(趣旨)

第1条　この規程は、関西広域連合公文書管理規則(平成22年関西広域連合規則第4号。以下「規則」という。)その他別に定めがあるもののほか、文書事務の処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において「文書」とは、規則第2条第1号に規定する公文書のうち電磁的記録を除いたものをいう。

(文書取扱責任者及び文書整理担当者)

第3条　関西広域連合事務局設置条例(平成22年関西広域連合条例第3号)第1条に規定する事務局(以下「局」という。)に文書取扱責任者(以下「責任者」という。)及び文書整理担当者(以下「担当者」という。)を置く。

(文書の記号、番号等)

第4条　条例、規則、告示、訓令、達及び指令には、それぞれ、「関西広域連合条例」、「関西広域連合規則」、「関西広域連合告示」、「関西広域連合訓令」、「関西広域連合達」及び「関西広域連合指令」と付けるものとする。

(収受及び配布の手続)

第5条　局に到着した文書は、責任者が収受し、次に定めるところにより、処理しなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書)

第6条　郵便料金の未納又は不足の文書が到着した場合は、発信者が官公署であるときその他収受することが適当であると認められるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受するものとする。

(立案)

第7条　文書による意思決定は、立案によって行うものとする。

(立案用紙)

第8条　立案は、立案用紙(様式第4号)によってしなければならない。ただし、定例的又は軽易な事案に係るものについては、収受文書の余白又は局長が定めた帳票を用いて処理することができる。

(条例等に係る予備審査)

第9条　条例、規則又は訓令の立案に当たっては、総務課長又はその指定する者の予備審査を受け、これに基づいて立案しなければならない。

(文書の発信者名)

第10条　文書の発信者名は、文書等の性質及び内容により、広域連合長名、会計管理者名、局長名を用いるものとする。ただし、軽易なもの又は内部的なものは、課長名を用いることができる。

(例文登録)

第11条　局長は、同一文例によって処理することができる事案については、総務課長の審査を受け、文案をあらかじめ例文として登録することができる。

(立案上の留意点)

第12条　文書の立案は、次に掲げる要領によるものとする。

(回議)

第13条　立案文書は、原則として、下位の職にある者から上位の職にある者に順次回議しなければならない。

(回議文書の処理)

第14条　回議を受けた立案文書は、遅滞なく処理しなければならない。

(重大な修正があった場合等の通知)

第15条　回議の結果、立案文書の内容について重大な修正が行われた場合又は廃案となった場合は、回議した者にその旨を通知しなければならない。

(条例等の回議)

第16条　条例、規則又は訓令の制定又は改廃に係る立案文書については、第13条第1項及び第2項の規定による回議を経た後、本部事務局長(訓令の軽易な改正にあっては、総務課長)へ回議し、その審査を受けなければならない。

(決裁年月日の記入)

第17条　決裁された立案文書には、立案者において、決裁年月日を記入しなければならない。

(審査)

第18条　広域連合名又は広域連合長名で発する施行文書については、次に掲げるものを除き、総務課の審査担当者の審査を受けなければならない。

(番号及び日付の記入)

第19条　施行文書には、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める局又は課において、第4条第4項に定めるところにより番号を記入するとともに、日付を記入するものとする。

(文書の浄書及び照合)

第20条　施行文書の浄書及び照合は、立案者において行うものとする。

(公印の押印)

第21条　浄書した文書には、関西広域連合公印規程(平成22年関西広域連合訓令第1号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(文書の発送)

第22条　文書を発送する者は、立案文書に発送年月日を記入しなければならない。

(ファイル管理表の作成等)

第23条　責任者は、毎年度当初にファイル管理表(様式第5号)を作成しなければならない。

(保存のための整理)

第24条　文書は、主務者の所属する局において保存のため整理し、保存期間が一年以上の文書については、ファイル管理表の第3分類又は第4分類及び年度(年度により難いものについては、暦年)ごとに簿冊とし、その背表紙に、簿冊の単位とした分類を表示するものとする。

(保存文書の廃棄等)

第25条　総務課長は、保存文書について保存期間が満了したときは、責任者に通知しなければならない。この場合において、責任者は、保存期間を延長する必要があるかどうかを確認しなければならない。

(文書の庁外持出しの制限)

第26条　文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、公務のために必要がある場合において当該文書を保存する局長の承認を得たとき、又は火災その他非常災害に際し、その保全のために庁外に持ち出す場合は、この限りでない。

第27条　この規程中特に定めのあるものを除くほか、局に関する規定は、関西広域連合組織規則(平成22年関西広域連合規則第2号)第3条の2に規定するスポーツ部及び同規則第3条の3に規定する農林水産部に準用する。この場合において、第4条第2項第3号中「別表第1」とあるのは「別表第2」と読み替えるものとする。

第28条　この規程に定めるもののほか、文書事務の処理に関し必要な事項は、広域連合長が定める。