2　前項ただし書の規定により、緊急を要するために文書によらずに事務処理をしたときは、事後において、当該事務の処理経過を文書で明らかにしておかなければならない。

3　オンライン及び電磁的記録の事務処理等については、別に定める。

2　文書の処理に当たる担当者(以下単に「担当者」という。)は、処理期限が定められている文書を当該処理期限内に処理することが困難と認めるときは、あらかじめ、その旨及び理由を課長等以上の上司に報告し、その承認を得なければならない。

2　文書主管課に、重要文書配布簿(様式第3号。以下「配布簿」という。)及び令達番号簿を備える。

3　外局庶務担当課に、配布簿を備える。

4　収発件名簿、指令番号簿及び令達番号簿は電磁的記録により備えるものとし、これらの様式は文書主管課長が定める。

2　文書分類表は、第26条に定める保存期間の区分ごとの基準に従い、文書の分類番号及び保存期間の細目を定めるものとする。

2　課長等は、前項の規定により収発件名簿に入力された内容と収発件名簿の番号が記入された文書を照合し、内容に不備がないことを確認したときは、収発件名簿の所定欄にその旨を入力しなければならない。

3　第1項本文の場合において、同一事件に係る文書については、その事件が完結するまでの間(同一会計年度に限る。)、第21条の規定により文書を発送した際に使用した番号と同一のものを用いることができる。この場合における同項本文の規定の適用については、同項本文中「押印し、収発件名簿に必要事項を入力する」とあるのは、「押印する」とする。

4　前項の場合においては、収発件名簿の所定欄に、その経過が分かるように必要事項を入力しなければならない。

5　第1項本文の規定にかかわらず、金券が同封されている文書を収受する場合、申請書等同種の文書を相当数収受する場合等、収発件名簿による処理が不適当と認められるときは、収発件名簿とは別に文書の処理簿を作成し、同項本文の規定に準じて、当該処理簿による処理をすることができる。

2　前項の規定にかかわらず、閲覧にとどまるもの、定例の報告又は軽易な文書については、当該文書の余白等に必要な事項を記載して処理することができる。

2　副市長以上の決裁を要する契約案は、財政部契約管財課に合議しなければならない。

3　小樽市情報セキュリティに関する規則(平成25年小樽市規則第20号)第2条第2号に規定する情報システムに係る契約案は、総合政策部デジタル推進室に合議しなければならない。

2　指令は、別表に掲げる室、課又は係ごとに、指令番号簿に件名を記載するとともに、「樽」の文字、同表記号の欄に掲げる記号、「指令」の文字及び当該文書に係る指令番号簿の番号を記載しなければならない。ただし、公の施設の使用に関するもの及び大量に交付するものについては、この限りでない。

2　市の掲示場に掲示する前項の文書は、原本と同一内容のものに市長の公印を押したものとする。

3　第1項の文書の掲示期間は、7日間とする。ただし、法令等(条例及び規則を含む。以下同じ。)に掲示期間の定めがあるものは、当該法令等の定めるところによる。

4　前項本文の規定にかかわらず、文書主管課長が特に必要と認める場合には、7日間を超えて掲示することができる。

2　庁達の施行者名は、副市長名を用いる。

3　対外文書(市長の補助機関以外に対する文書又は令達文書以外のものをいう。以下同じ。)の施行者名は、市長名を用いる。ただし、軽易な連絡文書等は、必要に応じ、市役所名、市名又は部名、室名、課名、職名等を用いることができる。

4　対内文書(市長の補助機関に対する文書をいう。)の施行者名は、職名を用いる。ただし、必要に応じ、部名、室名、課名等を用いることができる。

5　庁達及び対外文書には、公印を押印しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する対外文書には、公印の押印を省略することができる。

2　前項本文に規定する対外文書には、「樽」の文字、別表に掲げる室、課又は係ごとに同表記号の欄に掲げる記号及び当該文書に係る収発件名簿の番号を付さなければならない。この場合において、同一事件に係る文書については、その事件が完結するまでの間(同一会計年度に限る。)、第10条の規定により文書を収受し、又は配布を受けた際に使用した番号と同一のものを用いることができる。

3　課長等は、第1項の規定により収発件名簿に入力された内容と前項の規定により収発件名簿の番号が付された文書を照合し、内容に不備がないことを確認したときは、収発件名簿の所定欄にその旨を入力しなければならない。

4　第2項後段の場合においては、収発件名簿の所定欄に、その経過が分かるように必要事項を入力しなければならない。

2　前項本文の規定により、文書主管課を通じて文書を発送しようとする課等(建設部の課を含む。)は、郵便物として発送しようとする日の午後2時45分までに当該郵便物を文書主管課に提出しなければならない。

2　前項に規定する完結文書の編集は、次により作成した簿冊(以下「個別ファイル」という。)につづり込んで行うものとする。ただし、完結文書で個別ファイルにつづり込み難いものについては、必要事項を記載した表紙(様式第7号)を付けた保存箱等に収納することができる。

3　前項の規定にかかわらず、完結文書に添付された写真、図面等で、個別ファイルにつづり込み難いものについては、必要に応じて、個別ファイルから分離して編集することができる。この場合において、個別ファイルにつづり込んだ文書及び個別ファイルから分離して編集した文書には、それぞれ必要事項を記載した参照票(様式第10号)を添付しなければならない。

4　前3項の規定は、複数年度の完結文書若しくは分類の異なる完結文書を同一の個別ファイルにつづり込むこと又は文書分類表により同一のものとして分類した完結文書について細目的な種別に応じて分冊することを妨げない。この場合においては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

5　第18条第1項に規定する令達文書に係る前項の規定の適用については、同項中「複数年度の完結文書若しくは分類の異なる完結文書を同一の個別ファイルにつづり込むこと又は文書分類表」とあるのは、「文書分類表」とする。

2　前項の規定にかかわらず、法令等により保存期間が定められている文書又は時効が完成するまで証拠として保存する必要がある文書については、それぞれ法令に定める期間又は時効が完成するまでの期間を下回らない期間保存しなければならない。

2　前条第1項第2号に掲げる第2種に属する文書(以下「第2種文書」という。)は、おおむね、次のとおりとする。

3　前条第1項第3号に掲げる第3種に属する文書は、おおむね、次のとおりとする。

4　前条第1項第4号に掲げる第4種に属する文書は、おおむね、次のとおりとする。

5　前条第1項第5号に掲げる第5種に属する文書は、おおむね、次のとおりとする。

6　前条第1項第6号に掲げる第6種に属する文書は、前各項に掲げる文書以外の軽易なものとする。

2　前項の規定により引継ぎを受けた完結文書は、当該外局庶務担当課が保存しなければならない。

3　第1項に規定する課以外の課等の完結文書は、第25条に規定する編集を行った後、第1種文書及び第2種文書については毎年7月まで当該課等内で保管し、翌月中に文書主管課に引き継がなければならない。

4　前項の規定により文書主管課が引継ぎを受けた完結文書は、文書主管課が保存しなければならない。

5　第1項に規定する課の完結文書で同項に規定する文書以外のもの及び第3項に規定する課等の完結文書で同項に規定する文書以外のものは、それぞれ当該課等で保存しなければならない。

6　課長は所管事務に係る完結文書の保管及び保存に当たり、外局庶務担当課長及び文書主管課長は完結文書の保存に当たり、それぞれ、紛失、火災、盗難等の予防措置を講じておかなければならない。

2　外局庶務担当課長又は文書主管課長は、前条第1項又は第3項の規定による完結文書の引継ぎがあった場合には、その編集方法、保存文書台帳兼文書引継書等を審査した上で引継ぎを受けなければならない。この場合において、編集方法、保存文書台帳兼文書引継書等に不備があることを発見したときは、当該完結文書の引継ぎをした課等に対してその補正を指示しなければならない。

3　前項の規定による補正の指示を受けた課等は、その指示に従い、速やかに補正をした上で、補正後の当該完結文書、保存文書台帳兼文書引継書等を外局庶務担当課長又は文書主管課長に再提出しなければならない。

4　外局庶務担当課長又は文書主管課長は、完結文書の引継ぎを受けたとき(第2項後段の規定による補正の指示をした場合には、補正後の完結文書の引継ぎを受けたとき)は、保存文書台帳兼文書引継書に認印を押印し、そのうちの1部を完結文書の引継ぎをした課等に返付しなければならない。

2　前項の規定により貸出しを受けた文書は、他に転貸し、又は庁舎外に持ち出してはならない。ただし、外局庶務担当課長又は文書主管課長の承認を得た場合は、この限りでない。

2　第28条第5項の規定により課等で保存している文書の保存期間を変更しようとするときは、当該文書を保存している課等は、当該文書の保存期間満了前に、第25条第2項又は第4項の規定により当該文書に付けた表紙又は背表紙及び文書目録の保存期間の欄及び保存期間満了年月の欄の記載を変更し、同条第3項の規定により参照票を添付した文書がある場合には、当該参照票の保存期間の欄及び保存期間満了年月の欄の記載を変更しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成15年6月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、現に改正前の小樽市文書事務取扱規程の規定により作成された用紙がある場合は、これに必要な訂正を加えた上で使用することができる。

(庁達の施行者の特例)

3　第20条第2項の規定にかかわらず、庁達を施行する際、副市長に事故があり、又は副市長が欠けているときは、当該庁達の施行者名は、副市長名に代えて、総務部長名を用いるものとする。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年9月13日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年9月26日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に保存している助役及び収入役の事務引継ぎについての文書の保存期間については、なお従前の例による。

この訓令は、平成19年6月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年6月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成20年12月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成21年2月26日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月18日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年12月14日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年9月21日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年5月17日から施行する。

この訓令は、令和3年9月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年11月1日から施行する。

この訓令は、令和5年2月6日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

この訓令は、令和7年4月1日から施行する。