○岐阜市上下水道事業部文書規程
昭和62年3月31日
水道部管理規程第2号
(目的)
第1条 この規程は、別に定めがある場合を除くほか、上下水道事業部職員が文書事務を適正かつ能率的に処理するために、必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 文書とは、上下水道事業部において取り扱う書類及び各種記録(印刷物、図表、図面等をいう。)並びにこれらを撮影したマイクロフィルム並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。
(2) 管理者とは、岐阜市水道事業及び下水道事業管理者をいう。
(3) 課とは、岐阜市上下水道事業部の組織等に関する規程(昭和62年岐阜市水道部管理規程第11号)第2条及び第4条に規定する課及びこれに準ずるものをいう。
(4) 電子署名とは、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(5) 文書管理システム 電子計算機を用いて文書の収受、起案、回議、決裁、保管・保存、廃棄その他の文書管理を総合的に行うための情報システムをいう。
(6) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(課長の職務)
第3条 上下水道事業政策課長は、各課の文書事務の処理状況を管理し、改善を図るとともに、文書事務が的確に処理されるよう指導しなければならない。
2 各課の課長は、その課における文書事務を統轄し、文書事務が常に適正円滑に処理されるよう留意するとともに、処理の促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第4条 各課の文書事務を的確に処理するため、各課に文書取扱主任を置く。
(文書の種類)
第5条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 管理規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号。以下「法」という。)第10条の規定に基づき制定するもの
(2) 公示文書
ア 告示 法令等の規定又は権限に基づいて、処分又は決定した事項を公式に広く一般に知らせるもの
イ 公告 告示以外の文書で、一定の事項を特定の個人又は一般に周知させるもの
(3) 令達文書
ア 訓令 管理者が部内及び所属の機関又は職員に対して命令するもの
イ 内訓 管理者が部内及び所属の機関又は職員に対して命令するもので、秘密に属するもの
ウ 達 特定の個人又は団体に対して指示命令するもの
エ 指令 特定の個人又は団体からの申請、出願等に対して許可、認可、免許等の行政行為を行う場合に発するもの
(4) 一般文書
ア 往復文書 照会、回答、通知、依頼、報告、届、願、申請等
イ 部内文書 復命書、上申、内申、事務引継書、辞令、届、願、申請、始末書、てん末書等
ウ その他の文書 儀礼文書、契約書、証明書、争訟に関する文書等
2 前項に掲げる文書のうち、管理規程、告示、公告及び訓令は、岐阜市上下水道事業部公告式規程(昭和28年岐阜市水道部管理規程第3号)第2条の規定により、公布又は公示しなければならない。
(1) 一般文書のうち往復文書の記号は、課名の頭字とする。ただし、これによりがたいときは、別に定めるものとする。
(2) 一般文書のうち往復文書の番号は、それぞれ各課において文書管理システムにより収発一連番号を付けるものとする。ただし、文書管理システムにより番号を付けがたい場合は、文書件名簿により収発一連番号(同一事案に属する文書が数回にまたがる場合にあっては、その回数に従い番号の次に「の2」「の3」等の枝番号を付けたもの)を付けることができる。
(3) 一般文書のうち往復文書以外のものに付番を必要とするときは、前号の規定に準じて、課名の記号の次に()を付けて文書の種別を表す文字を付け、番号は、それぞれ各課において、その種別ごとに番号簿により一連番号を付けるものとする。ただし、証明に関する文書の記号については、「証明」の文字の次に課名の記号を付けるものとする。
(4) 管理規程、告示、公告、訓令及び内訓の記号は、その文書の区分に従い、「上下水道事業部管理規程」、「上下水道事業部告示」、「上下水道事業部公告」、「上下水道事業部訓令」及び「上下水道事業部内訓」とし、番号は、上下水道事業政策課においてその文書の種別ごとに例規文書件名簿により、一連番号を付けるものとする。
(5) 達及び指令の記号は、その文書の区分に従い「達」及び「指令」の文字の次に課名の記号を付けたものとし、番号は、それぞれ各課の令達文書件名簿により、一連番号を付けるものとする。
(文書の収受及び配布)
第7条 到達した文書は、次の方法により上下水道事業政策課長において処理しなければならない。
(1) 到達した文書は、親展文書を除くほか、全てこれを開封し各課に配布しなければならない。ただし、重要で異例と認められる文書は、上下水道事業政策課において処理するものとする。
(2) 親展文書を収受したときは、親展文書収受簿に記録し、文書受領者の署名又は押印を受けてこれを交付しなければならない。
(3) 現金、金券、有価証券又は物品を添えた文書を収受したときは、金品収受簿に記録の上署名又は押印をし、企業出納員に交付し署名又は押印を受けなければならない。
(4) 2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深い課に配付するものとする。
(5) 郵便料の未納又は不足の文書が到達したときは、発信者が官公署に係る文書又は公務と認める文書に限り、その未納又は不足料金を納付して収受することができる。
(文書の処理)
第8条 文書取扱主任は、文書(電子文書を除く。)の配布を受けたときは、次に定めるところによりこれを処理しなければならない。
(1) 配布された文書は、文書管理システムに必要事項を登録するとともに、文書の上部欄外余白に受付印を押し、受付年月日及び文書記号番号を記入し、課長の閲覧に供しなければならない。ただし、軽易なもの及び定例的なものについては、文書管理システムによる記号番号の付番又は文書件名簿の登載及び記号番号又は番号の記載を省略することができる。
(2) 他の部課に関係のある文書については、その課の文書取扱主任と協議し、処理促進のために必要な措置を講じなければならない。
(3) 前2号において処理する文書(別に上下水道事業政策課長が指定する文書を除く。)については、公文書開示処理票に必要な事項を記入しそれを添付しなければならない。
2 課長は、閲覧した文書で、自ら処理するもののほかは、処理指針及び処理期間を指示し、係長(係が置かれない課にあっては、課長が指定する者)を経て逐次担当者に交付しなければならない。
3 親展文書を受領したものは、当該文書を開封した結果それが第1項各号に定める手続きを要すると認められるときは、速やかに文書取扱主任に返付して必要な手続きを受けなければならない。
(受信し、又は配布を受けた電子文書の取扱い)
第8条の2 受信し、又は配布を受けた電子文書は、文書管理システムにより処理するものとする。
(文書の起案)
第9条 文書の起案は、文書管理システムを利用して行い、1事案1起案とする。ただし、文書管理システムを利用しがたい場合は、起案用紙を用いて起案することができる。
2 前項ただし書の規定にかかわらず、軽易なものは文書の余白又は付せん紙を用いて処理することができる。
3 起案文書を文書管理システムを利用しないで作成した場合については、決裁の完了後において、文書管理システムに必要事項を登録しなければならない。
4 他の部課の合議を要する文書は、あらかじめ関係課と十分協議のうえ起案しなければならない。
5 起案文書には、その内容に応じ、起案の理由、事件の経過、処理方針等を記載し、根拠法令又は前例及びその他参考事項を付記し、又は参考資料を添付する等、上司の意思決定に必要な事項を具備しなければならない。
(決裁区分)
第10条 決裁は、管理者が行う。ただし、岐阜市上下水道事業部事務決裁規程(昭和46年岐阜市水道部管理規程第10号。以下「事務決裁規程」という。)に定められた区分により課長が専決することができる。
(決裁の回議)
第11条 起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次上司の承認を経て決裁権者の決裁を受けなければならない。この場合において、決裁を受ける前に文書取扱主任に回議しなければならない。
2 文書取扱主任は、文書が適正に処理施行されるよう、内容等について審査しなければならない。
3 決裁者は、起案文書の回議を受けたときは、速やかに意思の決定をしなければならない。
(代決)
第12条 事務の促進を図るため、決裁権者が不在の場合でかつ急施を要すると認めた文書については、事務決裁規程の規定に基づき定められた者が代決することができる。
2 事務の代決を行なった者は、代決した事項について必要があると認めるときは、速やかに決裁権者にその旨を報告し、又は自ら後閲に供し、若しくは当該文書の起案者に対し後閲に供するよう指示しなければならない。ただし、あらかじめ決裁権者から報告又は後閲を要しない旨の指示を受けた場合は、この限りでない。
(合議)
第13条 部内の各課相互間又は他の部課に合議を要する文書は、合議順序を記載しこれを送付しなければならない。
(重要文書等の持ち回り)
第14条 次に掲げる文書の決裁を受けようとするときは、起案者又は内容を説明できる職員が持ち回りをしなければならない。
(1) 重要で異例なもの
(2) 秘密を要するもの
(3) 緊急を要するもの
(4) 説明を要するもの
第15条 削除
(公印)
第16条 施行する文書のうち次のものには、公印を押印するものとする。
(1) 法令等の定めにより公印を押印することとされている文書
(2) 市、相手方等に重大な影響を及ぼす文書、特定の事実を証明する文書その他の文書の内容又は作成者が真正であることを認証する必要がある文書
(3) 管理者が特に公印を押印する必要があると認める文書
2 公印は、特に必要があると認めるときは、その印影を印刷し、若しくは電子計算機に記録した公印の印影を出力し、又は電子署名を行うことによって、押印に代えることができる。
3 施行する文書は、特に必要があるときは、決裁文書と契印することができる。
(1) 郵便により施行する文書 原則として上下水道事業政策課に依頼すること。
(2) 使送により施行する文書 主務課において送達すること。この場合において、必要があるときは、受渡しの記録をつけること。
(3) 電子メールその他の電子情報処理組織、電報又はファクシミリにより施行する文書 主務課において発信すること。
(市長部局の例)
第18条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについては、市長の事務部局の例による。
(委任)
第19条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、昭和62年4月1日から施行する。
(岐阜市水道部文書編纂保存規程等の廃止)
2 次に掲げる規程は、廃止する。
(1) 岐阜市水道部文書編纂保存規程(昭和33年岐阜市水道部管理規程第2号)
(2) 岐阜市水道部公文規程(昭和28年岐阜市水道部管理規程第13号)
附則(平成3年水道部管理規程第1号)
この規程は、平成3年4月1日から施行する。
附則(平成6年水道部管理規程第2号)
この規程は、平成6年4月1日から施行する。
附則(平成9年水道部管理規程第2号)
1 この規程は、平成9年4月1日から施行する。
2 この規程の施行の際現に作成されている用紙は、この規程の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。
附則(平成15年水道部管理規程第9号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成16年上下水道事業部管理規程第8号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成17年上下水道事業部管理規程第5号)
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年上下水道事業部管理規程第2号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成20年上下水道事業部管理規程第1号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成23年上下水道事業部管理規程第2号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附則(令和3年上下水道事業部管理規程第3号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和7年上下水道事業部管理規程第6号)
(施行期日)
1 この規程は、令和7年4月1日から施行する。
(岐阜市上下水道事業部公印規程の一部改正)
2 岐阜市上下水道事業部公印規程(昭和62年岐阜市水道部管理規程第5号)の一部を次のように改正する。
次の表の改正前の欄中下線が引かれた部分(以下「改正部分」という。)を当該改正部分に対応する同表の改正後の欄中下線が引かれた部分に改める。
