2　文書等の処理は、文書管理システムを利用して行うものとする。ただし、総務学事課長がこれにより難いと認めた場合は、この限りでない。

2　文書管理者は、課長(室長を含む。以下同じ。)をもつて充てる。

3　文書副管理者は、文書管理者が所属の職員のうちから指名する。

2　前項の規定にかかわらず、直接主務課へ送達された文書等及び物件は、主務課において収受するものとする。

3　二以上の部課に関連する文書等は、その関係が最も深いと認める課に配付しなければならない。

4　異例又は所管部課が明らかでない文書等の配付先は、知事が決定する。

5　文書副管理者は、別に定めるところにより、総務学事課から文書等の配付を受けなければならない。

6　文書副管理者は、前項の場合において、電報及び書留郵便物等の配付を受けたときは、特殊郵便等送付簿(様式第一号)に受領印を押印しなければならない。

2　前項の電報又は物件は、勤務時間開始後、速やかに、総務学事課長に引き継がなければならない。

3　前項の規定により引継ぎを受けた電報又は物件は、前条の規定により処理しなければならない。

2　前項の規定により収受した電子文書は、軽易なものを除き、電磁的記録として取り込み、所要事項とともに文書管理システムに登録した上で、前条第四号及び第五号の規定により処理するものとする。ただし、その課の分掌に属しないものは、直ちに、理由を付して主務課に送付するものとする。

3　別に定める措置をとるものを除き、総務学事課長が前項本文の規定により難いと認めた場合は、文書管理台帳に所要事項を記入するものとする。

2　総務学事課長が前項の規定により難いと認めた場合は、起案用紙(様式第四号)に事務担当者が、処理期限等所要事項を記入し、記名押印した上、その処分案を記載するものとする。この場合において、定例若しくは軽易な事項を立案するにとどまる程度のものにあつては、起案用紙を用いず、かつ、文書の余白に朱書し、又はあらかじめ定めた帳簿を用いる等の方法で、これに代えることができる。

2　起案文書の文案は、起案用紙を用いて起案を行う場合であつて、字句を添削したときは、これに認印を押さなければならない。

2　前項の起案文書のうち起案用紙によるものは、前項各号に掲げる取扱いの区分に応じ、当該各号に定める取扱いの種類を起案用紙の取扱区分欄及び発送区分欄に記入しなければならない。

3　急施を要する起案文書については、文書管理システムを用いて起案を行う場合にあつては至急の取扱いを文書管理システムに登録し、起案用紙を用いて起案を行う場合にあつては起案用紙の上部に赤色の付箋を貼らなければならない。

2　知事又は副知事の決裁を受けなければならない起案文書のうち起案用紙によるものは、秘書課から提出するものとする。ただし、関係職員が自ら携行する場合は、この限りでない。

2　前項の完結文書のうち電子文書以外のものは、年度終了後、なお一年間その課で保管を継続するものとする。

2　発送文書が起案用紙による起案文書に係るものであるときは、起案用紙に文書番号及び施行年月日を記入しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、文書副管理者の審査を受けた発送文書については、各課において、発送の手続をとることができるものとする。

3　信書便(信書便法第二条第二項に規定する信書便をいう。)により発送する発送文書は、各課において、文書副管理者の審査を受けた後、発送の手続をとるものとする。

4　電報を発送する場合は、各課において、文書副管理者の審査を受けた後、発送するものとする。

2　前項の規定により電子文書を送信する場合(ファクシミリにより送信する場合を除く。)には、第三十条に規定する公印の押印に代えて、当該電子文書への電子署名の付与その他これに類する措置を講ずるものとする。

2　前項の規定による編冊が困難な特殊の文書については、文書保存箱(様式第十四号)によりこれを保存することができる。

2　総務学事課長は、前項の規定により提出を受けた文書目録(簿冊管理表)を公文書開示窓口に常備しておかなければならない。

2　前項の規定による文書の引継ぎは、総務学事課において、当該文書の内容を審査した後でなければ、行うことができない。

3　前二項の規定にかかわらず、次に掲げる常用文書は、総務学事課長の承認を得て、必要な期間に限り主務課において保存することができる。この場合において、当該主務課における保存の必要がなくなつたときは、直ちに総務学事課に引き継がなければならない。

2　貸出しを受けた文書を庁外に持ち出すときは、知事の承認を受けなければならない。

3　貸出しを受けた文書は、その使用を終わつたときは、遅滞なく、返納しなければならない。

2　総務学事課長は、保存年限を経過しない保存文書であつても保存の必要がないと認められるものは、主務課長と協議の上、廃棄することができる。この場合においては、前項の規定を準用する。

3　総務学事課長は、前二項の規定により廃棄することとなる文書等について、文書目録(廃棄文書一覧表)を作成しておかなければならない。

2　前条第一項及び第二項の規定にかかわらず、総務学事課長は、前項の規定により送付した文書目録(廃棄文書一覧表)に掲げる文書のうち、館長が記録資料として重要であると認めるものについては、岡山県立記録資料館に引き継がなければならない。

2　前項に掲げるほか、総務学事課長は、保存文書の管理について必要な措置を講じなければならない。

(施行期日等)

1　この訓令は、公布の日から施行する。ただし、第三十五条の規定は、昭和三十七年度以降において完結した文書から適用する。

(ファクシミリによる文書の取扱い)

2　当分の間、次項に定めるもののほか、第十三条、第十四条、第三十一条及び第三十二条の規定にかかわらず、ファクシミリによつて収受した文書及びファクシミリによつて送達しようとする文書の取扱いについては、知事が別に定める。

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、昭和四十一年七月一日から施行する。

(関係訓令の一部改正)

2　岡山県庁当直規程(昭和三十年岡山県訓令第十八号)の一部を次のように改正する。

3　岡山県公印管守規程(昭和二十七年岡山県訓令第五十七号)の一部を次のように改正する。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、昭和四十五年一月一日から施行する。ただし、第七条、第八条及び第二十七条並びに別表及び別記様式第五号から別記様式第七号までの改正規定は、昭和四十五年四月一日から施行する。

この訓令は、昭和四十六年四月一日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、昭和五十二年四月一日から施行する。

この訓令は、昭和五十五年四月一日から施行する。

1　この訓令は、公布の日から施行する。

2　この訓令により改正前の岡山県庁文書規程に定める様式による用紙は、当分の間所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、公布の日から施行する。

1　この訓令は、昭和五十九年四月一日から施行する。

2　この訓令による改正前の岡山県庁文書規程に定める様式による用紙は、当分の間所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、昭和六十年四月一日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、昭和六十三年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の岡山県庁文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成三年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の岡山県庁文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成八年四月一日から施行する。ただし、この訓令による改正後の岡山県庁文書規程第三十五条の規定は、平成八年度に完結する文書から適用する。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の岡山県庁文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、平成九年四月一日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成十年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の岡山県庁文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の岡山県庁文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の岡山県庁文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の岡山県庁文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、平成十七年四月一日から施行する。

この訓令は、平成十九年十月一日から施行する。

この訓令は、平成二十一年四月一日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成二十六年四月一日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和三年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正後の岡山県庁文書規程の規定は、令和三年度以降に完結した文書から適用し、令和二年度以前に完結した文書については、なお従前の例による。

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和四年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、現に使用されているこの訓令による改正前の岡山県庁文書規程(以下「旧訓令」という。)様式第一号による収受印は、当分の間、この訓令による改正後の岡山県庁文書規程様式第二号による収受印とみなす。

3　旧訓令に定める様式(様式第一号を除く。)による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、令和四年八月一日から施行する。

この訓令は、令和五年四月一日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和七年二月一日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正後の岡山県庁文書規程の規定は、令和七年度以降に完結する文書から適用し、令和六年度以前に完結する文書については、なお従前の例による。ただし、この訓令による改正後の同規程第三十三条の二の規定は、令和六年度以前に完結する文書についても適用する。

3　この訓令の施行の際、現に使用されているこの訓令による改正前の岡山県庁文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、公布の日から施行する。