(趣旨)

第1条　この規程は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、藤里町個人情報保護法施行条例(令和5年藤里町条例第1号。以下「法施行条例」という。)及び藤里町個人番号の利用等に関する条例(平成27年12月15日条例第25号。以下「番号利用条例」という。)に定めるもののほか、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第6号。以下「ガイドライン」という。)に基づき、藤里町の実施機関における特定個人情報等の適正な取扱いの管理及び運用について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において用いる用語の定義は、次に定めるものを除き、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条、番号法第2条、法施行条例、番号利用条例及びガイドラインにおいて用いる用語の例による。

(基本方針)

第3条　町は、特定個人情報を取り扱うに当たっては、番号法、法施行条例、番号利用条例及びガイドラインの趣旨に照らし適正な事務の執行を行うとともに、この規程において明らかにする個人番号を取り扱う事務の範囲、取り扱う個人情報の範囲、組織体制又は人的、物理的若しくは技術的な安全管理のための措置に関する基本的事項を踏まえ、特定個人情報の適正な取扱いについて組織的かつ適切に対処するものとする。

(個人番号を取り扱う事務の名称)

第4条　町が事業主として、番号法第2条第12項に規定する個人番号関係事務について、この訓令で取り扱う事務の名称は、次の各号に掲げる事務の区分に応じ、当該各号に定める名称とする。

(町が取り扱う特定個人情報の範囲)

第5条　町が前条において取り扱う事務において使用される番号法第2条第9項に規定する特定個人情報の範囲は、個人番号関係者又は地方公務員等共済組合法(昭和37年法律第152号)第2条第1項第2号に規定される被扶養者の個人番号及び個人番号とともに管理される氏名、生年月日、性別、住所等とする。

(総括保護管理者)

第6条　町の機関に、総括保護管理者を一人置くこととし、副町長をもって充てる。

(保護管理者)

第7条　保有個人情報等を取り扱う各課等に、保護管理者を一人置くこととし、当該課等の長をもって充てる。

(保護担当者)

第8条　保有個人情報等を取り扱う各課等に、当該課等の保護管理者が指定する保護担当者を一人又は複数人置く。

(監査責任者)

第9条　町の機関に、監査責任者を置くこととし、総務課長をもって充てる。

(保有個人情報の適切な管理のための委員会)

第10条　総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡及び調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。

(事務取扱担当者)

第11条　保護管理者は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)並びにその役割を指定する。

(組織体制)

第12条　保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。

(研修)

第13条　総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(責務)

第14条　職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第15条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限る。

(複製等の制限)

第16条　職員は、業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行う。

(誤りの訂正等)

第17条　職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。

(媒体の管理等)

第18条　職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。

(廃棄等)

第19条　職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行う。

(保有個人情報の取扱状況の記録)

第20条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。

(個人番号の利用の制限)

第21条　保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第22条　個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第23条　個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集・保管の制限)

第24条　番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。

(取扱区域)

第25条　保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。

(アクセス制御)

第26条　総務課長は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下第5章(第31条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ユーザーID)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。

(アクセス記録)

第27条　総務課長は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。

(アクセス状況の監視)

第28条　総務課長は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、一定数以上の保有個人情報がダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該機能の定期的確認等の必要な措置を講ずる。

(管理者権限の設定)

第29条　総務課長は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

(外部からの不正アクセスの防止)

第30条　総務課長は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第31条　総務課長は、不正プログラムによる保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。

(入力情報の照合等)

第32条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行う。

(バックアップ)

第33条　総務課長は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。

(情報システム設計書等の管理)

第34条　総務課長は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。

(端末の限定)

第35条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

(端末の盗難防止等)

第36条　保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。

(第三者の閲覧防止)

第37条　職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第38条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。

(入退管理)

第39条　総務課長は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。

(情報システム室等の管理)

第40条　総務課長は、必要があると認めるときは、外部からの不正な侵入に備え、電算室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。

(保有個人情報の提供)

第41条　保護管理者は、個人情報保護法第16条第2項第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。

(業務の委託等)

第42条　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。

(事案の報告及び再発防止措置)

第43条　保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が本規定等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告する。

(公表等)

第44条　事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。

(監査)

第45条　監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

(点検)

第46条　保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。

(評価及び見直し)

第47条　保有個人情報等の適切な管理のための措置については、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。