○垂水市情報公開事務取扱規程
平成21年6月12日
訓令第10号
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めがあるもののほか、垂水市情報公開条例(平成13年条例第1号。以下「条例」という。)及び垂水市情報公開条例施行規則(平成13年規則第14号。以下「規則」という。)に基づき、情報公開に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(情報公開の窓口等)
第2条 情報公開に関する事務を取り扱う窓口(以下「公開窓口」という。)として、総務課に情報公開室を設置する。
2 公文書を所管する課等(以下「担当課」という。)に直接、開示請求や問い合わせ等があった場合は、情報提供で対応できる場合を除き、公開窓口に案内を行うなど適切な対応に努めるものとする。
3 当該担当課において、従来から提供していた情報又は開示請求の手続をとるまでもなく提供できる情報は、情報公開制度にはよらず、地方公務員法(昭和25年法律第261号)第34条第1項の守秘義務の規定による制約のもと、従来どおり担当課の判断により情報の提供で対応するものとする。
(情報公開の事務分掌)
第3条 公開窓口が行う事務は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 情報公開についての相談、案内及び受付に関すること。
(2) 開示請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。
(3) 情報公開について各実施機関との連絡調整に関すること。
(4) 公文書の閲覧又は写しの交付等の実施に関すること。
(5) 公文書の写しの交付に要する費用の徴収に関すること。
(6) 垂水市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。
(7) 情報公開の実施状況の公表に関すること。
(8) 情報提供に関すること。
(9) その他情報公開制度についての総合的な調整に関すること。
2 担当課で行う事務は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 情報公開についての相談及び案内に関すること。
(2) 開示請求に係る公文書の特定に関すること。
(3) 開示請求に係る公文書の開示・不開示の決定に関すること。
(4) 公文書の開示に係る第三者の意見の聴取の実施に関すること。
(5) 公文書の開示に係る開示・不開示の決定期限延長及び期限特例の決定に関すること。
(6) 開示を決定した公文書の説明に関すること。
(7) 担当課に係る情報の収集及び提供に関すること。
2 相談の内容によっては、公文書の開示請求によらなくとも、情報提供ができるもの又は他の制度の利用によるべきものは、それぞれ次の各号に掲げる対応をするものとする。
(1) 情報の提供 従来から情報提供されているもの、市が作成する刊行物、行政資料及び調査報告書等で、公表を目的として作成されたもの及び既に公表されているもので開示が可能なもの等については、情報の提供で対応するものとする。この場合において、必要に応じて担当課へ案内するものとする。
(2) 他の制度の利用 他の法令等の規定により閲覧等をすることができるものについては、条例に基づく開示が行われない場合があるので、これに該当する場合はその旨を説明し、担当課への案内等を行うものとする。
(1) 法令等が対象者を限定している場合において、当該対象者以外の者から公文書の開示請求があったとき。
(2) 法令等が閲覧等の期間を限定している場合において、当該期間外に公文書の開示請求があったとき。
(3) 法令等が閲覧等の対象となる公文書の範囲を限定している場合において、当該公文書以外の関係する公文書の開示請求があったとき。
(4) 法令等が閲覧又は縦覧の手続についてのみ定めている場合において、公文書の開示のうち、写しの交付の請求があったとき。
(5) 法令等が謄本、抄本その他の写しの交付の手続のみを定めている場合において、公文書の開示のうち閲覧又は視聴の請求があったとき。
(公文書の特定)
第5条 公文書の開示として対応すべきものと判断される場合は、文書目録等により、当該文書の件名又は内容について特定するものとする。この場合において、公開窓口において、必要に応じ、請求のあった公文書を所掌する担当課に連絡の上、職員の立会いを求める等により、迅速かつ正確な公文書の特定に努めるものとする。
2 開示請求があった公文書が、当該公文書を作成した担当課に複数存在するときは、当該公文書を最初に作成した課等の公文書とするものとする。
3 開示請求があった公文書の担当課が特定できないときは、公開窓口で担当課を定めるものとする。
4 公文書を特定するに当たっては、当該公文書に係る事務事業の主体となっている課等をもって担当課とする。ただし、会計課が保管する支出命令書等の公文書は、統一的運用を図るため、担当課と会計課で協議のうえ対応するものとする。
(公文書の不存在)
第6条 開示請求のあった公文書が不存在であることが明らかである場合は、請求者にその旨を説明し、請求書を受け付けた後に不存在が判明した場合は、請求者に請求の取下げを依頼するものとする。
2 請求を取り下げないときは、請求者に対し不開示決定通知書(規則別記第4号様式)を送付するものとする。
(開示請求書の受付)
第7条 開示請求は原則として、規則に規定する請求書に必要事項を記入し、提出することにより行う。
2 口頭又は電話等による開示請求は認めないが、特別な事情があり文書による請求が困難な場合には、公開窓口において口頭による請求を認めるものとする。この場合において、口頭による請求を受けた職員が請求書に代筆するものとする。
3 複数の公文書についての請求は、原則として1枚の請求書により請求することができるが、同一人から複数の担当課に対する請求となる場合には、担当課ごとに請求書を作成するよう指導するものとする。
4 請求書の記載内容については、次の各号に掲げる事項を確認するものとする。
(1) あて先については、開示請求に係る公文書を管理している実施機関の名称が記載されていること。
(2) 請求者欄については、郵便番号・住所・氏名・電話番号は、開示請求しようとする者及び開示決定等の通知先を特定するために正確に記載されていること。
(3) 請求する公文書の件名及び内容欄については、請求された公文書を特定するためのものであるため、個別の件名が記載されていることが望ましいが、受付時において特定することが困難である場合には、請求者が知りたいと思う情報の内容について、公文書を特定することができる程度に具体的に記入を求めること。
(4) 開示の実施方法の区分欄については、公文書の閲覧、視聴、写しの交付又は写しの送付のいずれかの請求であるかが分かるように該当する番号に○印を付けてあること。
(5) 請求又は利用目的欄については、該当する番号に○印が付けてあること。
5 開示請求に当たっての必要な要件が満たされている場合には、郵送で開示請求書を提出できるものとする。ただし、ファクシミリを利用して送信された場合は、誤送信及びプライバシー保護の観点から原則として認めないものとする。
6 請求書の記載事項に記入漏れがあるなど形式上の不備がある場合は、開示請求者に対して当該箇所の補正を求めるものとする。
7 郵送により、開示請求書が提出された場合には、前項の補正は文書で求めるものとする。
8 請求が、次の各号のいずれかに該当する場合には、原則として、請求書を受け付けないものとし、その旨を請求者に説明すること。
(1) 請求書の補正に応じないとき。
(2) 請求の対象が条例で規定する公文書以外のものであるとき。
(3) 請求に係る公文書が、他の法令等に基づく閲覧等の手続が定められているとき。
(4) 請求に係る公文書が、図書館その他の市の施設において市民の利用に供することを目的として管理している図書刊行物等であるとき。
(請求者への説明等)
第8条 開示請求の受付に当たっては、開示請求者に対し、次の各号に掲げる事項を説明するものとする。
(1) 開示請求に係る公文書の開示決定等は、即日に開示の決定ができないときは、請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に行うが、やむを得ず30日間を限度として延長することもあり、その場合は、後日その期間及び理由を書面で通知すること。
(2) 開示決定等は書面により通知し、開示する場合は、開示を実施する日時及び場所について書面で通知すること。
(3) 公文書の写し等の交付を受ける場合は、公文書の写し等の交付に必要な費用を開示請求者が負担しなければならないこと。
(4) 前号に規定する費用に加え、請求者が郵送を希望する場合は、これに加え郵送に必要な費用を負担しなければならないこと。
(請求書受理後の取扱い)
第9条 請求書を受理したときは、請求書の担当課欄に必要事項を記入し、その写しを2部作成し、1部を開示請求者に交付し、1部を担当課に送付するとともに、当該請求書の原本を公開窓口で保管するものとする。
2 請求書に基づいて開示請求の受付簿を作成し、当該請求の事務処理結果について、情報公開事務処理簿(別記第1号様式)に整理しておくものとする。
(開示・不開示決定の事務手続)
第10条 請求書の写しの送付を受けた担当課は、垂水市文書管理規程(平成13年訓令第3号)に定める手続に従い、請求書に収受印を押し、受付事務の処理をする。
(開示・不開示決定の決裁)
第11条 開示・不開示の決定に係る決裁は、前条第2項及び第3項に定める検討、協議及び意見聴取等の結果を踏まえ、担当課において垂水市役所事務決裁規程(昭和44年訓令第5号)に基づく決裁を行うものとする。この場合において、関係課及び総務課と合議するものとする。
3 担当課は、開示・不開示の決定に係る協議等の結果を踏まえ、慎重に開示又は不開示を決定する。この場合において、起案文書には次の各号に掲げる書類を添付するものとする。
(1) 決定通知書の案
(2) 開示請求に係る公文書の写し
(3) 第三者からの意見聴取に係る起案文書又は第三者から提出された意見書及び参考資料
(4) 開示請求書の写し
(5) 決定期間の延長又は特例の適用をした場合は、その関係通知書の写し
(6) その他開示・不開示の決定について必要と認めた書類
4 開示・不開示の決定に係る起案文書は、担当課で保管するものとする。
(開示・不開示決定の通知)
第12条 担当課は、原則として、開示請求があった日の翌日から起算して15日以内に開示決定等を行わなければならない。ただし、条例第6条第2項の規定により補正を求めた場合、その補正に要した日数は、その期間に算入しない。
2 前項に規定する期間の満了日が、閉庁日に当たるときは、閉庁日後最初の開庁日を期間の満了日とする。
4 担当課は、前項に規定する決定通知書の写しを2部作成のうえ、1部を総務課に送付し、1部を保管するものとする。
5 決定の通知書の記入方法は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 公文書の件名欄については、開示請求のあった公文書の件名を正確に記入することとする。この場合において、件名欄には複数の公文書の件名を記入することができる。
(2) 公文書の開示の日時欄については、公文書の開示を実施する日時は、開示決定の通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日から数日以後の正規の勤務時間内の日時を指定することとする。この場合において、請求者と事前に電話等により打ち合わせるなどして、請求者の都合のよい日時を指定するように努め、日時の指定に当たっては、あらかじめ総務課と協議することとする。
(3) 全部開示決定又は部分開示決定を行うに際して、第三者から意見の聴取を行い、反対意見書が出された場合には、当該全部開示決定又は部分開示決定の日から開示を行う日までの間には、当該第三者が不服申立手続を講ずるのに必要な期間を確保するものとする。
(4) 公文書の開示場所欄については、公文書の開示は、原則として、情報公開室で行うものとすることとする。ただし、事務に支障等がある場合は、担当課は、総務課と協議の上、別に開示する場所を指定することができる。
(6) 一部開示しない理由が消滅する時期欄については、不開示決定を行う時点において、1年以内に条例第7条各号のいずれかに該当する理由が消滅することにより、公文書の開示の実施ができることになることが明らかな場合は、その期日を記入することとする。
(1) 年月日欄は、当該決定をした日を記入すること。
(2) 反対意見書の受理日欄は、反対意見書を市が受理した日を記入すること。
(3) 決定した理由欄は、条例第7条各号のいずれかに該当しない理由又は開示の公益性を具体的に記入すること。
(4) 開示決定の日は、開示等決定をした日を記入すること。
(5) 公文書の開示の日は、当該公文書の開示請求者へ通知した決定通知書の公文書の開示の日を記入すること。
(開示決定等期限の延長)
第14条 担当課は、事務処理上の困難その他正当な理由により開示決定等の期限を延長する場合は、開示請求があった日の翌日から起算して30日以内に開示決定等期限延長通知書(規則別記第5号様式)により、開示請求者に通知するものとする。
2 延長通知書の記入方法は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 年月日は、当該決定のあった日を記入すること。
(2) 公文書の件名欄は、請求書の同欄の中に記載されている内容をそのまま又は請求者が請求した内容であることが分かる程度に要約して記入すること。
(3) 条例第11条第1項の規定による決定期間欄は、請求を受けた日の翌日の年月日とその日から起算して15日目の年月日を記入すること。
(4) 延長期間欄は、30日間を限度として、開示等の決定を行うことを延長した日数と、延長後の決定期限の年月日を記入すること。
(5) 延長の理由欄は、決定期間の延長を必要とする理由を具体的に記入すること。
3 決定期限の延長を行った場合は、担当課は、開示決定等期間延長通知書の写しを総務課に送付するものとする。
(開示決定等期限の特例)
第15条 担当課は、開示請求に係る公文書が著しく大量であるため、開示請求があった日の翌日から起算して30日以内にそのすべてについて処理することで通常の事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合は、開示請求に係る公文書のうち相当の部分について15日以内に開示決定等をし、残りの公文書については相当の期間内に開示決定等を行うことができる。この場合において、担当課は、請求があった日の翌日から起算して15日以内に開示決定等期限特例延長通知書(規則別記第6号様式)により、開示請求者に通知するものとする。
2 担当課は、開示決定等期限の延長を行った後、更に開示決定等期限の特例を適用することはできない。
3 担当課は、開示決定等の期限の特例を適用した場合は、開示決定等期限特例通知書の写しを総務課に送付するものとする。
(公文書の開示)
第16条 公文書の開示の方法は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 文書又は図画の開示の方法
ア 閲覧の方法
原則として、原本を閲覧に供するものとする。ただし、原本を閲覧に供することにより、当該公文書を汚損し、又は破損するおそれがあるとき、日常業務に使用している台帳等を提示する場合で、提示することにより日常業務に支障をきたすとき、部分開示を行う場合その他正当な理由があるときは、原本を複写した物を閲覧に供するものとする。この場合において、複写に要する費用は徴収しないものとする。
イ 写しの作成及び交付の方法
公文書の写しの作成に用いる用紙の規格は，原則として、A4判の用紙とし、当該公文書(マイクロフィルムにあっては，プリントアウトしたものをいう。)を等倍で複写して作成するものとすることとする。ただし、図面の写しを作成する等原本がA4判を超える大きさの場合は、A3判又はB4判の用紙を使用して複写することとする。
ウ 部分開示の方法
(ア) 開示部分と不開示部分がページ単位で区分できる場合は、不開示部分をページ単位で切り離す等により開示することとする。
(イ) 開示部分と不開示部分が同一ページにある場合は、不開示部分を黒色の遮へい物で覆って複写したもの又は該当ページを複写した上で、不開示部分を黒インク等で塗りつぶし、再度複写したもの等により開示することとする。
(2) 電磁的記録の開示の方法
ア 録音テープ又はビデオテープに記録された情報の場合は、再生用機器等を用いて視聴させることとする。
イ 同一の録音テープ又はビデオテープ中に不開示情報が含まれている場合は、これを分離することは技術的に困難であることから、不開示情報が含まれている録音テープ又はビデオテープについては開示を行わないこととする。
ウ その他の電磁的記録
当該電磁的記録に不開示情報が含まれていない場合は、ディスプレイ装置に出力したものの視聴、当該電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧(文書又は図画で保有していないものに限る。)若しくは交付又はフレキシブルディスクに複写した複製物の交付によることとする。
エ 同一電磁的記録の中に不開示情報が含まれている場合は、当該電磁的記録を用紙に出力した上で、不開示部分を黒インク等で塗りつぶし、これを複写したもの等により開示することとする。
(公文書の開示の実施)
第17条 公文書の開示の実施は、次の各号に掲げるとおり行うものとする。
(1) 文書の開示は、あらかじめ公文書開示決定通知書により指定した日時及び場所で実施するものとし、担当課の職員は、当日までに当該公文書を公開窓口に搬入しておくものとする。
(2) 文書の開示を実施するに当たっては、担当課の職員及び総務課の職員が立ち会うものとすることとする。
(3) 開示を実施する際には、請求者に対して、全部開示決定通知書又は部分開示決定通知書を提示するよう求めるものとすることとする。
(4) 前号の規定により全部開示決定通知書又は部分開示決定通知書の提示を受けたときは、当該通知書に記入された公文書と公文書の開示を受けようとする公文書とが一致することを確認するものとする。
(5) 公文書を開示する方法及び写しの交付を行う場合においては、その数量及び写しの作成箇所等を請求者に対し確認するものとする。
(6) 請求者が、指定の日時に指定の場所に来なかった場合は、請求者と相談の上、別の日時に公文書の開示を実施できることとする。この場合において、新たに開示決定の通知書は、交付しないものとすることとする。
(写しの費用徴収等)
第18条 写しの費用は、総務課において徴収する。
附則
この訓令は、平成21年6月12日から施行する。
附則(平成28年3月23日訓令第4号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年8月31日訓令第7号)
この訓令は、平成29年9月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日訓令第5号の2)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
