○岐阜市教育委員会文書取扱規程
平成28年3月31日
教育委員会訓令甲第1号
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 文書の処理(第7条・第8条)
第3章 補則(第9条・第10条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めがある場合を除くほか、教育委員会職員が文書事務を適正かつ能率的に処理するために必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 教育委員会において取り扱う書類及び各種記録(印刷物、図表、図面等をいう。)並びにこれらを撮影したマイクロフィルム並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。
(2) 事務局長 岐阜市教育委員会事務局及び教育機関処務規則(平成15年岐阜市教育委員会規則第1号。次号において「処務規則」という。)第4条第1項に規定する事務局長をいう。
(3) 課等 処務規則第1条第1項に規定する課等をいう。
(4) 文書管理システム 岐阜市文書取扱規則(昭和49年岐阜市規則第6号)第2条第8号に規定する文書管理システムをいう。
(文書主管課)
第3条 教育政策課長は、各課等の文書事務の処理状況を管理し、改善を図るとともに、文書事務が的確に処理されるよう指導しなければならない。
(文書取扱主任)
第4条 各課等の文書事務を的確に処理するため、各課等に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、各課等の職員のうちから課等の長が指名する。
(文書の種類)
第5条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 一般文書
ア 往復文書
照会、回答、通知、通達、報告、送付、依頼、申請、進達、副申、願、届、勧告、建議、諮問、答申、協議等
イ 部内文書
復命書、上申、内申、事務引継書、辞令書、進退伺、始末書、願、届、てん末書等
ウ その他の一般文書
儀礼文書、争訟関係文書、契約関係文書、証明書その他の文書
(2) 例規文書
ア 法規文書
規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条第1項の規定により教育委員会が制定するもの
イ 令達文書
(ア) 訓令甲 教育委員会が教育長並びに事務局及び教育機関(以下「教育長等」という。)に対し、又は教育長が事務局及び教育機関(以下「事務局等」という。)に対して発する命令で公表する必要があるもの
(イ) 訓令乙 教育委員会が教育長等に対し、又は教育長が事務局等に対して発する命令で公表する必要がないもの
(ウ) 内訓 教育委員会が教育長等に対し、又は教育長が事務局等に対して発する命令で秘密に属するもの
(エ) 達 教育委員会又は教育長が権限に基づいて特定の個人又は団体に対して命令する場合に発するもの
(オ) 指令 特定の個人又は団体からの申請、出願等に対してその相手方に許可、認可、特許、確認、承認等の行政行為を行う場合に発するもの
ウ 公示文書
(ア) 告示 法令等の規定又は権限に基づいて、処分し、又は決定した事項を公式に広く一般に知らせるもの
(イ) 公告 告示以外の文書で、一定の事項を特定の個人又は一般に周知させるもの
2 規則並びに教育委員会の定める訓令甲、告示及び公告は、岐阜市教育委員会公告式規則(昭和31年岐阜市教育委員会規則第5号)第2条第2項及び第4条第1項の規定により公布し、又は公表しなければならない。
3 教育長が定める訓令甲、告示及び公告については、前項の規定を準用する。
(1) 一般文書のうち往復文書の記号は、課等の名称の頭字とする。ただし、これによりがたいときは、別に定めるものとする。
(2) 番号は、それぞれ各課等において文書管理システムにより収発一連番号を付けるものとする。ただし、文書管理システムにより番号を付けがたい場合は、文書件名簿により収発一連番号(同一事案に属する文書が数回にまたがる場合にあっては、その回数に従い番号の次に「の2」「の3」等の枝番号を付けたもの)を付けることができる。
(3) その他の一般文書に付番を必要とするときは、前号の規定に準じて、課等の名称の記号の次に( )を付けて文書の種別を表す文字を付け、番号はそれぞれ各課等においてその種別ごとに番号簿により一連番号を付けるものとする。ただし、証明に関する文書の記号については、「証明」の文字の次に課等の名称の記号を付けるものとする。
(1) 規則、訓令甲、訓令乙、内訓、告示及び公告の記号は、その区分に従いその種別の名称を付け、番号を教育政策課においてその種別ごとに例規文書件名簿により一連番号を付けるものとする。
(2) 達及び指令の記号は、その種別の名称の次に課等の名称の記号を付けるものとし、番号はそれぞれ各課等においてその種別ごとに令達文書件名簿により一連番号を付けるものとする。
3 文書の番号は、毎年4月1日を起点として付けるものとする。ただし、規則、訓令甲、訓令乙及び教育委員会の会議の議案並びに別に定めるものにあっては、毎年1月1日を起点とする。
第2章 文書の処理
(文書の施行者)
第7条 文書の施行者名は、教育委員会の名称を用いなければならない。ただし、事務委任等により職務権限を有するものは、その職氏名による。
2 往復文書で軽易なものは、岐阜市教育委員会事務決裁規程(平成28年岐阜市教育委員会教育長訓令甲第1号。次条において「事務決裁規程」という。)に定める範囲内において、事務局長及び課長等の名称を用いることができる。
3 前2項の規定にかかわらず、教育長が必要があると認めるときは、課等の名称を用いることができる。
(決裁区分等)
第8条 決裁及び専決並びに代決は、事務決裁規程の定めるところによる。
第3章 補則
(市長の事務部局の例)
第9条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについては、市長の事務部局の例による。
(その他)
第10条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際現に地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)附則第2条第1項の規定により在職する同項に規定する旧教育長については、その在職期間に限り、第5条第1項第2号ア中「地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条第1項」とあるのは「地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第14条第1項」と読み替えてこの規程の規定を適用する。
附則(令和3年教育委員会訓令甲第1号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。