の促進に努めなければならない。

3　回議を受けた者は、その起案文書について承認したときは、文書管理システムによる回議を行う場合にあっては承認の登録を行い、紙による回議を行う場合にあっては承認の署名又は押印をしなければならない。

4　他の部課に関連の深い文書で、単に結果の通知をもって足りるものは、回議に準じて決裁文書をもって行う。

5　起案者は、回議した文書について関係者が異議を述べたときは、上司の指示を受けて、関係者と協議しなければならない。

6　起案者は、回議された文書が当初の趣旨と異なって修正され、若しくは決裁されたとき、又は廃案となったときは、その旨を回議した部課に通知しなければならない。

7　合議を受けた部課長において、事案決定の内容を知る必要があるときは、文書管理システムによる回議を行う場合にあっては承認の登録を行うときにその旨を表示し、紙による回議を行う場合にあっては「要再回」と付記してその旨を表示しなければならない。

8　前項の規定にかかわらず、特に関係の深い課に対しては、その決裁文書を施行したときはその結果を通知しなければならない。

2　公印は、特に必要があると認めるときは、その印影を印刷し、若しくは電子計算機に記録した公印の印影を出力し、又は電子署名を行うことによって、押印に代えることができる。

3　施行する文書は、特に必要があるときは、決裁文書と契印することができる。

2　郵送した文書は、郵便発送簿(第11号様式)に記載しなければならない。ただし、郵送の依頼書をもってこれに代えることができる。

2　文書の整理は、ファイリング・システムによって行う。

3　未処理の文書又は懸案中の文書は、懸案フォルダに収納する等の方法により一定の箇所に整理し、文書の所在を明らかにしておかなければならない。

4　処理の完結した文書(文書管理システムにより保存されているものを除く。以下「完結文書」という。)は、文書分類表(第13号様式)の区分に従い、文書分類番号を付して該当のフォルダに整理しなければならない。

5　文書の分類基準は、文書管理システムにより管理する。ただし、文書分類表は、行政課長の承認を得て各課において作成する。

2　完結文書の保存期間は、その文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年をもって処理するものにあっては、翌年1月1日から起算する。

3　年度をこえて処理した文書は、原則としてその文書の属すべき年度の分に処理しなければならない。

4　常用に供する文書の保存期間は、その文書を常用に供する必要がなくなった日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、暦年をもってするものにあっては、翌年1月1日から起算する。

5　文書には、その保存期間を記載しなければならない。ただし、常用に供する文書についてはその旨を表示し、常用に供する必要がなくなったとき、廃棄する文書以外について保存期間を記入する。

2　保存文書を引き継ぐときは、主務課において文書保存箱に収納の上、文書管理システムによる引継処理により行政課に引き継ぎ、文書管理システムの利用によりがたい場合は、文書保存箱ごとに文書保存表(第14号様式)を作成して行政課に提出し、その指示に従って書庫に搬入するものとする。

3　行政課長は、引き継ぐ保存文書の内容について審査し、不適当なものについては修正を求めることができる。

4　前条及び前3項(第1項ただし書を除く。)の規定にかかわらず、主務課長は、保存文書を主務課の書庫等において保存することができる。

2　前項の場合、その文書が他課の所管に属する場合は、あらかじめその文書を所管する課の文書取扱主任の承認を得なければならない。

3　貸出しを受けた保存文書は、10日以内に返却しなければならない。ただし、行政課長が必要があると認めたときは、貸出期間を延長し、又は同期間中であってもその文書の返納を求めることができる。

4　貸出しを受けた保存文書は、他に貸与してはならない。

2　主務課長は、前項の規定により保存期間を延長した保存文書について、行政課長に届け出るものとする。

3　第1項の場合のほか、保存期間が満了する保存文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、一定の期間を定めて当該保存文書の保存期間を延長することができる。

4　主務課長は、前項の規定により保存期間を延長しようとするときは、行政課長に申請をしなければならない。

5　行政課長は、前項の申請があったときは、これを調査し、保存期間の延長を適当と認めるときは、当該文書の保存期間を延長することができる。

2　歴史公文書は、行政課において保存するものとする。ただし、書庫等の状況により、主務課において保存することを妨げない。

2　前項の規定にかかわらず、1年保存の文書は、主務課において廃棄することができる。

3　第1項の規定にかかわらず、第41条第4項の規定により主務課において保存する文書は、当該主務課において廃棄しなければならない。

4　保存期間が満了していない保存文書であっても、主務課長が保存する必要がないと認めたときは、行政課長と協議の上、当該保存文書を廃棄することができる。

5　廃棄文書のうち秘密に属するものは、溶解又は焼却をし、その他のものは他に利用されないように注意して処理しなければならない。

2　前項の場合、行政課長の指示する業務は、文書事務を所掌する課において行う。

3　この規則によりがたい場合は、行政課長が指示する。

(施行期日)

1　この規則は、昭和49年4月1日から施行する。

(岐阜市文書編さん保存規則及び岐阜市公文例規の廃止)

2　岐阜市文書編さん保存規則(昭和27年規則第23号)及び岐阜市公文例規(昭和27年達第8号)を廃止する。

(岐阜市処務規則の一部改正)

3　岐阜市処務規則(昭和30年規則第5号)第3章第12条から第5章第34条までを次のように改める。

(柳津町の編入に伴う経過措置)

4　柳津町の編入の日前に、柳津町公文書規程(昭和47年柳津町訓令甲第2号)第25条第2項の規定により作成された保存目録は、この規則の規定により作成された文書保存表とみなす。

この規則は、昭和49年11月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、昭和56年12月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、昭和60年4月1日から施行する。

この規則は、昭和60年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、公布の日から施行し、昭和61年7月1日から適用する。

1　この規則は、平成元年4月1日から施行する。

2　この規則の施行の際現に作成されている用紙は、この規則の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。

この規則は、平成2年4月1日から施行する。

この規則は、平成3年4月1日から施行する。

この規則は、平成4年4月1日から施行する。

この規則は、平成5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成5年7月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成8年4月1日から施行する。

この規則は、平成9年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成12年4月1日から施行する。

この規則は、平成14年6月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成15年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の際現にこの規則による改正前の様式により作成されている用紙は、この規則の規定にかかわらず、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

この規則は、平成16年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成17年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の際現にこの規則による改正前の様式により作成されている用紙は、この規則の規定にかかわらず、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

この規則は、平成18年1月1日から施行する。

この規則は、平成18年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成19年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の際現にこの規則による改正前の様式により作成されている用紙は、この規則の規定にかかわらず、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

(施行期日)

1　この規則は、平成20年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の際現にこの規則による改正前の様式により作成されている用紙は、この規則の規定にかかわらず、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

(施行期日)

1　この規則は、平成22年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成23年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の際現にこの規則による改正前の様式により作成されている用紙は、この規則の規定にかかわらず、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

この規則は、平成28年2月22日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成31年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の日(以下「施行日」という。)の前日において現に保存する文書については、この規則による改正後の岐阜市文書取扱規則(以下「改正規則」という。)の規定を適用する。

3　改正規則第38条第1項の規定が適用されることにより保存期間が法令等に定める期間又は30年となる文書のうち施行日において保存期間が満了するものの廃棄については、改正規則第45条第1項中「毎年4月」とあるのは「平成32年3月31日までに」と読み替えて適用する。

4　この規則の施行の際現にこの規則による改正前の様式により作成されている用紙は、この規則の規定にかかわらず、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

この規則は、令和3年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和5年4月1日から施行する。

この規則は、令和7年4月1日から施行する。