2　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑適正に行われるように処理されなければならない。

2　前項の文書の番号は、会計年度(以下「年度」という。)ごとに起番するものとする。ただし、同項第1号の文書は、暦年ごとに起番するものとする。

3　同一事案の文書は、同一の番号を用いるものとする。

2　総務課長は、事務局における文書事務に関し必要な調査を行い、文書事務の処理に関する指導及び改善に努めなければならない。

3　課長は、文書取扱主任を指揮し、課の文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。

2　文書取扱主任は、総務課長補佐をもって充てる。

3　文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理するものとする。

4　文書整理担当者は、総務課長が事務局職員のうちから指定する。

5　文書整理担当者は、文書取扱主任の指示に基づき、次に掲げる事務を処理するものとする。

2　文書は、総務課長の許可を得ないで、関係者以外に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。

3　総務課長は、重要な文書のうち、必要があると認めるものについては、その保管場所の施錠その他の措置を講ずるものとする。

4　文書は、庁外へ持ち出してはならない。ただし、次に該当する場合は、この限りでない。

2　文書取扱主任は、前項の規定により文書を受領したときは、直ちに、次に定めるところにより処理するものとする。

3　文書取扱主任は、配布を受けた文書及び直接受領した文書のうち所管に属しないものがあるときは、直ちに、配布を受けた文書については当該文書を県総務課長に返付し、直接受領した文書については送付元へ返却するなど適切な処置を講じなければならない。

2　前項の場合において、文書(電磁的記録を除く。)には、当該文書の余白に収受印を押すものとする。

3　課長は、前項の手続を経た後、自ら処理するもののほか、処理要領を示し、速やかに処理案を起こさせるものとする。

4　重要又は異例に属する文書は、文書管理システム又は供覧処理票を用いて直ちに上司の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

5　処理の手続を必要としない文書は、文書管理システム又は供覧処理票を用いて閲覧に供するものとする。

6　前2項の、供覧処理票は、文書管理システムを利用して作成することができるものとする。

2　前項第1号の起案用紙は、文書管理システムを利用して作成することができるものとする。

3　起案は、次に定めるところにより行わなければならない。

4　起案文書には、伺い文その他県総務課長が別に定める事項を記載しなければならない。

5　起案の要旨を説明するため必要のあるものは、起案文書に関係法文及び参考となる事項又は資料を付記し、又は添付し、事案の経過を分かりやすいようにしなければならない。

2　合議を受けた課長において異議があるときは、合議をした課長と協議し、なおその意見が一致しないときは、上司の指揮を受けなければならない。

2　発する文書には、本文末尾の余白に当該事務を担当する課の名称を記載しなければならない。

2　この訓令に定めるもののほか、公印の使用については、石川県人事委員会の公印に関する規則(昭和30年石川県人事委員会規則第3号。以下「公印規則」という。)の定めるところによる。

3　公印規則第4条の規定は、電子署名の取扱いについて準用する。この場合において、公印規則第4条の規定中「公印」とあるのは「鍵かぎ情報等」とする。

4　鍵かぎ情報等(電子署名を行うために必要な情報及び当該情報の格納媒体をいう。以下同じ。)の新調、更新又は廃止をしようとするときは、鍵かぎ情報等発行・更新・廃止申請書により県総務課長の承認を受けなければならない。

5　鍵かぎ情報等の管守者は、鍵かぎ情報等に盗難、紛失その他の事故があったときは、鍵かぎ情報等事故報告書により、速やかに、県総務課長に報告しなければならない。

6　電子契約(電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により契約書に代わる電磁的記録が作成される契約をいう。)における電子署名の取扱いについては、県総務課長が別に定める。

7　前項に定めるもののほか、電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

2　文書を発送しようとするときは、次に定めるところにより、県総務課長が定める時間までに県総務課長に送付しなければならない。

3　勤務時間外に文書を発送する場合は、総務課長が行うものとする。

4　文書の発送に当たっては、送付先を誤らないよう注意しなければならない。

2　ファクシミリにより送信ができる文書は、軽易な文書とする。

2　課長は、年度の途中に前項の規定により作成した文書分類表を変更する必要が生じたときは、直ちに当該文書分類表を修正しなければならない。

2　未完結文書(電磁的記録に限る。)は、課において整理し、県総務課長が別に定めるところにより、電子計算機に備えられたファイルに記録する方法又は電磁的記録媒体をもって調製する方法により保存しなければならない。

2　完結文書(電磁的記録に限る。)は、県総務課長が別に定める方法により分類整理しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、必要があると認めるときは、数年度分(年度ごとに区分することが適当でないものは数年分)の文書をまとめて整理することができる。

2　前項の規定にかかわらず、指定ファイルにとじ込むことが不適当な完結文書については、適切な用具を使用して整理することができる。この場合においては、当該用具には、背表紙ラベルをはり付けなければならない。

3　前2項の規定により指定ファイル又は用具(以下「指定ファイル等」という。)を作成したときは、文書管理システムに登録しなければならない。

4　完結文書(保存期間が1年以上の電磁的記録に限る。)は、文書管理システムにより整理し、及び保存しなければならない。ただし、文書管理システムにより難いとき又はこれによることが適当と認められないときは、課において整理し、消滅、改ざん、漏えい等が生じないよう、県総務課長が別に定めるところにより、第34条第2項に規定する方法により保存することができる。

2　前項本文の文書目録は、文書管理システムにより作成することができるものとする。

3　第37条第1項又は第2項の規定により完結文書(電磁的記録を除く。)を整理するときは、その都度第1項本文の文書目録に必要な事項を記載しなければならない。

4　第37条第4項の規定により完結文書(保存期間が1年以上の電磁的記録に限る。)を整理するときは、県総務課長が別に定める方法により、文書の検索を行うことができるようにしなければならない。

2　保存期間は、文書が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、1年未満保存の文書の保存期間は、職務上作成し、又は取得した日から事務遂行上必要な期間の満了する日までとする。

3　1年未満保存の文書については、課長が事務遂行上特に必要と認める場合は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度末まで延長して保存することができる。

4　文書の保存期間は、文書保存期間基準に基づき指定ファイル等ごとに課長が定める。

2　前項の規定により作成した簿冊管理簿を修正する必要が生じたときは、その都度修正しなければならない。

2　前項本文の規定にかかわらず、保管期間が経過した文書のうち特に執務上必要があるものについては、必要な期間、事務室内において保管することができる。この場合、事務室内において保管する必要がなくなったときは、総務課長は、速やかに、文書管理システムに必要な事項を登録し、書庫に置き換えなければならない。

2　書庫内は、常に清潔を保ち、湿気の進入を防ぎ、喫煙その他一切の火気を用いてはならない。

3　保存文書は、毎年1回以上整理を行い、虫害その他による汚損を予防しなければならない。

2　総務課長は、保存期間中の文書であっても、制度改正等により保存期間を短縮する必要があると認めたときは、課長と協議の上、その文書の保存期間を短縮し、又はその文書を廃棄することができる。

2　総務課長は、図書館長が歴史資料として重要な公文書として指定するものは、図書館に移管しなければならない。

3　総務課長は、前項の規定による指定のために必要があると認めるときは、図書館長に対し、必要な情報を提供することができる。

1　この訓令は、公表の日から施行する。

2　この訓令の施行の日前に完結した文書の整理及び保存については、なお従前の例による。

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

この訓令は、公表の日から施行する。

この訓令は、平成15年7月1日から施行する。

1　この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の日前に完結した文書の整理及び保存については、改正後の第5章の規定にかかわらず、なお当分の間、従前の例によることができる。

3　この訓令による改正前の規定に基づいて作成した用紙等は、なお当分の間、所要の調製をして使用することができる。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、公用文における漢字使用等(平成22年石川県訓令第22号)の施行の日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年3月1日から施行する。

この訓令は、公表の日から施行し、改正後の石川県人事委員会事務局文書取扱規程の規定は、令和7年4月1日から適用する。

この訓令は、令和8年4月1日から施行する。