○まんのう町公文書管理規程
平成18年3月20日
訓令第5号
目次
第1章 総則(第1条―第7条)
第2章 公文書の収受及び配付(第8条―第17条)
第3章 公文書の処理(第18条―第29条)
第4章 公文書の施行及び発送(第30条―第37条)
第5章 公文書の保管(第38条―第48条)
第6章 公文書の保存(第49条―第52条)
第7章 公文書の廃棄(第53条―第55条)
第8章 補則(第56条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、まんのう町公文書管理規則(平成18年まんのう町規則第8号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書主管課 公文書の総合的、統一的な管理を主管する課をいう。
(2) 紙文書 公文書のうち、文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。
(3) 文書管理システム 電子計算機を利用して収受、起案、決裁、保存、廃棄等を行う情報処理システムをいう。
(4) イントラネット インターネット標準の技術を用いて構築された庁内ネットワークをいう。
(5) ファイルサーバ 本町イントラネットにおいて、情報を共有するために電子文書を蓄積し、ネットワーク上の他のコンピュータから参照できるように設置されるサーバをいう。
(6) 電子化文書 紙文書をスキャナの装置で電子画像化したもの(文書管理システム又はファイルサーバに記録された時点をもって、当該データを正本とみなす。)をいう。
(7) 電子文書 文書管理システムによる情報処理の用に供するため、当該システム又はファイルサーバに記録されたものをいう(電子化文書を含む。)。
(8) 決裁 まんのう町事務決裁規程(平成18年まんのう町訓令第4号。以下「規程」という。)第2条第1号に規定する決裁であって、電子決裁及び署名等決裁をいう。
(9) 電子決裁 電子文書を電子的な方法により回議し、決裁することをいう。
(10) 署名等決裁 紙文書により回議し、決裁することをいう。
(11) 回議 決定若しくは承認を得るため、又は閲覧に供し、若しくは意見の調整を図るため、公文書をその権限を有する職位に回付することをいう。
(12) 合議 規程第2条第4号に規定する合議をいう。
(13) 供覧 決裁、決定又は承認を求める事案ではないが、参考のため、順次所属上司又は関係する課の閲覧に供することをいう。
(14) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(15) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書(以下「LGWAN文書」という。)をいう。
(16) ファイリング 公文書を必要に応じて利用するため、ファイリングキャビネットその他これに類する場所(以下「キャビネット」という。)において文書管理を行うことをいう。
(文書管理の原則)
第3条 職員は、常に文書を丁寧に取り扱うとともに、公文書に関する事務を正確かつ迅速に処理しなければならない。
2 職員は、公文書とそれ以外のものとを明確に区分するとともに、常に公文書の所在を明確にしておかなければならない。
3 公文書に関する事務は、文書管理システムによって行うものとする。ただし、当該システムが利用できない環境にある場合は、この限りでない。
4 職員は、電子的な管理を積極的に進めることにより、文書管理業務の効率性を向上させ、執務環境の改善に努めなければならない。
(総務課長の責務)
第4条 総務課長は、公文書その他発着文書等の収発及び完結した公文書の保存の事務を掌理する。
2 総務課長は、公文書の管理が適正かつ迅速に行われるよう必要な調査を行い、その指導及び改善に努めなければならない。
(文書管理責任者)
第5条 規則第4条に規定する文書管理責任者は、各課の課長又はそれに相当する職位にある者をもって充てる。
2 文書管理責任者は、上司の命を受け、その課における次に掲げる事務に従事する。
(1) 起案文書の審査に関すること。
(2) 課内の公文書管理についての指導及び調整に関すること。
(文書取扱責任者)
第6条 文書管理責任者の公文書管理事務を補佐するため、各課に文書取扱責任者を置く。
2 文書取扱責任者は、各課の課長補佐又はそれに相当する職位にある者をもって充てる。
3 文書取扱責任者は、上司の命を受け、各課における次に掲げる事務に従事する。
(1) 公文書処理の促進に関すること。
(2) 公文書事務の指導に関すること。
(3) 公文書の整理及び保管に関すること(ファイリングの維持管理を含む。)。
(4) 公文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) その他公文書の事務に関し必要なこと。
(電子文書取扱主任)
第7条 前条第2項の規定にかかわらず、LGWAN文書の受信及び送信に関する事務を処理するために、電子文書取扱主任を別に指定することができる。
第2章 公文書の収受及び配付
(受領及び配付)
第8条 庁外から本庁又は支所に到達した文書(通信回線を利用して受信した電磁的記録を除く。以下同じ。)は、総務課又は支所において受領する。ただし、次に掲げる特殊文書を受領した場合、別に定める手順により受領確認を行う。
(1) 書留扱いの郵便(現金書留、引受時刻証明、配達証明、内容証明及び特別送達の取扱いを含む。)又は信書便の役務のうち、書留扱いに準ずる文書
(2) 不服申立て、訴訟提起、審査請求、入札その他の手続きにおいて、当該手続きに係る書面の到着の日時が権利の得喪又は変更に関わると認められる文書
(1) 宛先の記載がある文書 封をしたまま配付棚に投入する。
(2) 宛先の記載がない文書 開封して宛先を判断し、主管課の配付棚に投入する。
(複数の課に関連する文書の取扱い)
第9条 複数の課に関連する文書は、その主として関連する課に配付するものとする。この場合において、主として関連する課が判定し難いときは、総務課長が主として関連する課を決定する。
2 通信回線を利用して受信した電磁的記録の受領及び配布は、通信回線を利用して行うことができる。
(受領すべきでない文書)
第11条 到着した文書で受領すべきでないものについては、総務課又は主管課において速やかに返却、転送その他必要な処置をとらなければならない。
(郵便料金未納又は不足の郵便物の受領)
第12条 郵便料金未納又は不足の文書は、総務課長が特に必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを受領することができる。
(執務時間外に到着した文書の取扱い)
第13条 執務時間外に到着した文書(LGWAN文書を除く。)の受領及び配布については、まんのう町職員服務規程(平成18年まんのう町訓令第15号)第21条の規定による。
(文書の収受)
第14条 各課の事務担当者は、配付を受けた公文書又は直接受領した公文書について、文書管理システムに必要事項を記録することにより収受する。
2 紙文書は、受付日付印(様式第1号)を押印し電子化文書にした上で、電磁的方法を用いて受付日を付し、文書管理システムで付番される番号を記載する。ただし、次に掲げる公文書は、この限りでない。
(1) 大型図面その他の文書の形状上容易に電子化できない文書
(2) 写真その他の資料・記録としての価値を維持する上で紙保存が不可欠な文書
(3) 契約書その他の法令等の規定に基づき押印又は自署が行われている文書(慣行として押印が行われた文書を除く。)
(4) 改ざん防止用紙を用いた文書又は改ざん防止措置を施された文書
(5) 法令等により紙文書としての保管及び保存が義務付けられているもの
(6) 請求書その他の財務関係文書
(7) その他主管課長が電子化が困難と判断した文書で相当の理由のあるもの
3 前2項の規定にかかわらず、同種の公文書を定例的又は大量に収受するときは、他の一定の帳簿(電磁的記録により作成するものを含む。)により公文書の収受の記録を管理することができる。
4 公文書が刊行物その他これに類する文書であるときは、前3項の規定による処理を省略することができる。
(公文書の返付)
第15条 配付を受けた公文書で、その課の主管に属さないものは、直ちに当該公文書を主管する課へ回送する。
(庁内公文書の配付)
第16条 庁内あての公文書(以下「庁内公文書」という。)は、配付棚を利用して配付することができる。ただし、特に重要、機密又は緊急を要する公文書その他主管課において直接配付することが適当であるものは、主管課において直接配付しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、庁内公文書の配付については、庁内LANを利用した庁内メールによることができる。
(LGWAN文書の配付)
第17条 LGWAN文書を受信したときは、第14条の規定を準用する。
第3章 公文書の処理
(処理の原則)
第18条 公文書の処理は、すべて文書管理責任者が中心となり、絶えず公文書の迅速な処理に留意して、その処理経過を明らかにしておかなければならない。
(供覧)
第19条 公文書の供覧は、電子供覧(文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、電子決裁を受けるための供覧をいう。以下同じ。)の方法により行うものとする。ただし、各文書管理責任者が電子供覧の方法により難いと認めるときは、紙文書の余白に供覧欄を設け、当該紙文書を供覧することができる。
2 次の各号のいずれかに該当する公文書の配付を受けたときは、その処理をする前に、上司に供覧してその指示又は承認を受けるものとする。
(1) 重要な公文書又は異例の公文書で、処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要があるもの
(2) 事務の性質上その処理が長時間を要すると認められるもの
(3) その他特に緊急に上司の閲覧に供する必要があるもの
(軽易な公文書の処理)
第20条 配付を受けた公文書が、特別な処理を必要としないものであるときは、必要と思われる上司等に供覧した上、処分等の処理をするものとする。
(金券等の処理)
第21条 文書管理責任者は、金券等を受領したときは、直ちに別に定める金券処理簿により整理しなければならない。
(公文書作成の要領)
第22条 公文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) まんのう町情報公開条例(平成18年まんのう町条例第10号)並びに個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及びまんのう町個人情報保護法施行条例(令和5年まんのう町条例第3号)の趣旨にのっとり、個人情報等の保護に十分配慮し、町民にわかりやすい形式及び表現にすること。
(2) 前例、慣習等にとらわれず、事務の目的及び根拠を明確にすること。
(3) 会議、交渉又は協議の経過及び結果等の記録については、その件名、日時、場所、出席者氏名、内容等を記載すること。
(起案)
第23条 文書の起案は、電子起案(文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、電子決裁を受けるための起案をいう。以下同じ。)の方法により行うものとする。ただし、各文書管理責任者が電子起案の方法により難いと認めるときは、必要事項を記載した起案書を使用することができる。
2 起案文書には、意思決定に至る経緯及び過程について、事後検証を行うことができるよう、関係法令その他参考となる事項を付記するとともに、関係書類を添付しなければならない。
(起案文書の作成)
第24条 起案文書の作成は、次に定める要領により行うものとする。
(1) 原則として1件ごとに行うこと。
(2) 用字、用語、文体及び書式は、原則としてまんのう町公文例規程(平成18年まんのう町訓令第6号)の定めによること。
(3) 緊急を要する公文書、秘密に属する公文書その他特別な取扱いを要するものについては、その旨を余白に明示すること。
2 同一事案で数回にわたり起案を重ねるものは、必要に応じ、その完結に至るまでの関係書類を添付し、又はそれまでの経過がわかるようにして決裁に付さなければならない。
(回議及び決裁)
第25条 起案文書は、その内容に応じて、関係職員及び上司に順次回議し、規程第3条の規定により、決裁を受けなければならない。
2 回議の決裁は、次に掲げる区分に応じて処理するものとする。
(1) 文書管理システムによる起案 当該システムにおける決定の意思の登録
(2) 前号以外の起案 起案用紙の所定の欄への署名等
3 決裁権者は、回議書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。
4 回議を受けた上司が、起案内容に異議があるときは、起案内容の修正、廃案等を命ずるものとする。
(合議)
第26条 合議の取扱いについては、規程第3条の規定によるものとする。
2 主管課以外に関係のあるものは、関係する各課長の合議を経て、上司の決裁を受けなければならない。
3 前条の規定は、合議について準用する。
(公文書の審査)
第27条 次に掲げる事案に係る起案文書は、主管課長の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは、更に当該関係課の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。
(1) 条例、規則、告示(これに類するものを含む。)及び訓令(これに類するものを含む。)の原案
(2) 議会に提案する議案及びこれに類するもの
(3) 法令及び例規の解釈に関するもの
(4) 法令及び例規の適用に関する事案で重要又は異例に属するもの
(5) 契約の締結等私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で、重要又は異例に属するもの
(6) 行政上又は民事上の争訟に関するもの
(代決)
第28条 規程第8条の規定により代決する場合において、電子決裁のときは、文書管理システムの代決機能を利用して、署名等決裁のときは起案書の決裁者欄に「代」の表示をして、代行者が決裁処理をしなければならない。
2 急を要する起案文書で決裁権限を有する者以外の上司が不在の場合において、電子決裁のときは文書管理システムで後閲の設定を行い、署名等決裁のときは起案書の決裁者欄に「後閲」の表示をし、当該文書を回議するものとする。
3 前項の規定により後閲文書を回議した場合、決裁権限を有する者以外の上司が登庁したときは、速やかに当該上司の確認を受けなければならない。
第4章 公文書の施行及び発送
(公印及び契印)
第30条 施行する公文書については、まんのう町公印規則(平成18年まんのう町規則第9号)に規定する公印を押さなければならない。
(1) 庁内者に対する往復公文書
(2) 軽易な公文書
(3) 定例的な公文書
(4) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡
3 契印は、重要な公文書について決裁済みの起案文書と照合し、発信したことを認証するために用い、当該公文書と決裁済みの起案文書とに半分ずつ掛けて押すものとする。
4 割印は、契約書等重要な公文書が複数枚にわたる場合において、抜取り又は差込みを防止し、連続を認証するために用い、当該公文書の継ぎ目又はとじ目に公印を押すものとする。
5 公印を使用する者は、まんのう町公印規則第10条第1項に規定する承認を受けなければならない。
(電子署名)
第31条 電子文書の施行においては、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名及び当該署名に係る電子証明書(以下「電子署名等」という。)の付与をもって公印の押印に代えることができる。
2 施行する公文書に電子署名を受けようとする者は、当該公文書に係る決裁済みの起案文書を添えて電子文書取扱主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を決裁済みの起案文書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行については、別に定める。
(文書記号及び番号)
第32条 文書の記号は、会計年度(以下「年度」という。)に相当する数字の次に町名の首字及び主管課の首字とする。
2 文書の番号は、年度ごとに文書管理システムで管理する番号とする。
(発信者名)
第33条 公文書の発信者名は、町長名を用いるものとする。ただし、次に掲げる公文書については、副町長又は課長名の発信者名を用いることができる。
(1) 庁内公文書
(2) 庁外あての公文書(以下「庁外公文書」という。)のうち、その内容が副町長又は課長限りで処理できるもの
2 発信者名は、原則として職名及び氏名を用いるものとし、必要に応じて担当課名を表示するものとする。ただし、庁内公文書については、原則として職名のみを用いるものとする。
(公文書の発送)
第34条 起案者は、決裁済文書で庁外に発送を要するものは、文書管理システムにより処理し、発送文書にその文書の記号及び番号を記載しなければならない。ただし、法令等に定めのある文書、庁内文書、契約書又は相手方が定める様式により発送する文書については、この限りでない。
2 公文書の発送は、原則として総務課において郵便により行う。ただし、所管課において直接持参する必要のある文書及び総務課長が所管課において取り扱うことが適当であると認めた文書は、所管課において発送することができる。
3 発送する公文書は、宛先を明記し、担当課名を記入した封筒に入れ、送付に適した処置をし、総務課へ提出しなければならない。
4 特殊な取扱いを要するものは、封筒の表面に速達、書留、内容証明等の別を表示しなければならない。
5 第1項の規定にかかわらず、文書管理責任者が特に必要と認める公文書は、職員により直接届けることができる。
6 総務課において、発送すべき公文書を受けたときは、点検の上、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 郵便による場合で、料金後納のものにあっては、料金後納郵便物差出票に必要事項を記入して郵便局に提出すること。
(2) 香川県が実施している逓送その他使送による場合は、総務課長が別に定める。
7 第2項の規定にかかわらず、電子文書の発送は、通信回線を利用して行うことができる。
(LGWAN文書の発信)
第35条 LGWAN文書を送信するときは、第30条の規定の例により処理した後、主管課の電子文書取扱主任が送信するものとする。
(内容証明等)
第36条 将来紛争が予想される公文書又は権利の得喪に関する公文書は、内容証明若しくは配達証明の取扱いとし、又は送達書を添付して相手方の受領印を受けるとともに、その日時を明らかにするものとする。
(大量発送の場合の処理)
第37条 一時に大量の公文書を発送するときは、その前日までに総務課に種別、通数等を連絡しなければならない。ただし、急にその必要性を生じた場合は、この限りでない。
第5章 公文書の保管
(公文書の整理)
第38条 紙文書は、総務課長が別に定めるファイリング手順に従い、指定する用品を使用して常に整然と分類整理し、必要なときに、速やかに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
(保管の原則)
第39条 文書管理責任者は、公文書を必要に応じて速やかに取り出せるよう、文書管理システムに登録することにより整理し、保管するものとする。
2 主管課においては、次に掲げる公文書を保管する。
(1) 現年度又は現年に係る公文書及び前年度又は前年に係る公文書
(2) 年度に関係なく常に使用する公文書
(3) 参照価値を失うまでの資料
(文書管理システムの維持管理)
第40条 文書取扱責任者は、文書管理システムの維持管理を図るため、次に掲げる事務を処理する。
(1) ファイリングの指導、管理及び改善に関すること。
(2) 保管に係る公文書の整理及び点検に関すること。
2 文書取扱責任者は、前項に掲げる事務について文書管理責任者の指示により、自らが担任する範囲において処理するとともに、文書管理責任者を補佐する。
(保管単位)
第41条 保管は、課単位で行うものとする。ただし、事務室の状況等により文書管理責任者が他の保管単位によることが適当と認め、総務課長が承認するときは、この限りでない。
(保管の方法)
第42条 公文書の保管は、キャビネットにより行う。ただし、キャビネットに収納することが適当でない公文書については、その他の保管庫又は書棚等保管に適した用具を使用し、保管することができる。
2 キャビネットは、課ごとに一定の場所に配置し、公文書を集中管理することを原則とする。
(ファイル基準表の作成)
第43条 文書取扱責任者は、文書管理システムによりファイル基準表を作成し、公文書の管理状況を常に明らかにしておくとともに、公文書の管理が適切に行われるように努めなければならない。
2 ファイル基準表は、毎年度末に整理し、その写しを総務課長に提出しなければならない。
(公文書の移替え)
第44条 前年度の完結文書(電子文書を除く。)は、主管課の事務室内で、当該年度の保管場所から別の場所に移し替え(以下「移替え」という。)、1年間保管する。
(移替えを行わない公文書)
第45条 前条の規定にかかわらず、次に掲げる公文書は、移替えを行わない。
(1) 年度に関係なく常に使用する公文書
(2) 一定の期間継続する事業等に係る公文書で、単年度で区分することが適当でないもの
(3) その他これらに類する公文書で、移替えを行う必要がないと認められるもの
(保管公文書の貸出し)
第46条 保管に係る公文書の貸出しを受けようとする者は、貸出しを受けようとする課の文書管理責任者にその旨を申し出なければならない。
(電子文書の管理)
第47条 電子文書は、文書管理システムにより管理する。
(保管公文書の調査及び点検)
第48条 文書管理責任者は、常に保管に係る公文書の点検整理を行わなければならない。
2 総務課長は、文書整理の維持・向上を図るため、必要に応じて各課の公文書の保管状況を調査し、適切な助言及び指導を与えるものとする。
第6章 公文書の保存
(保存文書の管理)
第49条 文書管理責任者は、各課の事務室で保管する必要が無くなったファイルで、引き続き保存すべきもの(以下「保存文書」という。)について、文書管理システムに登録し、文書保存箱に収納することによって確実に管理しなければならない。
(保存文書の閲覧)
第50条 保存文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとする職員は、主管課の文書取扱責任者の許可を受けなければならない。
2 前項の許可を受けた職員は、紛失等に注意を払い取扱い、その文書を抜取り、取替え、又は内容を訂正してはならない。
3 第1項の許可を受けた職員で、当該文書を紛失、損傷等をしたときは、遅滞なく文書管理責任者に届け出て、必要な指示を受けなければならない。
(保管又は保存文書に係る主管課の変更)
第51条 文書管理責任者は、当該主管課の事務分掌等に変更があった場合において、保管又は保存文書の主管の変更を伴うときには、文書管理システムの登録内容を修正するとともに、その写しを総務課長に提出しなければならない。
(書庫等の管理)
第52条 保存文書は、原則として書庫等に保存し、文書管理責任者は常にその整理整頓に努めなければならない。
2 書庫等の開閉は、原則として執務時間とし、書庫等においては、一切の火気を使用してはならない。
第7章 公文書の廃棄
(公文書廃棄の原則)
第53条 文書取扱責任者は、保管を要しない公文書については、随時廃棄しなければならない。
2 文書取扱責任者は、前年度又は前年に係る公文書のうち保存を要しない文書については、廃棄しなければならない。
3 第45条第1項第1号に掲げる公文書については、保存する必要があるものを除き、内容が更新されたときに、廃棄する。
(保存文書の廃棄)
第54条 保存期間が満了した公文書は、文書取扱責任者が確認し、これを廃棄しなければならない。
2 文書管理責任者は、規則第9条の規定により、保存期間が満了した公文書について、保存期間を延長しようとするときは、あらかじめ総務課長と協議しなければならない。
3 文書取扱責任者は、保存文書を廃棄したときは、その旨を文書管理システムに登録する。
4 前項の規定により文書管理システムに登録したときは、総務課長に報告する。
5 総務課長は、保存期間が満了した公文書で文書取扱責任者が第1項に定める手続をとらないものがあるときは、その廃棄について調整し、指導しなければならない。
(公文書の廃棄の方法)
第55条 公文書を廃棄する場合においては、他に利用されるおそれのある公文書については焼却、裁断等適切な処理を行わなければならない。
2 電磁的記録については、記録を完全に消去し、記憶媒体は原則として再利用するものとする。
第8章 補則
(その他)
第56条 この訓令に定めるもののほか、公文書の取扱いに関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年3月20日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、現に保存されている文書の取扱いについては、なお従前の例による。
3 この訓令の施行の際、現に使用している諸様式については、当分の間、必要部分を修正してこれを使用することができる。
附則(平成19年3月28日訓令第7号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際この訓令による改正前の様式により使用されている書類は、この訓令による改正後の様式によるものとみなす。
附則(平成28年2月1日訓令第1号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第5号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月28日訓令第3号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日前にこの訓令による改正前のまんのう町公文書管理規程(以下「旧規程」という。)の規定によりなされた公文書の保管、保存その他の行為は、この訓令による改正後のまんのう町公文書管理規程(以下「新規程」という。)の規定によりなされたものとみなす。
3 この訓令の施行の際、旧規程の様式により使用されている書類は、新規程の様式によるものとみなす。
4 当分の間、電子決裁がし難い場合は、紙文書による決裁に代えることができる。
