○中土佐町文書取扱規程
平成18年1月1日
訓令第6号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、法令その他別の定めがあるものを除くほか、町の文書事務の処理に関し必要な事項を定める。
(定義)
第2条 この訓令において、「公文書」とは、実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては、認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
(1) 町の刊行物、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
(2) 町の図書館その他の施設において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの
(文書事務取扱いの原則)
第3条 文書事務の取扱いは、正確かつ迅速に行い事務能率の向上に努めなければならない。
2 本町の文書事務は、原則として文書管理システム(文書事務を電子計算機を利用して行う処理の体系)によって行うものとする。
(文書の区分)
第4条 文書は、おおむね次のように区分する。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)の規定により、議会の議決を経て制定するもの
(2) 規則 地方自治法の規定により、町長が制定するもの
(3) 告示 町の機関が、その決定した事項を公式に広く一般に知らせるもの
(4) 公告 前号以外で、一般又は一部に告知するもの
(5) 訓令 職員又は所属公所に対し、指揮命令するもの
(6) 内訓 訓令又は訓で機密に属するもの
(7) 訓 訓令で、公表を要しないもの
(8) 達 特定の個人又は団体に対して、職権をもって特定事項を命令し、禁止し、停止し、又は取り消すもの
(9) 指令 申請(願)に対して、許可若しくは認可し(許可若しくは認可しない場合を含む。)又は指示命令するもの
(10) 上申 上司又は諸官公庁に申告するもの
(11) 申請 (願)許可又は認可を請うもの
(12) 具申 情状を上申するもの
(13) 副申 上司又は諸官公庁に進達する文書に意見を副えるもの
(14) 内申 上司又は諸官公庁に内密に申告するもの
(15) 伺 上司又は諸官公庁の指揮を請うもの
(16) 報告 事務上の状況その他を正規によって報告するもの
(17) 通知 事実を開示して通知するもの
(18) 照会 回答を求めるもの
(19) 回答 照会に応ずるもの
(20) 嘱託 (委嘱)事務処理その他一定の行為を委託するもの
(21) 依頼 事務その他一定の行為を依頼するもの
(22) 証明 一定の事実を証明するもの
(23) 辞令 命令任免給与又は一定の職務を命課するもの
(総務課の職責)
第5条 総務課は、文書管理主管課として文書管理全体に関する運営、指導及び調整等を行うものとする。
(文書取扱主任)
第6条 文書管理を円滑適正に行うため、各課に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、課内の文書管理の責任者として次に掲げる事務を所掌するものとする。
(1) 課職員に対する文書管理についての指導及び調整等
(2) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関する作業
第2章 文書の受領、配付及び収受
(受領)
第7条 町に到達した文書は、総務課において受領する。
(配付)
第8条 受領した文書は、次の各号の定めるところによりこれを取り扱わなければならない。
(1) 普通文書(親展文書、書留、配達証明、内容証明及び特別送達等の取扱いをされたもの並びに電報を除く文書をいう。)は、配布先が明確なものにあっては封かんのまま、配布先が明確でないものにあっては確認のためこれを開封し、主務課に配布する。
(2) 親展文書、書留、配達証明、内容証明及び特別送達等の取扱いをされたもの並びに電報は、開封しないで同上の処理を行った後直接あて名人に配付する。
(3) 料金の未納又は不足の文書については、官公署又は官公立学校の発送に係るもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い受領することができる。
(4) 数課に関連する文書は、最も関係の深い課に配付する。この場合において、配付を受けた課長は、他の関係課に供覧又はその写しの送付をしなければならない。
(所管に属さない文書)
第9条 配付を受けた文書で、その課の所管に属さないものがあるときは、主務課が明らかな場合は、直接その課へ転送し、主務課が明らかでない場合は、総務課へ返付しなければならない。
2 町の所管に属さない文書は、総務課が返送又は転送の手続をとらなければならない。
(収受)
第10条 主務課は、配布文書(主務課に直接到達した文書を含む。)の内容を点検の上、収受しなければならない文書については、受付印(様式第1号)を押印し、文書管理システムに必要事項を登録する。
2 庁内に発する照会、回答、通知、刊行物、ポスターその他これらに類する軽易な文書及び明らかに私信であると認められるものは、文書管理システムへの登録を省略できる。
3 訴訟、審査請求その他到着日時を確実に証明する必要がある文書は、余白に到着時間を記入し、取扱者が認印を押印し、封皮を添えなければならない。
第3章 文書の処理
(文書の処理)
第11条 課長は、文書の配付を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除くほか、処理の方針を示してこれを課員に配付しなければならない。
2 文書の処理は、速やかにこれを行わなければならない。期限のあるものでその期限内にこれを処理することができないときは、あらかじめ期限を予定して上司の承認を受けなければならない。
(起案)
第12条 文書を起案するときは、文書管理システムによる起案用紙を用いなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。
(1) 定例的な事案で一定の帳簿により処理することのできるもの
(2) 軽易な事案で文書の余白に処理案を記載し処理することのできるもの
2 起案者は、起案年月日、施行上特別の取扱いを必要とする文書においては、その施行上の注意、経由を要する文書においては、その経由先及びその他の必要事項を記入した上、起案者の欄に認印を押印して上司の決裁を受けなければならない。
(回議)
第13条 起案文書は、所定の順に回議して決裁を受けなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、緊急を要する起案文書で中間の上司が不在のときには、処理の遅滞を避けるため、中間の上司への回議を省略することができる。この場合において、重要なものについては、後閲の手続をとらなければならない。
(合議)
第14条 起案の内容が他の課に関係を有する場合は、当該起案文書を関係課長等に合議して決裁を受けなければならない。
2 合議を受けた課において合議事項に異議があるときは、速やかに主務課長と協議し調整を行い、なお調整が整わない場合は、意見を付さなければならない。
(代決の方法)
第15条 代決したときには、速やかに代決事項を決裁権者に報告し、又は関係文書を閲覧に供さなければならない。
第4章 文書の施行
(浄書)
第16条 決裁済の文書の浄書は、主務課において行う。ただし、主務課の依頼により集中処理する場合は、総務課において行うものとする。
2 浄書した文書は、原議との校合をしなければならない。
(公印の押印)
第17条 浄書した文書には、中土佐町公印規程(平成18年中土佐町訓令第8号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げる場合については、この限りでない。
(1) 中土佐町財務規則(平成18年中土佐町規則第36号)第98条第4号の規定により電子契約サービス上で公文書を管理する場合
(2) 前号に類する方法により公文書を管理する場合
(3) その他文書管理システムにより管理することが適当でないと町長が認める場合
(発送)
第18条 文書の発送は、次の各号に定めるところにより行う。
(1) 主務課は、郵送する文書について宛先の記入及び封かん等の処理をし、退庁時限までに総務課に提出する。
(2) 総務課は、各課から提出された郵送文書を取りまとめ、午後4時までに提出されたものについては午後4時30分に料金後納等の方法により発送する。
(令達番号及び文書番号)
第19条 公文には、次の各号の定めるところにより、令達番号又は文書番号を付さなければならない。
(1) 条例、規則、訓令及び告示には、町名を冠し、総務課においてその区分に従い番号を付す。
(2) 達、指令及び往復文書には、町名を冠し、文書管理システムの番号を付し、その事件完結に至るまで、往復数次にわたるも同一番号を用いる。
(3) 前2号の町名は略符号(○○中土佐第 号)を用いる。
第5章 文書の整理及び保存
(文書分類表)
第20条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表にしたがって分類しなければならない。
2 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに細分類項目の変更を検討し、様式第2号による細分類登録・変更届を総務課に提出しなければならない。
(1) 新たな事業等が生じ、既存の文書分類表の細分類項目にないタイトルが必要となった場合
(2) 文書の移し換えや廃棄の際に、文書の保存年限等の見直しを行った場合
3 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、大分類項目、中分類項目及び小分類項目の変更を検討し、変更内容を総務課に提出しなければならない。
(1) 新しい事務分掌が設けられること等により、既存の分類項目では文書の分類が困難な場合
(2) 各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合が生じた場合
4 総務課は、前2項に定める変更内容を確認の上速やかに文書分類表を変更し、新たな文書分類表を各課に提示しなければならない。
(文書の整理)
第21条 文書の整理は、原則として簿冊により行うものとする。
2 簿冊には、次に掲げる事項を記入した文書管理システムによるタイトルを背表紙に貼付する。
(1) 保存年限
(2) 文書分類番号
(3) 作成年度
(4) 細分類名
(5) サブタイトル
(6) 作成課名
(7) 廃棄年度
3 厚さが1.5センチメートル以下の簿冊には、前項各号に定める事項を記入したタイトルを原則として表紙に貼付する。
(文書目録の添付)
第22条 簿冊に綴じ込まれている文書の正確な把握に資するため、簿冊には先頭頁に様式第3号による文書目録を添付する。
2 文書目録は、原則として5年保存以上の簿冊に添付するものとする。
3 同一の簿冊に複数の年度(年)の文書が綴られている場合には、文書目録は年度(年)ごとに作成するものとする。
4 新たな文書が綴じ込まれるごとに原則として当該文書の右上に通し番号を記入し、文書目録に通し番号及び文書名を順次追加する。
5 簿冊の大きさ及び形状により文書目録を当該簿冊に綴ることができない場合は、文書取扱主任が一括して保管するものとする。
(文書の保管)
第23条 文書の保管は、文書取扱主任のもと各課において行う。
2 文書の保管期間は、原則として1年間とする。
(保管文書の例外)
第24条 主務課長は、年度が更新されても使用頻度の高い文書を常用文書として指定し、保管期間を延長することができる。
2 常用文書として指定することができる文書は、次に掲げるものとする。
(1) 未完結文書
(2) 台帳、名簿等の使用頻度が高い簿冊
(文書の引継ぎ及び移し換え)
第25条 各課は、保管期間の経過した文書のうち保存年限が満了していない文書を対象に、毎年5月から6月の文書整理期間に引継ぎ及び移し換えを行わなければならない。
2 文書の引継ぎ及び移し換えは、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 担当者は、引継ぎ及び移し換えを行う簿冊を集め、文書管理システムより出力される引継ぎリストと照合し、文書取扱主任に提出する。
(2) 各課の文書取扱主任は、引継ぎリストと簿冊を対照した上で、総務課の指定する日に保存書庫に運び、総務課の指定する場所に簿冊を収納する。
(文書の保存年限)
第26条 文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き次の6種とし、その区分は別表によるものとする。
(1) 第1種 永年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
(6) 第6種 常用
2 文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。
(文書の保存)
第27条 文書の保存は、それぞれの文書の保存年限にしたがって保存期間が満了するまで保存書庫において行うものとする。
2 引継ぎを受けた保存文書にあっては総務課が、それ以外の保存文書にあっては各課が保存を行うものとする。
3 保存書庫の保守、点検及び鍵の管理等は、総務課が行うものとする。
(文書の廃棄)
第28条 文書の廃棄は、毎年6月から7月の文書整理期間に総務課の指示のもと各課において行う。
2 文書の廃棄は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 担当者は、保存期間が満了した簿冊で廃棄するものを取りまとめ、文書管理システムより出力される廃棄リストと照合し、文書取扱主任に提出する。
(2) 各課の文書取扱主任は、廃棄リストを総務課に提出し、廃棄対象文書を総務課の指定する日に指定された場所へ運ぶ。
(3) 総務課は、廃棄年月日を記入した廃棄リストと廃棄対象文書を対照し、確認する。
附則
この訓令は、平成18年1月1日から施行する。
附則(平成19年3月7日訓令第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月25日訓令第3号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月29日訓令第6号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(平成31年4月24日訓令第7号)
(施行期日等)
1 この訓令は、公布の日から施行し、元号を改める政令(平成31年政令第143号)の施行の日から適用する。
(経過措置)
2 この訓令の適用の際現に存するこの訓令の規定により令和の元号又はその略号を用いることとなる中土佐町訓令の規定に基づく様式による用紙は、当分の間、当該元号又はその略号を用いる部分を訂正し、なお使用することができる。
附則(令和2年10月15日訓令第9号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和8年1月9日訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和8年4月1日訓令第3号)
この規程は、公布の日から施行する。
別表(第26条関係)
各文書の保存年限の分類基準
第1種 永年保存 | |
|
|
| (1) 町議会に関する重要なもの (2) 条例、規則、告示、訓令、達、指令の原議及び関係書類 (3) 郷土史の資料となるもの (4) 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通牒及び往復文書で永年保存の必要のあるもの (5) 町の広報 (6) 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの (7) 退職金及び遺族年金、扶助料に関するもの (8) 褒賞及び儀式に関する文書 (9) 審査請求、訴訟及び和解に関する重要なもの (10) 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの (11) 事務の引継ぎに関する重要なもの (12) 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの (13) 財産、営造物及び町債に関するもの (14) 町税、徴収に関する特に重要なもの (15) 寄附受納に関する重要なもの (16) 認可、許可又は契約に関するもの (17) 隣接市町村との分合に関するもの (18) 事業及び事業計画に関する重要なもの (19) 工事に関する特に重要なもの (20) 原簿、台帳等で特に重要なもの (21) 原簿、文書引継書 (22) 法令に基づく各種台帳 (23) その他永年保存の必要を認められるもの |
第2種 10年保存 | |
|
|
| (1) 町議会に関するもの (2) 備品の出納に関する重要なもの (3) 予算決算及び出納に関する重要なもの (4) 補助金に関する重要なもの (5) 職階、進退、身分等人事に関するもの (6) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの (7) 官報、県報 (8) 原簿、台帳等で重要なもの (9) 徴税その他公租、公課に関するもの (10) 外国人登録に関するもので重要なもの (11) その他10年保存の必要を認められるもの |
第3種 5年保存 | |
|
|
| (1) 外国人登録に関するもので、10年保存以外のもの (2) 調査、統計、報告、証明等に関するもの (3) 財産、営造物に関するもので永年保存以外のもの (4) 給与に関する重要なもの (5) 重要文書の発受に関するもの (6) 工事又は物品に関するもの (7) その他5年保存の必要を認められるもの |
第4種 3年保存 | |
|
|
| (1) 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの (2) 予算、決算及び出納に関するもの (3) 給与に関するもの (4) 照会、回答その他往復文書に関するもの (5) 出勤、遅参、早退、休暇、出張等の願及び届に関するもの (6) その他3年保存の必要を認めるもの |
第5種 1年保存 | |
|
|
| 永年保存から3年保存以外のもので、おおむね次に掲げるもの (1) 文書の収受、発送処置に関するもの (2) 忌報、身分、住所等の届けに関するもの (3) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの (4) 消耗品、受払に関する特に軽易なもの (5) 軽易な照会、回答その他の文書 (6) 処理を終わった一時限りの願、届及びこれに関するもの |
第6種 常用 | |
|
|
| (1) 台帳に関するもの (2) その性質上、完結することなく、利用するもの |
