2　前項ただし書の規定により、緊急を要するために文書によらず事務処理をしたときは、事後において、当該事務の処理経過を文書で明らかにしておかなければならない。

3　電磁的記録の事務処理等については、別に定める。

2　文書の処理に当たる担当者(以下単に「担当者」という。)は、処理期限が定められている文書を当該処理期限内に処理することが困難と認めるときは、あらかじめ、その旨及び理由を課長以上の上司に報告し、その承認を得なければならない。

2　文書主管課に、重要文書配布簿(様式第3号。以下「配布簿」という。)及び令達番号簿を備える。

3　消防署消防課(以下「消防課」という。)に、配布簿を備える。

4　収発件名簿、指令番号簿及び令達番号簿は電磁的記録により備えるものとし、これらの様式は文書主管課の長(以下「文書主管課長」という。)が定める。

2　文書分類表は、第25条に定める保存期間の区分ごとの基準に従い、文書の分類番号及び保存期間の細目を定めるものとする。

2　課長は、前項の規定により収発件名簿に入力された内容と収発件名簿の番号が記入された文書を照合し、内容に不備がないことを確認したときは、収発件名簿の所定欄にその旨を入力しなければならない。

3　第1項本文の場合において、同一事件に係る文書については、その事件が完結するまでの間(同一会計年度に限る。)、第21条の規定により文書を発送した際に使用した番号と同一のものを用いることができる。この場合における同項本文の規定の適用については、同項本文中「押印し、収発件名簿に必要事項を入力する」とあるのは、「押印する」とする。

4　前項の場合においては、収発件名簿の所定欄に、その経過が分かるように必要事項を入力しなければならない。

5　第1項本文の規定にかかわらず、金券が同封されている文書を収受する場合、申請書等同種の文書を相当数収受する場合等、収発件名簿による処理が不適当と認められるときは、収発件名簿とは別に文書の処理簿を作成し、同項本文の規定に準じて、当該処理簿による処理をすることができる。

2　前項の規定にかかわらず、閲覧にとどまるもの、定例の報告又は軽易な文書については、当該文書の余白等に必要な事項を記載して処理することができる。

2　副市長以上の決裁を要する契約案は、財政部契約管財課に合議しなければならない。

3　小樽市情報セキュリティに関する規則(平成25年小樽市規則第20号)第2条第2号に規定する情報システムに係る契約案は、総合政策部デジタル推進室に合議しなければならない。

2　指令は、文書主管課又は消防本部予防課において指令番号簿に件名を記載するとともに、「樽」の文字、別表記号の欄に掲げる記号、「指令」の文字及び当該文書に係る指令番号簿の番号を記載しなければならない。

2　市の掲示場に掲示する前項の文書は、原本と同一内容のものに消防長の公印を押したものとする。

3　第1項の文書の掲示期間は、7日間とする。ただし、法令等(条例及び規則を含む。以下同じ。)に掲示期間の定めがあるものは、当該法令等の定めるところによる。

4　前項本文の規定にかかわらず、文書主管課長が特に必要と認める場合には、7日間を超えて掲示することができる。

2　対外文書(消防本部及び消防署以外に対する文書又は令達文書以外のものをいう。以下同じ。)の施行者名は消防長名又は消防署長名を用いる。ただし、軽易な連絡文書等は、必要に応じて、消防本部名、消防署名、課等名、職名等を用いることができる。

3　対内文書(消防本部又は消防署の内部の機関に対する文書をいう。)の施行者名は、職名を用いる。ただし、必要に応じ、消防本部名、消防署名、課等名等を用いることができる。

4　庁達及び対外文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な対外文書には、公印を省略することができる。

2　前項本文に規定する対外文書には、「樽」の文字、別表に掲げる課ごとに同表記号の欄に掲げる記号及び当該文書に係る収発件名簿の番号を付さなければならない。この場合において、同一事件に係る文書については、その事件が完結するまでの間(同一会計年度に限る。)、第10条の規定により文書を収受し、又は配付を受けた際に使用した番号と同一のものを用いることができる。

3　課長は、第1項の規定により収発件名簿に入力された内容と前項の規定により収発件名簿の番号が付された文書を照合し、内容に不備がないことを確認したときは、収発件名簿の所定欄にその旨を入力しなければならない。

4　第2項後段の場合においては、収発件名簿の所定欄に、その経過が分かるように必要事項を入力しなければならない。

2　前項本文の規定により、文書主管課を通じて文書を発送しようとする課等は、郵便物として発送しようとする日の午後2時30分までに当該郵便物を文書主管課に提出しなければならない。

2　前項に規定する完結文書の編集は、次により作成した簿冊(以下「個別ファイル」という。)につづり込んで行うものとする。ただし、完結文書で個別ファイルにつづり込み難いものについては、必要事項を記載した表紙(様式第7号)を付けた保存箱等に収納することができる。

3　前項の規定にかかわらず、完結文書に添付された写真、図面等で、個別ファイルにつづり込み難いものについては、必要に応じて、個別ファイルから分離して編集することができる。この場合において、個別ファイルにつづり込んだ文書及び個別ファイルから分離して編集した文書には、それぞれ必要事項を記載した参照票(様式第10号)を添付しなければならない。

4　前3項の規定は、複数年度の完結文書若しくは分類の異なる完結文書を同一の個別ファイルにつづり込むこと又は文書分類表により同一のものとして分類した完結文書について細目的な種別に応じて分冊することを妨げない。この場合においては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

5　第18条第1項に規定する令達文書に係る前項の規定の適用については、同項中「複数年度の完結文書若しくは分類の異なる完結文書を同一の個別ファイルにつづり込むこと又は文書分類表」とあるのは、「文書分類表」とする。

2　前項の規定にかかわらず、法令等により保存期間が定められている文書又は時効が完成するまで証拠として保存する必要がある文書については、それぞれ法令に定める期間又は時効が完成するまでの期間を下回らない期間保存しなければならない。

2　前条第1項第2号に掲げる第2種に属する文書(以下「第2種文書」という。)は、おおむね、次のとおりとする。

3　前条第1項第3号に掲げる第3種に属する文書は、おおむね、次のとおりとする。

4　前条第1項第4号に掲げる第4種に属する文書は、おおむね、次のとおりとする。

5　前条第1項第5号に掲げる第5種に属する文書は、おおむね、次のとおりとする。

6　前条第1項第6号に掲げる第6種に属する文書は、前各項に掲げる文書以外の軽易なものとする。

2　前項の規定により文書主管課が引継ぎを受けた完結文書は、文書主管課が保存しなければならない。

3　消防署に属する課等の完結文書のうち第1種文書及び第2種文書は、第24条に規定する編集を行った後、毎年8月中に、消防課に引き継がなければならない。

4　前項の規定により引継ぎを受けた完結文書は、消防課が保存しなければならない。

5　第1項に規定する課等の完結文書で同項に規定する文書以外のもの及び第3項に規定する課等の完結文書で同項に規定する文書以外のものは、それぞれ当該課等で保存しなければならない。

6　課長は所管事務に係る完結文書の保管及び保存に当たり、文書主管課長及び消防課長は完結文書の保存に当たり、それぞれ、紛失、火災、盗難等の予防措置を講じておかなければならない。

2　文書主管課長又は消防課長は、前条第1項又は第3項の規定による完結文書の引継ぎがあった場合には、その編集方法、保存文書台帳兼文書引継書等を審査した上で引継ぎを受けなければならない。この場合において、編集方法、保存文書台帳兼文書引継書等に不備があることを発見したときは、当該完結文書の引継ぎをした課等に対してその補正を指示しなければならない。

3　前項の規定による補正の指示を受けた課等は、その指示に従い、速やかに補正をした上で、補正後の当該完結文書、保存文書台帳兼文書引継書等を文書主管課長又は消防課長に再提出しなければならない。

4　文書主管課長又は消防課長は、完結文書の引継ぎを受けたとき(第2項後段の規定による補正の指示をした場合には、補正後の完結文書の引継ぎを受けたとき)は、保存文書台帳兼文書引継書に認印を押印し、そのうちの1部を完結文書の引継ぎをした課等に返付しなければならない。

2　前項の規定により貸出しを受けた文書は、他に転貸し、又は庁舎外に持ち出してはならない。ただし、文書主管課長又は消防課長の承認を得た場合は、この限りでない。

2　第27条第5項の規定により課等で保存している文書の保存期間を変更しようとするときは、当該文書を保存している課等は、当該文書の保存期間満了前に、第24条第2項又は第4項の規定により当該文書に付けた表紙又は背表紙及び文書目録の保存期間の欄及び保存期間満了年月の欄の記載を変更し、同条第3項の規定により参照票を添付した文書がある場合には、当該参照票の保存期間の欄及び保存期間満了年月の記載を変更しなければならない。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成22年3月18日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年3月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年3月17日から施行する。ただし、第12条第4号及び第18条第2項の改正規定は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

この訓令は、令和8年4月1日から施行する。