2　実施機関は、能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める公文書を除き、適時に、相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物(以下「公文書ファイル」という。)にまとめなければならない。

3　前項の場合において、実施機関は、別に定めるところにより、当該公文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

4　実施機関は、第1項及び前項の規定により設定した保存期間及び保存期間の満了する日を、別に定めるところにより、延長することができる。

5　実施機関は、公文書ファイル及び単独で管理している公文書(以下「公文書ファイル等」という。)について、保存期間(前項の規定により保存期間が延長された場合にあっては、その延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書に該当するものにあっては引き続き保存の措置(市長以外の実施機関については市長への移管の措置)を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。

2　前項の場合において、実施機関は、当該公文書ファイル等の集中管理の推進に努めなければならない。

2　実施機関は、公文書ファイル管理簿について、別に定めるところにより、一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。

2　市長以外の実施機関は、保存期間が満了した公文書ファイル等について、第5条第5項の規定による定めに基づき、市長に移管し、又は廃棄しなければならない。

3　市長以外の実施機関は、前項の規定により保存期間が満了した公文書ファイル等を廃棄しようとするときは、あらかじめ市長に協議しなければならない。この場合において、当該協議が調わないときは、市長は、郡山市公文書管理委員会(第29条第1項に規定する公文書管理委員会をいう。以下この章及び次章において同じ。)に諮問し、その答申を受けるものとする。

4　市長以外の実施機関は、前項の場合において、当該公文書ファイル等を廃棄しないこととしたときは、第5条第4項の規定により保存期間及び保存期間の満了する日を延長する場合を除き、同条第5項の規定による定めを変更し、当該公文書ファイル等を市長に移管しなければならない。

5　実施機関は、第1項の規定により引き続き保存し、又は第2項の規定により市長に移管する公文書ファイル等について、第12条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして市長において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

6　市長は、他の実施機関が保有する公文書ファイル等について特に保存の必要があると認める場合には、当該公文書ファイル等を保有する実施機関に対し、当該公文書ファイル等について、廃棄の措置をとらないように求めることができる。

2　市長は、実施機関における公文書の管理状況を取りまとめ、毎年度、その概要をインターネットの利用その他の方法により公表(以下「公表」という。)しなければならない。

2　公文書管理規程には、公文書に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。

2　市長は、特定歴史公文書等について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

3　市長は、特定歴史公文書等に個人に関する情報(郡山市情報公開条例(平成13年郡山市条例第44号。以下「情報公開条例」という。)第7条第2号に規定する個人に関する情報をいう。)が記録されている場合には、当該個人に関する情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。

4　市長は、規則で定めるところにより、特定歴史公文書等の分類、名称その他の特定歴史公文書等の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、公表しなければならない。

2　市長は、利用請求に係る特定歴史公文書等が前項第1号に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該特定歴史公文書等が公文書として作成され、又は取得されてからの時の経過を考慮するとともに、当該特定歴史公文書等に第8条第5項の規定による意見が付されている場合には、当該意見を参酌しなければならない。

3　市長は、第1項第1号又は第2号に掲げる場合であっても、同項第1号アからオまでに掲げる情報又は同項第2号の条件に係る情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるときは、利用請求をした者(以下「利用請求者」という。)に対し、当該部分を除いた部分を利用させなければならない。ただし、当該部分を除いた部分に有意の情報が記録されていないと認められるときは、この限りでない。

2　市長は、死者を本人とする前条第1項第1号イに掲げる情報が記載されている特定歴史公文書等について、当該死者の相続人、当該死者の死亡時においてその法定代理人であった者その他郡山市公文書管理委員会の意見を聴いた上で市長が適当であると認める者から利用請求があった場合において、規則で定める書類の提示又は提出があったときは、前項の規定により利用させなければならない。

2　市長は、利用請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、市長は、利用請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

2　市長は、利用請求に係る特定歴史公文書等の全部を利用させないときは、利用させない旨の決定をし、利用請求者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。

3　市長は、前2項の規定により利用請求に係る特定歴史公文書等の全部を利用させない旨の決定又は一部を利用させる旨の決定をするときは、当該各項に規定する書面にその決定の理由を記載しなければならない。この場合において、当該特定歴史公文書等に記録されている情報が第12条第1項各号に該当しなくなる期日をあらかじめ明示することができるときは、その期日を併せて記載するものとする。

2　前項の規定に関わらず、市長は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、市長は、利用請求者に対し、速やかに、延長後の期限及び延長の理由を書面により通知しなければならない。

2　市長は、第三者に関する情報が記録されている特定歴史公文書等の利用をさせようとする場合であって、当該情報が情報公開条例第7条第2号イ又は同条第3号ただし書に規定する情報に該当すると認めるときは、利用をさせる旨の決定に先立ち、当該第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

3　市長は、特定歴史公文書等であって、第12条第1項第1号オに該当するものとして第8条第5項の規定により意見を付されたものを利用させる旨の決定をする場合には、あらかじめ、当該特定歴史公文書等を移管した実施機関に対し、利用請求に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。

4　市長は、第1項又は第2項の規定により意見書の提出の機会を与えられた第三者が当該特定歴史公文書等を利用させることに反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、当該特定歴史公文書等を利用させる旨の決定をするときは、その決定の日と利用させる日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、市長は、その決定後直ちに、当該意見書(以下「反対意見書」という。)を提出した第三者に対し、利用させる旨の決定をした旨及びその理由並びに利用させる日を書面により通知しなければならない。

2　前項本文の手数料は、文書の写し等の交付を受ける際に納付しなければならない。

3　市長は、第1項本文の特定歴史公文書等を利用する者が次の各号のいずれかに該当すると認められるときは、手数料を免除することができる。

4　既納の手数料は、これを返還しない。

5　第1項本文の特定歴史公文書等の利用をする者は、同項本文の規定により納付しなければならない手数料のほか送付に要する費用をあらかじめ納付して、交付を受けようとする文書の写し等の送付を求めることができる。この場合において、送付に要する費用は、別に定める方法により納付しなければならない。

2　前項の規定による諮問は、行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第29条第2項の弁明書の写しを添えてしなければならない。

3　市長は、第1項の規定による諮問に対する答申を受けたときは、これを尊重して、当該審査請求に対する裁決をしなければならない。

4　市長は、第1項の規定により諮問をしたときは、次に掲げる者に対し、諮問をした旨を通知しなければならない。

2　市長は、前項の規定により特定歴史公文書等を廃棄しようとするときは、あらかじめ、郡山市公文書管理委員会に諮問しなければならない。

2　委員会は、この条例の規定によりその権限に属させられた事項を処理するほか、公文書等の管理に関する重要事項について、実施機関に意見を述べることができる。

3　委員会は、委員5人以内で組織する。

4　委員は、公文書等の管理に関して優れた識見を有する者のなかから、市長が委嘱する。

5　委員の任期は、2年とし、再任を妨げない。ただし、委員に欠員を生じた場合における補欠委員の任期は、前任者の残任期間とする。

6　委員は、職務上知り得た秘密を漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。

7　前各項に定めるもののほか、委員会の組織及び運営並びに調査審議の手続に関し必要な事項は、規則で定める。

2　市長は、委員会から前項の規定による求めがあったときは、これを拒んではならない。

3　委員会は、必要があると認めるときは、市長に対し、当該審査請求に係る特定歴史公文書等に記録されている情報の内容を委員会の指定する方法により分類し、又は整理した資料を作成し、委員会に提出するよう求めることができる。

4　第1項及び前項に定めるもののほか、委員会は、審査請求に係る事件に関し、審査請求人、参加人又は市長(以下「審査請求人等」という。)に意見書又は資料の提出を求めること、適当と認める者にその知っている事実を陳述させ、又は鑑定を求めることその他必要な調査をすることができる。

2　前項本文の場合においては、申立人は、委員会の許可を得て、補佐人とともに出頭することができる。

3　審査請求人等は、委員会に対し、意見書又は資料を提出することができる。ただし、委員会が意見書又は資料を提出すべき相当の期間を定めたときは、その期間内にこれを提出しなければならない。

4　委員会は、前条第3項若しくは第4項又は前項の規定による意見書又は資料の提出があったときは、審査請求人等(当該意見書又は資料を提出した者を除く。)に当該意見書又は資料の写し(電磁的記録にあっては、当該電磁的記録に記録された事項を記載した書面)を送付するものとする。ただし、第三者の利益を害するおそれがあると認められるときその他正当な理由があるときは、この限りでない。

2　委員会は、第31条第4項の規定による送付をし、又は前項の規定による閲覧をさせ、若しくは同項の規定による交付をしようとするときは、当該送付又は閲覧若しくは交付に係る意見書又は資料を提出した審査請求人等の意見を聴かなければならない。ただし、委員会が、その必要がないと認めるときは、この限りでない。

3　委員会は、第1項の規定による閲覧について、その日時及び場所を指定することができる。

2　市長は、実施機関の職員に対し、歴史公文書の適切な保存及び移管を確保するために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行うものとする。

2　実施機関は、前項に規定する法人が保有する文書の適正な管理が推進されるよう、必要な措置を講ずるものとする。

2　実施機関は、前項の指定管理者が保有する文書の適正な管理が推進されるよう、必要な措置を講ずるものとする。

(施行期日)

1　この条例は、令和6年4月1日から施行する。ただし、第3章の規定は、郡山市歴史情報博物館条例(令和6年郡山市条例第21号)の施行の日から施行する。

(経過措置)

2　第5条から第9条までの規定は、この条例の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は取得した公文書の管理について適用し、施行日前に作成し、又は取得した公文書(以下「施行前公文書」という。)の管理については、なお従前の例による。

3　前項の規定にかかわらず、施行前公文書のうち、施行日前に保存期間が満了したものであって、実施機関が歴史公文書に該当すると認めるものの管理については、特定歴史公文書等の保存、利用等の例による。

(郡山市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例の一部改正)

4　郡山市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例(昭和42年郡山市条例第69号)の一部を次のように改正する。

(郡山市情報公開条例の一部改正)

5　郡山市情報公開条例(平成13年郡山市条例第44号)の一部を次のように改正する。