○長南町文書管理規程
平成12年4月1日
規程第3号
目次
第1章 総則(第1条―第15条)
第2章 文書の収受及び配付(第16条―第20条)
第3章 文書の処理(第21条―第27条)
第4章 文書の浄書及び発送(第28条―第32条)
第5章 電子メールの利用に関する特例(第33条―第38条)
第6章 文書の整理及び保存(第39条―第46条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、文書事務の管理について基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
(原則)
第2条 文書は、すべて的確かつ迅速に取り扱い、常に整備して事務効率の向上に資するよう努めなければならない。
(1) 公文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真並びに電磁的記録をいう。
(2) 電磁的記録 職員が職務上作成し、又は取得した電子的方式、電磁的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(3) 電子書名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる装置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行なった者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行なわれていないかどうかを確認することができるものであること。
(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワーク(LGWAN)の電子文書交換システムにより電子署名が付与され、交換される電磁的記録をいう。
(文書取扱いの基本)
第4条 文書は、適正・迅速・丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。
(総務課長の職務)
第5条 文書の収受、配付その他の文書事務は、総務課長が事務を掌理する。
2 総務課長は、各課等の文書事務の処理状況について必要と認めるときは調査を行い、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。
(文書主任)
第6条 所管課に文書主任を置き、課長補佐をもって充てる。ただし、課長補佐を置かない課等にあっては、所管課長が他の職にある者を指名するものとする。
2 文書主任は、所管課長の命を受け、次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の処理状況の調査及び処理促進に関すること。
(4) 文書の編冊及び製本に関すること。
(5) 完結文書の整理保管、保存及び廃棄に関すること。
(6) その他文書の管理及び取り扱いに関し必要なこと。
(帳簿)
第7条 総務課及び各課の文書主任は、文書の取扱いに関する事務を整理するため、別に定めるもののほか、次に掲げる帳簿を作成保管し、所要事項を記入し、常に整備しておかなければならない。
(1) 総務課が保管すべき帳簿
ア 令達番号簿 (別記第1号様式)
イ 指令番号簿 (別記第2号様式)
ウ 金券収受簿 (別記第3号様式)
エ 書留等受付簿 (別記第4号様式)
オ 後納郵便物等差出票 (別記第5号様式)
カ 郵便切手受払簿 (別記第6号様式)
キ 文書分類保存年限表 (別記第7号様式)
(2) 各課の文書主任が保管すべき帳簿
ア 編冊文書閲覧(貸出)簿 (別記第8号様式)
イ 文書処理簿 (別記第9号様式)
ウ 文書処理カード (別記第10号様式)
エ 編冊文書目次 (別記第11号様式)
オ 文書分類保存年限表 (別記第7号様式)
(文書の種別)
第8条 文書の種別は、おおむね次のとおりとする。
(1) 公示令達文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 法第15条の規定により制定するもの
ウ 告示 一定の事項を法令の根拠に基づき、住民の権利義務に関係のある事項を公示するもの
エ 公告 一定の事項を不特定多数に周知させるために公示するもの
オ 規程 所属の諸機関及び職員に対して令達するもの
カ 訓令 上記に準ずるもので、規程形式をとらないもの
キ 訓 上司がその所属職員に対し職務執行上必要な事項に関し命令するもの
ク 内訓 訓令又は訓で内密に属するもの
ケ 通達 所属機関又はその職員に対し通知するもの
コ 指令 申請又は願に対する許可又は認可等
(2) 公示令達文以外のもの
ア 上申 上司又は上級行政庁に対して、意見、事実等を述べるもの
イ 内申 上申のうち、主として人事関係の事項について述べるもの
ウ 申請(願) 許可又は認許を請うもの
エ 進達 個人又は団体等からの申請書、願書等を上級官庁に取り次ぐもの
オ 副申 進達する文書に意見を添えるもの
カ 諮問 法令に定める事項について、附属機関その他の機関の意見を求めるもの
キ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問事項について意見を述べるもの
ク 嘱託 事務処理その他を委嘱するもの
ケ 照会 ある事項を問い合わせるもの
コ 回答 照会に応答するもの
サ 依頼 相手方に対し、その義務に属しない行為を求めるもの
シ 報告 上司又は行政庁に対し、事件その他につきその経過等について知らせるもの
ス 伺 上司又は行政庁の指揮を求めるもの
セ 供覧 上司に参考までに見せる場合に用いるもの
ソ 回覧 主として職員相互に参考までに見せ合う場合に用いるもの
タ 証明 特定の事実、法律関係その他を公に証するもの
チ 辞令 職員の任免、給与その他身分等に関し、命令するもの
ツ 復命 上司から命令された用務の結果について、報告するもの
テ 通知 事実を開示し通知するもの
ト 事務引継 異動その他の事由により更迭のあった際所掌事務を後任者に申し渡すもの
ナ 定型税財務文書 令書等で別に様式の定めのあるもの
(例規の公告)
第9条 条例規則並びに規程形式の告示は、長南町公告式条例(昭和30年長南町条例第1号)の規定に基づいて公告しなければならない。
(文書処理年度)
第10条 文書の処理年度は、別に定めるもののほか、会計年度による。
(令達文書の記号及び番号)
第11条 令達は、令達番号簿に令達種目ごとに記号及び番号を付さなければならない。
2 令達の記号及び番号は、総務課長が付するものとする。
3 令達の記号は、町名の次に令達種目を付して表示する。ただし、総務課長が必要と認める令達については、総務課長が指示する文字を記号として、町名の次に追加するものとする。
4 令達の番号は、令達種目の次に暦年により表示するものとし、同一事件に関する令達については、同一番号を用いるものとする。
(一般文書及び総合行政ネットワーク文書の記号及び番号)
第12条 令達、任免等のための辞令、表彰状、その他特に主管課長が指示した文書を除く一般文書及び総合行政ネットワーク文書には、文書記号及び文書番号を付さなければならない。
2 文書の記号は、町名の首字及び課等の略称を用いるものとする。ただし、庁内限りの往復文書及び軽易な文書については、「号外」等を用いて処理することができる。
3 文書番号は、各課ごとに会計年度を通じて一連番号とし、同一事件に属する往復文書は、特に認められたものを除くほか完結するまで同一番号を用いなければならない。
(文書の発信者名)
第13条 文書の発信者名は、特別の定めのあるものを除くほか、官公署等に発信するものは、町長名又は会計管理者名を用いなければならない。ただし、軽易な事件は町役場名を用いることができる。
2 他の官公署等からの課長あての照会に対する回答は、前項の規定にかかわらず、当該名を用いることができる。
(文書の形式)
第14条 文書は、次に掲げるものを除き、すべて左横書きとする。
(1) 法令等の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めているもの
(3) その他総務課長が、特に縦書きを適当と認めるもの
(文書の訂正)
第15条 作成した文書に誤り又は訂正すべき箇所を発見した場合には、公印を押印する文書にあっては、当該文書の左側(縦書きの場合は上部)の余白に訂正するものとし、その他の文書にあっては、作成者の印による訂正印を誤り又は訂正箇所に押印して訂正するものとする。
2 文書に訂正を必要とする箇所を発見した関係職員は、直ちにその旨を当該文書の作成者に通知しなければならない。
第2章 文書の収受及び配付
(到達文書の処理)
第16条 到達文書は、全て総務課において収受するものとする。ただし、主管課に直接到達した文書は、当該主管課において収受するものとし、総合行政ネットワーク文書については、第19条に定めるところによる。
(1) 当該文書は、開封しないで、主管課に配付するものとする。ただし、開封を必要とするものにあっては、開封した後、その封皮を添付して配付するものとする。
(2) 前号ただし書の規定により開封した文書のうち、2以上の課等に関係のある文書は、その最も関係の深いと認められる課等に配付するものとする。この場合において、当該文書の配付すべき課等が明らかでないときは、総務課長が定める。
(3) 書留、配達証明等の特殊郵便は、総務課に備えてある書留等受付簿(別記第4号様式)へ必要事項を記入し、文書主任の受領印を徴して配付するものとする。
(4) 願、訴訟、審査請求書、入札書又は選挙その他の文書で、その収受日時が権利の得喪又は変更に関係があるものは、前号の規定による取り扱いのほか、書留等受付簿に収受の時刻を記載し、文書主任の受領印を徴さなければならない。
(5) 現金又は有価証券等の金券を添えてある文書は、金券収受簿(別記第3号様式)に必要事項を記入し、文書主任の受領印を徴さなければならない。
(誤配文書の返付)
第17条 文書主任は、前条の規定により配付を受けた文書で、その所掌に属さないと認められるものがあるときは、直ちに総務課に返付しなければならない。
(勤務時間外の到達文書の収受)
第18条 勤務時間外に到達した文書は当直者が収受しなければならない。
(総合行政ネットワーク文書受信時の処理)
第19条 総合行政ネットワーク文書は、主管課で直接受信したものを除き、総務課において処理する。
2 総務課は、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理する。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子文書を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行なった文書については、主管課の文書主任に配信する。
第20条 主管課で直接受信した総合行政ネットワーク文書は、文書主任が処理する。
第3章 文書の処理
(課における配布文書の処理)
第21条 文書主任は、配付文書を受けたときは受付印を押し、文書処理カード(別記第10号様式)をもって適切な指示を与えて供覧及び担当者に配付しなければならない。この場合において、特に重要と認められる文書は、上司の指示をうけなければならない。
3 文書を受けた担当者は、直ちにこれを処理しなければならない。
(文書の起案)
第22条 職員は、起案による処理を必要とする事案があるときは、法令等の規定に定めがある場合を除き、起案用紙(別記第12号様式)によりその処分案を起案しなければならない。
2 前項の起案は、担当者がこれに当たるものとする。ただし、課長が特に命じた場合は、この限りでない。
3 文書の起案に関しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 文書は、すべて平易な口語体とし、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)に基づき、適切な内容を具備し、十分な効果を上げるものとし、必要に応じて箇条書とする。
(2) 起案した文書(以下「起案文書」という。)には、簡潔な標題をつけ、その下に「照会」、「回答」、「通知」等その文書の性質を表す言葉を括弧書きし、起案の理由、説明及び経過又は、参照すべき関係法令等の要領を付記し、関係文書、参考資料を添付する。ただし、事案が定例又は軽易なものについては、これを省略することができる。
(3) 起案文書には、主管課、起案担当者、決裁区分、保存年限、決裁に必要な合議、審査その他の事案決裁に関与する者の職名、起案年月日、公開・非公開等の区分、あて先、発信者名等の必要事項を、それぞれの欄に記載しなければならない。
4 同一事案で数回にわたり起案を重ねるものは、その事案の処理が終了するまで関係書類を添付しなければならない。
5 施行期日の予定されているものは、決裁を受ける余裕をおいて起案し、必要な審議の機会を失しないよう留意しなければならない。
(1) 町議会に議案として提出するもの 議案
(2) 広報に登載を必要とするもの 広報
(3) 例規となるべきもの 例規
(4) 秘密を必要とするもの 秘
(5) 前各号に掲げるもの以外にあっては、それぞれ使途を明示するものとする。
2 急施を要する起案文書については赤色の付箋を、重要な事案に関する起案文書については青色の付箋を他の文書と容易に見分けられるように貼付するものとする。
(決裁の順序)
第24条 文書は次の順序により決裁又は閲覧をうけなければならない。
(1) 関係課員の合議のうえ、課長補佐、、課長、副町長を経て町長に提出すること。
(2) 起案文書の回議が終了したときは、最終決裁者が町長又は副町長の場合は総務課がすみやかに担当課に回送の手続きをとる。
(合議)
第25条 文書の内容が、他の課の事務に関係のある場合は、当該文書を関係する課長等に合議しなければならない。
2 前項の場合において、合議を受けた者が、当該事案の処理に関し異議があるときは、相互に協議して調整するものとし、調整ができないときは、意見を付して上位の職にある者の指示を受けなければならない。
3 次の各号に掲げる事案については、総務課長と合議しなければならない。
(1) 町議会の議決を経なければならない文書
(2) 条例、規則、規程等の制定及び改廃に関する文書
(3) 訴訟、訴願、その他重要な文書
(4) 臨時職員に関する文書
4 重要な契約書及び経費を伴う文書については、財政課長と合議しなければならない。
(重要文書等の処理)
第26条 起案文書の内容が重要又は秘密を要するものは、課長、課長補佐及び係長が自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
2 重要文書等の管理は、主管課長がするものとする。
(議会の議決を要する文書)
第27条 町議会の議決を経なければならない文書は、担当課において起案し、町長の決裁を受けた起案文書を議会事務局長に禀議しなければならない。
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第28条 文書の浄書は、すべて担当課において行うものとする。
2 文書を浄書したときは、必ず照合しなければならない。
3 文書の日付は、特に指定のあるものを除き、施行の日とする。
(公印の使用)
第29条 発送文書には、長南町公印規程(昭和45年長南町規程第4号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。この場合において、決裁が終了した起案文書(以下「決裁済文書」という。)と契印しなければならない。ただし、軽易な文書については、公印及び契印の押印を省略することができる。
2 前項ただし書きの規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。
(総合行政ネットワーク文書の署名)
第30条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。
2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて総務課長に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 総務課長は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。
(発送又は送達)
第31条 送付する文書は、次の各号に定めるところにより、総務課において発送するものとする。
(1) 料金後納によるときは、後納郵便物等差出票(別記第5号様式)に必要事項を記入して郵便局に送達するものとする。
(2) 郵便切手を用いるときは、郵便切手受払簿(別記第6号様式)に記載し、処理するものとする。
2 発送する文書があるときは、総務課備付けの発送用ボックスへ投入しなければならない。
(総合行政ネットワーク文書の発信)
第32条 総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、総務課長の指名した職員が送信するものとする。
第5章 電子メールの利用に関する特例
(電子メールの利用)
第33条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。
(対象機関等)
第35条 前条の施行文書の相手方は、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。
(施行)
第36条 電子メールを利用する施行文書は、総務課長が別に定める方法により送信しなければならない。
2 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
(収受)
第37条 文書主任は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち文書主任が公文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。
2 文書主任は、前項の規定により出力した文書を収受の規定の例により処理するものとする。
(起案)
第38条 電子メールを利用する施行文書には、起案用紙の発送種別の欄に電子メールと記載し、決裁を受けなければならない。
第6章 文書の整理及び保存
(文書の整理)
第39条 文書は、その所在を明らかにするため常に整理し、必要なときは、速やかに取り出せるよう保管するとともに、紛失、損傷等を防止するよう努めなければならない。なお、重要書類については、非常災害時に際し、いつでも持ち出しできるよう準備しておかなければならない。
2 文書主任は、主管課において文書を適正に整理及び保存するために、別に定める文書分類保存年限表(別記第7号様式)を作成しなければならない。
3 文書の整理を推進するため、文書整理月間を設ける。
(1) 文書整理月間は7月及び1月とし、7月は会計年度編冊文書を、1月は暦年編冊文書を対象とする。
(文書の編冊)
第40条 完結文書は、文書分類保存年限表(別記第7号様式)に従い編冊しておかなければならない。
(1) 編冊は、会計年度又は暦年を単位として行う。この場合において、その厚さが概ね10センチメートルを限度として分冊するように努めなければならない。
(2) 紙数又は編冊の都合により、2年以上にわたる文書を1冊とすることができる。ただし、この場合において、保存区分に十分な考慮をはらうこと。
(3) 2以上の事件で保存期間を異にする場合において、その事件が相互に関係があり、同一事件として編冊することが適当なときは長期間の種別とする。
(4) 図面等で文書とともに編冊できないものは、箱又は袋等に保存期間等を明示する。
(5) 編冊が不適当と思われるバインダー、帳簿等は、保存期間等を明示する。
3 文書主任は、編冊文書について、文書分類保存年限表(別記第7号様式)を作成し、別に定める日までに、総務課に提出しなければならない。
(文書の保存)
第41条 編冊文書は主管課において、書庫に適正に保存しておかなければならない。
(保存期間)
第42条 文書は、文書分類保存年限表(別記第7号様式)に規定する期間において、保存するものとする。
2 保存文書の背表紙は、編冊文書の保存期間を明らかにするため、次の色分けによって表示するものとする。ただし、背表紙が不要なものについては、これを省略することができる。
永年保存 赤色
10年保存 青色
5年保存 黄色
3年以下の保存 白色
3 保存期間は、編冊年度の翌年度の4月1日(暦年による文書にあっては、編冊年の翌年の1月1日)から起算する。
(保存年限の設定)
第43条 文書分類保存年限表(別記第7号様式)の決定又はその内容を変更しようとするときは、主管課長が総務課長の承認を得て行う。
2 文書分類保存年限表(別記第7号様式)の内容を変更しようとするときは、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとし、保存年限表を変更することになったときは、当該措置をとらなければならない。
(保存文書の廃棄)
第44条 主管課長は、保存する編冊文書の保存期間がすべて経過したときは、当該編冊文書を廃棄しなければならない。保存期間を経過しない編冊文書であって、保存の必要がないと認められるものについても、同様とする。
2 編冊文書を廃棄する場合においては、印影、紋章等他に流用される恐れのあるもの又は秘密に属するものについては、これを裁断、焼却、消去その他適切な方法により、廃棄しなければならない。
3 編冊文書を廃棄したときは、文書主任は、文書分類保存年限表(別記第7号様式)に廃棄年月日を記載し、廃棄しなければならない。
(保存文書の閲覧)
第45条 保存する文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとするときは、編冊文書閲覧(貸出)簿(別記第8号様式)に必要事項を記入し、文書主任の承認を受けなければならない。
2 前項の規定による貸出期間は、7日以内とする。ただし、文書主任は、貸出期間を延長又は短縮することができる。
3 貸出しを受けた文書は、庁外へ持ち出し、他に転貸し又はみだりに複写してはならない。ただし、文書主任がやむを得ない理由があると認めたときは、この限りでない。
(雑則)
第46条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。
附則
1 この規程は、平成12年4月1日から施行する。
2 長南町文書取扱規程(昭和46年長南町規程第1号)及び長南町文書整理保存規程(昭和46年長南町規程第2号)は、廃止する。
附則(平成16年9月1日規程第5号)
この規程は、平成16年9月1日から施行する。
附則(平成19年3月19日規程第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月28日規程第6号)
この規程は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成21年3月27日規程第1号)
この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年4月1日規程第8号)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月23日規程第11号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年4月1日規程第4号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
