2　文書等の管理は、別に定めるものを除き、文書管理システムにより行うものとする。

2　庶務課長は、文書等の管理事務を適正かつ円滑に処理するため、課長及び施設長(以下「課長等」という。)に対し、必要な指導を行うことができる。この場合において、必要があると認めるときは、実態を調査し、若しくは報告を求め、又はその処理に関し改善の指示をすることができる。

3　課長等は、当該課又は施設における文書等の管理事務を統括する。

4　文書等の管理事務の指導、改善等を図るため、課及び施設に文書取扱主任を置く。

5　文書取扱主任は、庶務担当の係長又は課長等が指定する者をもって充てる。

6　文書取扱主任は、上司の命を受け、当該課又は施設における次に掲げる事務を行うものとする。

7　文書取扱主任は、前項第3号の審査に当たっては、第11条、第12条及び第15条第2項に規定する事項について審査を行い、起案者に対し必要な指示をすることができる。

8　課長等は、文書取扱主任を変更したときは、庶務課長に報告しなければならない。

2　文書番号は、文書管理システムを用いて記録するものとする。ただし、第9条第4項の規定により特定の台帳、受付簿等を用いている場合は、当該台帳、受付簿等に記録するものとする。

2　庶務課において受領した文書等は、原則として開封しないで主管課又は主管施設に配布する。ただし、書留郵便物にあっては、封筒の余白に書留郵便物受領印を押印するとともに、書留郵便物受領簿に所要事項を記載し、主管課又は主管施設に配布する。

3　前項ただし書の規定により受領した郵便物のうち、受領の時刻が権利の得喪又は変更に関係があると認められるときは、その時刻を当該封筒の余白及び書留郵便物受領簿の備考欄に記載しなければならない。

4　2以上の課又は施設に関係のある文書等は、その関係の最も深い課又は施設に配布するものとする。

5　勤務を要しない時間に到達した文書等の取扱いについては、草加市職員服務規則(昭和41年規則第1号)及び草加市警備員服務規則(昭和47年規則第36号)の定めるところによる。

2　前項の規定により収受した文書等のうち、収受の時刻が権利の得喪又は変更に関係があると認められるときは、その時刻を当該文書等の余白に記載しなければならない。

3　第1項の規定により収受した文書等のうち、必要があると認められるものについては、第10条の2に規定する収受登録するものとする。ただし、次に掲げる文書等にあっては、これを省略することができる。

4　前項の規定にかかわらず、課又は施設の個別事務で特定の台帳、受付簿等を用いることが適当であると認められるものは、当該課長等が定める台帳、受付簿等を用いることができる。

2　前項の規定により受領した電子文書は、文書管理システムにより受領したもの又は文書管理システムによらずに受領したものにかかわらず、次条に規定する収受登録を行うものとする。ただし、文書管理システムによらずに受領した電子文書で前条第3項第2号又は第3号に該当するものは、これを省略することができる。

3　文書管理システムにより受領した電子文書は、紙に出力し、収受の処理を行うことができる。この場合において、出力した文書等の処理は、前条の規定により行うものとする。

4　前項の規定により出力した文書等の元となった電子文書は、別表に定める保存期間の基準に基づき保存するものとする。

2　文書等の供覧を行う際(前項ただし書に規定する場合を除く。)は、文書管理システムに所要事項を登録するものとする。

2　起案をする場合は、記号及び文書番号を付すものとする。

3　前項の規定にかかわらず、第1項第2号ただし書の規定により特別の台帳、受付簿等を用いた事務に係る起案文書については、当該台帳、受付簿等に所要事項を記載し、当該起案文書には当該課長等が定める記号及び当該台帳、受付簿等の番号を付すことができる。

4　文書等の発信者名は、市の機関の代表者名又は市の機関名を用いるものとする。ただし、市の機関内あての文書等又は軽易な文書等は、この限りでない。

2　前項ただし書の規定により回議をする者を指定したときは、総務部長に報告しなければならない。

3　起案文書の内容が他の課又は施設に関係がある場合は、当該起案文書を関係する施設長、課長、副部長又は部長に合議しなければならない。この場合における合議の順序は、同一部内においては主管課長又は主管施設長を経て、他の部にあっては主管部長(専決権者が部長である場合には主管課長又は主管施設長)を経てから行うものとする。

4　市長又は副市長への報告は、第1項の規定に準じるものとする。

2　前項の審査は、次に掲げる事項に留意して行うものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書(行政処分に関する文書を除く。)は、公印の押印を省略することができる。この場合において、第1号又は第2号に該当することにより公印の押印を省略するときは、当該発送する文書の発信者名の下部に「(公印省略)」と記載するものとする。

3　第1項の規定にかかわらず、第20条第1項の規定により通信回線等を利用して発送する電子文書については、当該電子文書に電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名を付し、又はこれに類する措置を講じなければならない。ただし、前項各号に掲げる文書に相当する電子文書(行政処分に関するものを除く。)は、この限りでない。

4　第2項及び前項ただし書の規定により公印又は電子署名を省略するときは、起案文書にその旨を記載して決裁を受けなければならない。

2　文書等の発送に当たっては、その発送方法が文書等の重要度に応じた安全性及び確実性を備えていなければならない。

2　電子文書の電信回線等を利用した発送等について必要なことは、別に定める。

2　文書等の整理、保管及び保存は、課又は施設を単位として行う。

2　ファイルマネージャー又はファイリングリーダーは、課長等が当該課又は施設の職員のうちから選任する。

3　ファイルマネージャーは、課長等の命を受け、当該課又は施設における次に掲げる事務を処理しなければならない。

4　ファイリングリーダーは、ファイルマネージャーを補佐し、当該課又は施設における次に掲げる事務を処理しなければならない。

5　課長等は、ファイルマネージャー又はファイリングリーダーを変更したときは、庶務課長に報告しなければならない。

2　課長等は、前項の規定によりファイル管理表及び閲覧用ファイル管理表を提出した後に、当該ファイル管理表又は閲覧用ファイル管理表の内容を変更したときは、その写しを庶務課長に提出しなければならない。

3　第1項に規定する閲覧用ファイル管理表は、文書検索資料として一般の閲覧に供するものとする。

2　保存期間の起算日は、第1種から第5種までの文書等にあっては当該文書等が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とし、第6種の文書等にあっては当該文書等を作成し、又は取得した日とする。

2　本庁の課長は、前項各号に該当しなくなった文書等(電磁的記録を除く。以下この条において同じ。)を、庶務課長に引き継ぐことができる。

3　前項に規定する保存文書の引継ぎは、次に掲げるとおり行われなければならない。

4　本庁の文書等で、第1項各号に該当しなくなったもののうち、第2項に規定する引継ぎを行わない文書等並びに本庁以外の文書等の保存は、次に掲げるとおり行わなければならない。

5　文書庫等に収蔵した保存文書等を閲覧しようとする者は、庶務課長の承認を受けなければならない。

2　文書管理システムによる処理を行っていない電子文書を保管しようとするときは、当該電子文書の内容に応じた記録媒体に記録して保管しなければならない。

3　主管課長又は主管施設長は、前項の保管に当たっては、次に掲げる事項を遵守しなければならない。

2　保存文書等の廃棄に当たっては、秘密の保持等に留意し、溶解等適切な方法で処分しなければならない。

(施行期日)

1　この規則は、平成14年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の規定は、この規則の施行の日(以下「施行日」という。)以後に市の機関の職員が作成し、又は取得した文書等について適用し、施行日前に市の機関の職員が作成し、又は取得した文書等については、なお従前の例による。

この規則は、平成15年1月1日から施行する。

この規則は、平成15年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成16年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、平成16年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成17年4月1日から施行する。

この規則は、平成18年4月1日から施行する。

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

この規則は、平成19年10月1日から施行する。

この規則は、平成19年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成20年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。

(経過措置)

2　改正後の草加市文書管理規則の規定は、施行日以後に市の機関の職員が作成し、又は取得した文書等について適用し、施行日前に市の機関の職員が作成し、又は取得した文書等については、なお従前の例による。

この規則は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成20年7月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成21年3月1日(以下「施行日」という。)から施行する。

(経過措置)

2　施行日以後に受領した配達記録郵便物については、第1条の規定による改正後の草加市文書管理規則第8条第2項の規定にかかわらず、なお従前の例による。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、平成22年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成24年4月1日から施行する。

この規則は、平成25年4月1日から施行する。

この規則は、平成25年12月24日から施行する。

この規則は、平成26年4月1日から施行する。

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

この規則は、平成29年4月1日から施行する。

この規則は、平成31年4月1日から施行する。

この規則は、令和元年7月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和4年4月1日から施行する。

この規則は、令和4年10月1日から施行する。

この規則は、令和6年4月1日から施行する。