(趣旨)

第1条　この規程は、本市における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書作成義務)

第3条　事案を処理する場合は、原則として文書を作成しなければならない。

(文書事務処理の原則)

第4条　文書に関する事務処理は、文書管理システムによって行うことを原則とする。

(文書事務の統括)

第5条　総務課長は、本市における文書事務を統括する。

(課長の責務)

第6条　課長は、所管する課における文書事務の円滑適正な処理に努め、文書取扱主任に対し必要な指示をしなければならない。

(文書取扱主任)

第7条　文書事務を円滑適正に処理するため、課に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任の職務)

第8条　文書取扱主任は、次に掲げる事項について関係職員を指導する。

(文書の種類)

第9条　文書の種類は、おおむね次に掲げるとおりとする。

(総務課等の備付簿冊)

第10条　総務課に次の簿冊を置く。

(文書管理システムで管理する簿冊)

第11条　次の簿冊は、文書管理システムにより課が管理する。

(簿冊の作成)

第12条　前2条に規定する簿冊は、会計年度により作成するものとする。ただし、議案番号簿及び法規文書等番号簿は、暦年により作成するものとする。

(文書の記号、分類番号及び番号)

第13条　文書には、次に定めるところにより記号、分類番号及び番号を付けなければならない。ただし、回覧等の後、即時廃棄する軽易な文書については、記載を省略することができる。

(到達文書の取扱い)

第14条　本市に到達した文書は、総務課において収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。なお、電子文書の処理については次章に定めるところによる。

(特殊郵便物等の取扱い)

第15条　前条第1項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書は、当該各号に定めるところにより処理しなければならない。

(郵便料金の未払又は不足の文書の処理)

第16条　本市に到達した文書で郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。

(勤務時間外に到達した文書の処理)

第17条　勤務時間外に到達した文書は、当直員から引継ぎを受けた後、第14条及び第15条の規定により処理しなければならない。

(担当課で直接収受できる文書)

第18条　直接担当課で収受する必要のある文書は、担当課で収受し、処理することができる。

(文書の収受手続)

第19条　文書取扱主任は、第14条又は第15条の規定により配布を受けた文書及び前条の規定により直接担当課で収受した文書並びに課相互間で発する文書(以下「庁内文書」という。)で収受したものを、次に定めるところにより自ら処理するもののほか、担当者に処理させなければならない。

(他の課に関係のある収受文書の取扱い)

第20条　収受した文書のうち2以上の課に関係のある文書は、速やかに関係課に回覧するか、又は写しを送付し、必要がある場合は写しをもって同時に照会する等適当な措置を講じなければならない。

(収受文書の閲覧)

第21条　第19条の規定により収受した文書は必要な関係職員に供覧するとともに、次に掲げるものは、速やかに課長の閲覧に付し、その指示を受けなければならない。

(処理方針及び即日処理の原則)

第22条　課長は、収受した文書の処理に当たり、自ら処理するもののほか、当該事務を担当する係長(以下「担当係長」という。)に処理方針を示し、絶えず文書の処理に留意し、事案が完結するまでその経過を把握しておかなければならない。

(ファクシミリで受信した文書の収受)

第23条　第19条から前条までの規定は、ファクシミリで受信した文書の収受について準用する。

(LGWAN文書の受信)

第24条　LGWAN文書を受信した場合は、総務課長又は当該文書の担当課の文書取扱主任は、次に掲げるところにより処理を行わなければならない。

第25条　総務課長は、前条の規定により受領した当該文書を、当該文書に係る事務を所掌する課の文書取扱主任に配布する。

(電子メールの収受)

第26条　課の組織用電子メールアカウントあての電子メールは、課長が指名した組織用電子メール受信担当者が受信し、自ら収受処理を行う場合を除き、速やかに担当者に転送しなければならない。

(電子文書の収受)

第27条　課で収受し、又は配布を受けた電子文書は、文書取扱主任又は担当者が文書管理システムに必要事項を登録し、当該電子文書を添付文書として保存する。

(収受した電子文書の処理)

第28条　第20条から第22条までの規定は、収受した電子文書の処理について準用する。

(起案)

第29条　起案は、原則として文書管理システムによるものとし、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところにより行わなければならない。

(起案文書の作成)

第30条　起案文書は、次に定めるところにより作成すること。

(発信者名及びあて先名)

第31条　施行を要する文書の発信者名は、原則として市長その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職氏名とする。ただし、事務連絡等軽易と認められるものについては、課長名等の職氏名を用いることができる。

(事務担当の表示)

第32条　施行する文書には、必要に応じて当該文書の末尾に課名、係名及び電話番号等を表示する。

(回議の順序)

第33条　起案文書は、必要な関係職員に供覧の上、担当係長から順次所属上司の承認を経て、決裁権者の決裁を受けなければならない。

(合議)

第34条　起案文書で他課に関連のあるものは、課長の決裁を得た後、関係課長に合議しなければならない。

(議案等の合議)

第35条　次に掲げる文書は、総務課に合議し、審査を受けなければならない。

(重要文書等の取扱い)

第36条　重要又は秘密の文書は、封筒に入れる等関係者以外の者に見られないように取り扱わなければならない。

(代決及び後閲)

第37条　決裁権者が出張又は休暇その他の事由により不在であるときに、決裁規程の定めるところにより代決する者は、次の各号に掲げる文書に応じ、当該各号に定めるところにより、その旨を明らかにしなければならない。

(回議中の訂正)

第38条　回議を受けた者が、起案文書の内容を加除訂正したときは、その記録を残し、特に重要な訂正の場合は、その理由を記入しなければならない。

(合議文書の処理)

第39条　決裁規程の規定により合議を受けた者は、直ちに意見を調整し、異議のないときは承認し、意見があるときは理由を付して起案文書を担当課に差し戻さなければならない。

(決裁文書を変更し、又は廃案した場合の処置)

第40条　重要な合議事件であって、上司の命によりその原案を変更し、又は廃案したときは、起案者においてその旨を合議先に通知しなければならない。

(決裁日)

第41条　決裁権者が決裁を行ったとき(決裁権者の決裁後に合議を受けた場合は当該合議が終了したとき)は、決裁済みの起案文書(以下「決裁文書」という。)に決裁日を記入しなければならない。

(議案、法規文書等の処理)

第42条　議会の議案又は議会に報告する案件は、決裁文書及び添付文書の写し(以下「決裁文書等」という。)を総務課長に送付しなければならない。条例、規則、訓令、告示又は公告(以下「法規文書等」という。)を公示又は令達しようとするときも、また同様とする。

(電話又は口頭による照会等の取扱い)

第43条　電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その要領を明記し、この規程により処理しなければならない。

(作成文書の登録)

第44条　職員が組織的に用いるものとして職務上作成した文書は、決裁文書以外のものも文書管理システムに必要事項を登録しなければならない。

(施行する文書の確認)

第45条　施行を要する文書は、決裁文書との照合を行わなければならない。

(公印)

第46条　施行を要する文書は、法令等で定めるものを除き、すべて公印を押さなければならない。ただし、豊後高田市公告式条例第2条第2項及び第3条の規定により公布する法規文書(以下「法規文書」という。)並びに軽易な文書は、公印を省略することができる。

(電子署名)

第47条　LGWANの文書交換システムを利用して文書を送信するときは、公印の押印が必要な文書については、公印に代えて電子署名を付与する。

(文書の発送)

第48条　文書の発送は、総務課、地域総務一課及び地域総務二課(以下「総務課等」という。)において郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便の発送(以下「郵送等」という。)により行うものとする。

(発送手続)

第49条　文書取扱主任は、郵送等を要する文書を取りまとめ、郵便物等差出簿に必要事項を記入して、午後4時までに総務課等に送付しなければならない。

(総務課等における処置)

第50条　総務課等は、発送文書の送付を受けたときは、郵便物等差出簿と郵送等文書とを照合の上、その量目及び料金を検査し、郵便の発送によるときは、料金後納郵便物差出票により発送しなければならない。

(ファクシミリによる文書の施行)

第51条　照会、回答、通知、依頼、送付、報告等で次の各号のいずれにも該当する文書は、ファクシミリにより施行することができる。

(LGWAN文書交換システムによる文書の施行)

第52条　LGWANの文書交換システムにより文書を発信するときは、担当課の文書取扱主任が送信するものとする。ただし、これにより難いときは、総務課等において送信する。

(電子メールによる文書の施行)

第53条　軽易な電子文書については、LGWANの電子メール機能を用いた電子メールを利用して施行することができる。この場合においては、電子署名の付与を省略することができる。

(庁内文書の施行)

第54条　庁内文書は、文書管理システムによるシステム施行、職員共通システムの電子掲示板、電子会議室等への掲載、庁内電子メールによる送付等の電子的方法で施行することを原則とする。

(文書整理の原則)

第55条　文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際して支障がないよう、あらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。

(文書管理システムの運用管理)

第56条　文書管理システムの運用管理は、総務課長が行う。

(簿冊の登録及び作成)

第57条　文書取扱主任は、文書を保管するための簿冊を、次に定めるところにより作成する。

(文書の編集)

第58条　担当者は、次に定めるところにより文書を簿冊に編集しなければならない。

(保存期間及び標準色)

第59条　完結文書の保存期間の種別及びその編集に当たっての標準色は、次のとおりとする。ただし、法令等で保存期間について別に定めのあるものは、当該法定期間によることができる。

(文書の完結日)

第60条　文書の完結の日は、次の各号に定める区分に従い、当該各号に定める日とする。

(保存期間の起算)

第61条　完結文書の保存期間は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、文書番号が暦年によるものは、当該文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(完結文書の引継ぎ)

第62条　第57条の規定により編集した文書(電子文書を除く。)で保存期間が3年以上のものは、文書取扱主任が文書管理システムで引継ぎの処理を行い、保存期間の起算開始年度の翌年度に総務課長等に引き継がなければならない。

(完結文書の保管)

第63条　前条に規定する文書以外のものは、担当課において保管するものとする。

(引継文書の審査)

第64条　総務課長等は、文書の引継ぎを受けたときは、編集及び保存期間の適否について審査しなければならない。

(引継文書の保存)

第65条　総務課長等は、前条に規定する審査の結果、適当と認めた文書(以下「保存文書」という。)を書庫へ収納し、所定の年限保存しなければならない。

(書庫の管理)

第66条　総務課長等は、書庫を管理し、保存文書の整理整とんに努めなければならない。

(文書の管理者)

第67条　保存文書は総務課長等が、保存文書以外の完結文書は課長が管理する。

(保存文書の貸出閲覧)

第68条　保存文書は、必要に応じ貸出し又は閲覧に供するものとする。

(文書の廃棄)

第69条　保存期間が満了した文書は、総務課長等の指示により、文書管理システムにおいて登録を行った後、速やかに廃棄しなければならない。

(廃棄上の注意)

第70条　廃棄しようとする文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、電子文書にあっては復元することができないよう消去する措置を、電子文書以外の文書にあっては焼却、裁断等適当な処置をしなければならない。

(その他)

第71条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、別に定める。