(目的)

第1条　この規程は、鎌ケ谷市における文書の取扱いについて基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施及び文書管理の適正化を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書管理の原則)

第3条　文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、管理しなければならない。

(文書主管課長の職務)

第4条　文書を主管する課長(以下「文書主管課長」という。)は、文書事務の全般を総括する。

(所管課長の職務)

第5条　所管課長は、常に当該所管課における文書事務の円滑かつ適正な処理及び保有個人情報の保護に留意し、その促進に努めなければならない。

(文書主任)

第6条　所管課に文書主任を置く。

(文書の種類)

第7条　文書の種類は、おおむね次に定めるとおりとする。

(文書の分類)

第8条　職員は、文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄を適正かつ円滑に行うため、常に文書を整理分類しなければならない。

(文書分類表)

第9条　文書主任は、毎会計年度当初に、あらかじめ所管課において当該会計年度に発生する簿冊を把握し、当該簿冊ごとに文書主管課長が定める文書分類記号を付し、当該簿冊名その他必要な事項を記入した文書分類表(別記第1号様式)を文書管理システムに登録し、文書主管課長に提出しなければならない。

(文書記号、番号及び日付)

第10条　施行する文書には、辞令、表彰状その他文書主管課長が必要ないと認めた文書を除き、次の各号に掲げるところにより、別表に定める文書記号、番号及び日付を付さなければならない。

(到達した文書の取扱い)

第11条　到達した文書は、すべて文書主管課において受領するものとする。ただし、直接所管課に到達した文書は、当該到達した所管課において受領するものとする。

(勤務時間外に到達した文書の取扱い)

第12条　勤務時間外に到達した文書は、守衛が受領し、当該文書を文書主管課に引き継がなければならない。

(配布文書の転送及び返付)

第13条　所管課長は、配布を受けた文書のうち、所掌に属さないものがあるときは、次により転送又は返付しなければならない。

(文書の収受)

第14条　文書主任は、文書主管課から配布を受けた文書及び直接所管課において受領した文書は、次に掲げるところにより収受しなければならない。

(収受文書の処理)

第15条　文書主任は、文書を収受したときは、職員をして、必要な事項を文書管理システムに登録し、収受供覧書(別記第5号様式)(兼票(収受供覧と同時に起案する文書)を除く。)を作成させるとともに、押印した受付印に文書番号を記入させ、所管課長の供覧に供さなければならない。ただし、軽易な文書にあっては、この限りでない。

(文書の起案)

第16条　文書の起案は、別に定める場合を除き、起案書(別記第6号様式)の必要な事項を文書管理システムに登録することで行うものとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、当該各号の定めるところによる。

(起案の要領)

第17条　起案する文書(以下「起案文書」という。)は、次の各号に定めるところにより、平易かつ簡明に起案しなければならない。

(合議)

第18条　起案文書のうち、他の部及び課に関係がある場合は、必要に応じ、当該関係する部又は課等に合議しなければならない。

(文書の審査)

第19条　文書主任は、起案書の所定の欄に記入漏れがないかを審査し、文書主任欄に押印しなければならない。

(施行日)

第20条　文書の施行日は、令達文書にあっては、公布、公示又は令達の日とし、その他の文書にあっては、発送又は送達の日等とする。

(文書の記名)

第21条　令達文書及び市から市以外の団体又は個人に送達する文書には、市長が補助機関に委任し、又は代理させた事項及び法令により補助機関の権限に属する事項に係るものを除き、市長名を用いなければならない。ただし、軽易な文書にあっては、この限りでない。

(公印及び契印)

第22条　施行する文書には、鎌ケ谷市公印規則(昭和39年鎌ケ谷市規則第10号)に定めるところにより公印を押印するとともに、契印を押印しなければならない。ただし、庁内文書又は軽易な文書は、これを省略することができる。

(文書の浄書及び印刷)

第23条　文書の浄書及び印刷は、所管課が行うものとする。ただし、文書主管課長が必要と認めたものは、文書主管課において印刷することができる。

(文書の発送)

第24条　文書等を発送しようとするときは、郵便、民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便、その他効率的な方法により文書主管課より発送するものとする。

(文書整理の原則)

第25条　文書主任は、その取扱文書について常に整理し、重要なものは非常災害時に際して支障がないように適当な処理をし、紛失、盗難、火災等の予防を講じなければならない。

(文書の編冊)

第26条　文書主任は、文書分類表に従い完結文書を次の各号の定めるところにより速やかに編冊しなければならない。

(常用文書)

第27条　完結した文書のうち、所管課において常用する必要がある文書(以下「常用文書」という。)については、他の文書と区分して整理しなければならない。

(文書の保管等)

第28条　所管課長は、編冊した文書は、文書が完結した年度の翌年度(暦年による場合は完結した年の翌年)が経過するまで、所管課において適正に保管しなければならない。

(文書の保存期間)

第29条　文書の保存期間は、別に定める基準に従い、次のとおりとする。

(保存期間の変更)

第30条　所管課長は、保存期間を経過した文書であって廃棄手続がされていないもの(以下「保存期間経過文書」という。)のうち、更に保存する必要があると認めたものについては、文書主管課長と協議のうえ、当該保存期間経過文書の保存期間を延長することができる。

(保存期間の起算)

第31条　保存期間は、暦年によって編冊する文書にあっては、文書の完結した日の属する年の翌年1月1日から、会計年度によって編冊する文書にあっては、文書の完結した日の属する年度の終了した日の翌日から起算する。

(保管文書の引継ぎ)

第32条　文書主任は、第28条の保管期間を経過した文書のうち、保存期間3年以上で常用文書以外の文書については、文書保存カード(別記第12号様式)を添え、文書主管課長に引き継がなければならない。

(引継文書の整理)

第33条　文書主管課長は、保存文書及び文書保存カードを常に整理しておかなければならない。

(書庫の管理)

第34条　書庫は、文書主管課長が統制管理し、その出し入れについては、文書主管課の文書主任の指示に従わなければならない。

(保存文書の貸出等)

第35条　保存文書の貸出しを受けようとする職員は、保存文書貸出簿(別記第13号様式)に必要事項を記入のうえ、文書主管課長の承認を得なければならない。

(保存文書の廃棄)

第36条　文書主管課長は、保存期間を経過したもので、保存の必要がないと認める文書は、文書廃棄目録(別記様式第14号)を作成し、廃棄しなければならない。ただし、歴史文書にあっては、この限りでない。

(マイクロフィルム等への収録)

第37条　文書主管課長は、必要があると認める文書について、マイクロフィルム等に収録して保存することができる。

(委任)

第38条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は文書主管課長が別に定める。