○垂水市消防本部文書管理規程
平成13年7月19日
消防本部訓令第1号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、消防本部の文書管理について、基本的な事項を定めることにより、文書管理を確保するとともに、文書事務の効率化及び適正化を図るものとする。
(1) 文書 消防本部の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、フイルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、消防本部の職員が組織的に用いるものとして、消防本部が保有しているものをいう。
(2) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(3) 電子署名 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより変換される文書について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(事案の処理及び取扱いの原則)
第3条 事案の処理は、すべて文書によるものとする。
2 文書は、事務能率の向上に役立つように正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過及び責任の所在を明確にし、適正に管理しておかなければならない。
(総務課長の職責)
第4条 総務課長は、消防本部における文書事務を総括するとともに、消防本部に到達する文書の収受、配布、発送及び文書保存の事務を行う。
2 総務課長は、各係における文書事務の処理状況について、必要な調査を行い、文書事務が適正かつ迅速に処理されるようその指導及び改善に努めなければならない。
(文書取扱責任者)
第5条 消防本部に文書取扱責任者を置き、次長をもって充てる。
2 文書取扱責任者は、消防本部における文書事務を総括し、常に職員に文書の処理及び作成方法を習熟させ、文書事務が適正かつ迅速に処理されるよう事務処理の促進に努めなければならない。
(文書主任及び文書取扱者の設置)
第6条 文書取扱責任者の文書事務を補佐するため、消防本部に文書主任及び文書取扱者を置く。
2 文書主任は、総務課庶務係長をもって充てる。
3 文書取扱者は、総務課庶務係の中から総務課長が指名する。
(文書主任及び文書取扱者の職務)
第7条 文書主任は、文書取扱責任者の命を受けて、次に掲げる事務を処理する。
(1) 起案文書(第14条各号の規定に係る起案文書を除く。)の審査に関すること。
(2) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(3) 文書の整理、保管及び保存文書の引継ぎに関すること。
(4) 保管文書の廃棄処分に関すること。
(5) 文書処理の進行管理に関すること。
(6) 文書事務の改善指導及び適正化に関すること。
(7) 文書が所定の場所に適切に収納されるよう常に点検整理すること。
(8) 総合行政ネットワーク文書の受信及び配布に関すること。
(9) 総合行政ネットワーク文書の発送に関すること。
(10) 電子署名に関すること。
(11) その他文書処理に関し、必要と認められること。
2 文書取扱者は、文書主任の事務を補佐し、文書主任に事故があるときは、その事務を代行する。
(文書処理の年度)
第8条 文書事務に関する年度区分は、会計年度(以下「年度」という。)とする。ただし、それにより難いものは、暦年によることができる。
(文書番号)
第9条 収発文書には、消防本部の記号及び番号からなる文書番号を付けなければならない。ただし、軽易な文書にあっては、それを省略することができる。
2 消防本部の記号は、「垂消」とする。
3 文書番号は、年度ごとの文書管理システムから出力された一連番号とする。ただし、年度により難いものは、暦年ごとに付けることができる。
(公示、令達等の番号)
第10条 条例、規則並びに市長名による告示及び訓令の番号は、垂水市総務課(垂水市課設置条例(昭和35年条例第11号)第2条に規定する総務課をいう。以下「市総務課」という。)において、法規公示令達番号簿により暦年ごとに付けるものとする。
2 消防長名による告示及び訓令の番号は、消防本部において、告示訓令番号簿により付けるものとする。
3 指令文書の番号は、消防本部において、指令番号簿により年度ごとに付けるものとする。
第2章 文書の配布及び収受
(消防本部における収受)
第11条 文書主任は、垂水市文書管理規程(平成13年垂水市訓令第3号)第11条の規定により市総務課から文書の配布を受けたときは、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 個人あての親展文書は、開封せずに封筒の余白に消防本部の受付印(別記第1号様式)を押し、名あて人に配布する。
(2) 文書は前号に定めるものを除き、すべて開封し、当該文書の上部余白に受付印を押すとともに、所要事項を文書管理システムに登録し、文書番号を当該文書の受付印の番号欄に記入するものとする。
(3) 軽易な文書類(新聞、雑誌、案内書及び通常郵便物第二種から第四種等を含む。)は、前号の規定にかかわらず、受付印の押印を省略することができる。
2 文書主任は、市総務課から配布を受けた文書で消防本部の事務に属さないものがあるときは、次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 主管課(垂水市課設置条例第2条に規定する課をいう。以下同じ。)が明らかな文書(書留等郵便物を除く。)は、速やかに、当該主管課へ転送するものとする。
(2) 主管課が明らかでない文書及び書留等郵便物は、速やかに市総務課へ返付するものとする。
(総合行政ネットワーク文書の受信及び処理)
第11条の2 総合行政ネットワーク文書は、文書主任が受信し、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証する。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信する。
2 文書主任は、前項の規定により受信した文書を速やかに用紙に出力し、当該文書の余白に電子署名付文書印(別記第2号様式)を押し、第11条第1項第2号の規定による処理を行い、担当係長に配布しなければならない。
3 担当係長は、受領した文書を第12条の規定により処理しなければならない。
第3章 文書の処理
(収受文書の取扱い)
第12条 担当係長は、文書主任から収受文書の配布を受けたときは、担当係長が自ら処理する場合を除き、次に掲げるところにより担当者に処理させるものとする。
(1) 収受文書が起案による処理が必要なものは、速やかに、処理案を起案しなければならない。
(2) 起案に着手する前に供覧する必要がある文書については、速やかに、関係者に供覧しなければならない。
(3) 収受文書が起案による処理を必要とせず、供覧によって完結するものは、速やかに、供覧しなければならない。
(起案)
第14条 文書の起案は、起案用紙(別記第3号様式)を用いて行うものとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 処理について、一定の帳票が定められているもの。
(2) 軽易な事務又は供覧にとどまるもので、文書整理カード(別記第4号様式)を用いるもの。
(起案要領)
第15条 起案は、次の各号に掲げるところにより、処理しなければならない。
(1) 原則として、1件ごとに作成するものとする。ただし、関連した事項のものについては、同一表題の下にまとめることができる。
(2) 起案が収受文書に基づく場合は、その収受文書を添えなければならない。
(3) 起案者は、起案年月日、文書番号、保存期間等必要な事項を起案書の所定欄に記入し、文書管理システムに所要事項を登録した上、認印しなければならない。
(4) 文案には、起案理由、参照法令条文、調査事項、前例その他参考事項を記載し、又は関係書類を添付し、起案の根拠、理由、経過等を明らかにしなければならない。ただし、事案が定例又は軽易なものにあっては、この限りでない。
(5) 起案文書の字句を加除又は訂正したときは、その箇所に訂正者の認印を押すこと。
(6) 起案に当たって経費を伴う場合は、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載しなければならない。
(7) 公布を要する文書は、公布文を記載し添付すること。
(8) 2課以上に関係する事案については、関係の最も深い課で起案し、関係のある課に合議すること。
(9) 合議の順序については、関係の最もある係を先にし、起案書の合議欄にそれを表示するものとする。
(10) 急を要するもの又は説明を要するものは、起案者又はその上司が持参するものとし、機密に属するものは「秘」の字を起案書の注意欄に朱書し、さらに必要があるときは封筒に入れる等の配慮をし、紛失のおそれのあるものには台紙を付けるものとする。
(文書の発信者名等)
第16条 文書の発信者名は、文書の性質又は内容により、市名、市長名、副市長名、消防本部名、主幹課長名、消防団名又は消防団長名を用いるものとする。ただし、法令等に定めのあるときは、当該法令等の定めるところによるものとする。
2 文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ担当者の課名、職名、氏名及び電話番号を記載するものとする。
(文書作成の要領)
第17条 文書等の作成に当たっては、次の点に留意しなければならない。
(1) 情報公開を前提に、プライバシーなどには十分に配慮し、市民に分かりやすい形式及び表現となるよう文書等を作成すること。
(2) 前例や習慣にとらわれず、事務の目的と根拠が明確になるよう、事務の流れに沿って文書等を作成すること。
(3) 経過記録として必要とされる会議、交渉又は協議の結果等については、その件名、日時、出席者名及び具体的内容を記入した文書等を作成すること。
(回議)
第18条 起案文書は、垂水市役所事務決裁規程(昭和44年訓令第5号。以下「市決裁規程」という。)及び垂水市消防長専決規程(昭和60年訓令第3号。以下「消防長専決規程」という。)による当該事務の決裁区分に従い、担当者から順次直属の上司を経て決裁権者又は専決権者に回議し、決裁又は専決を受けるものとする。
2 決裁又は専決の権限を有する者(以下「決裁責任者」という。)が不在の場合は、市決裁規程の定めるところにより代決することができる。ただし、重要と認められるものについては、事後速やかに決裁責任者の認印を受けなければならない。
3 決裁責任者以外の者が不在の場合は、認印をすべき箇所の上部に「後閲」と表示し、回議することができる。この場合においては、起案者は、事後速やかに不在であった者の認印を受けなければならない。
4 第2項の規定により、代決するときは、認印したものの右上部に「代」と朱書きしなければならない。
(合議)
第19条 事案の処理及び施行が、他の課に直接関係のある文書は、当該関係課に合議しなければならない。ただし、会議等において決定した事項は、関係課へ合議を省略することができる。
2 消防長は、前項ただし書の規定により合議を省略したときは、直ちに決定又は処理した事項を関係課に通知し、又は連絡しなければならない。
3 関係課長は、合議を受けた事項について意義のないときは認印のうえ、直ちに回付しなければならない。
4 合議を受けた事項について意義のあるときは、主管課長に協議し、なお意見が相違して協議が一致しないときは、双方の意見を具し上司の決裁を受けなければならない。
5 特に重要若しくは異例な文書又は急を要する文書その他必要と認める文書の合議は、関係課長の参集を求めて協議し、全員の同意をもって合議にかえることができる。
(総務課長の審査)
第20条 次に掲げるものの起案文書は、消防長の回議を受けた後、市総務課庶務係長を経て、市総務課長の審査を受けなければならない。
(1) 条例、規則並びに市長名で発する告示及び訓令
(2) 例規となる市長名で発する通達及び要綱
(3) 事件議決に係る議会提出議案
(4) 市長名で発する指令その他の文書で重要又は異例なもの
(決裁文書の処理)
第21条 起案者は、起案文書について決裁がなされたときは、直ちに、起案用紙の所定の欄に決裁年月日を記入するとともに、文書管理システムに必要な事項を登録しなければならない。
第4章 文書の施行
(浄書及び照合)
第22条 決裁を終えた起案文書で浄書の必要のあるものは、担当係において浄書及び照合を行うものとする。
(公印の押印)
第23条 発送文書には、垂水市公印規程(昭和60年訓令第1号)及び垂水市消防公印規程(平成5年消防本部訓令第1号)の定めるところにより、発送する文書を当該決裁文書に添えて公印の管理者に提示し、その承認を得た上、所定の箇所に公印を押さなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、照会、回答、通知、報告及び依頼の文書にあっては、特に必要があるものを除き、公印の押印を省略することができる。
3 行政処分、契約又は証明に関する文書その他特に必要と認められる文書には、契約印、割り印又は必要に応じて訂正印を押さなければならない。
(電子署名)
第23条の2 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発送する文書については、文書主任が電子署名を付与しなければならない。
2 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発送しようとする文書に電子署名を受けようとする者は、当該文書に係る決裁文書を添えて文書主任に電子署名の付与を請求するものとする。
3 文書主任は、前項の規定による請求を受けたときは、当該請求に係る当該総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより発送しようとする文書の内容の照合をし、相違ないことを確認したときは、電子署名を付与するものとする。
(文書の発送)
第24条 文書の発送は、原則として消防本部において行う。
2 市内の振興会及び各世帯に配布を要する文書は、あらかじめ定められた市内文書発送日程の前日の午後4時までに発送文書棚に入れて置かなければならない。
(総合行政ネットワーク文書の浄書、照合及び発送)
第24条の2 総合行政ネットワーク文書の浄書及び照合については、第22条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの端末機(以下「端末機」という。)への入力をもって浄書とみなし、端末機に入力した内容と決裁文書との確認をもって照合とみなす。
2 総合行政ネットワーク文書の発送は、文書主任が行うものとし、端末機より送信されたときに発送されたものとみなす。
(電子メール及びファクシミリによる文書の送受信)
第25条 電子メール及びファクシミリを利用した文書の送受信は、次の各号に掲げるすべてに該当するものであること。
(1) 公印の押印を省略した文書
(2) 消防長決定事案の文書
(3) 保存年限が1年の文書
(4) 秘密の取扱いを要しない文書
(5) 垂水市情報公開条例(平成13年条例第1号)第7条及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第78条の規定に該当しない文書
第5章 文書の管理
(文書の管理)
第26条 文書は、ファイリング・システムにより管理する。
(文書の保管単位)
第27条 文書の保管は、消防本部において行う。
(ファイリング責任者及びファイリング担当者)
第28条 文書を適正に分類及び管理するため消防本部にファイリング責任者及びファイリング担当者を置く。
2 ファイリング責任者は、総務課庶務係長をもって充てる。
3 ファイリング責任者は、総務課長の命を受け、次に掲げる事項を行う。
(1) 文書の整理、分類、保管、引継ぎ及び保存に関すること。
(2) 文書の廃棄に関すること。
(3) ファイル基準表(垂水市文書管理規程別記第5号様式を準用する。)に関すること。
(4) ファイリング・システムの維持管理に関すること。
(5) ファイリング・システムによる文書の取扱いの指導、改善その他消防本部内におけるファイリング・システムの運営を管理すること。
4 ファイリング担当者は、保管単位の係長をもって充てる。
5 ファイリング担当者は、ファイリング責任者を補佐する。
(保管用具)
第29条 文書の整理、分類及び保管は、キャビネット及びファイリング用具を使用して行うものとする。ただし、事務室の状況により総務課長が適当と認めるときは、この限りでない。
2 キャビネットは、可能な限り消防本部の一定箇所に集中配列すること。
3 キャビネットの増減は、文書の収納状況を調査の上、総務課長が決定する。
(文書の分類)
第30条 文書を系統的かつ体系的に管理するため、すべての文書をファイルボックスに収納し、そのファイルボックスを用いて、大分類、中分類必要があれば任意分類に区分するものとする。ただし、収納量の都合上、1ファイルボックスに2つ以上の異なる文書を収納する場合は、色ラベルを用いてこれを区分するものとする。
(文書等の整理及び保管)
第31条 文書等は、執務中を除いて、所定の場所に置かなければならない。
2 文書は、原則として個別フォルダーに収納し、さらに各分類ごとに所定のファイルボックスにこれを収納し、キャビネット内の所定の位置に保管するものとする。
3 処理が完結していない文書は、未処理ボックスに入れて整理し、保管するものとする。ただし、未処理ボックスに入れて整理し、保管することが適当でないものについては、所定の場所に収納して整理し、保管するものとする。
4 各課に共通する文書は、市総務課長が別に定める全庁共通ファイル基準表に従い、整理保管しなければならない。
5 ファイリング責任者は、第2項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適切な文書については、総務課長の許可を得て、その他のキャビネット、保管庫、書棚等に収納することができる。
(保管文書等の点検及び整理)
第32条 ファイリング担当者は、日々文書等の整理に心掛け、原則として毎月末にファイリングシステム維持管理チェックリスト(垂水市文書管理規程別記第6号様式を準用する。)による点検を実施するものとする。
2 ファイリング責任者は、前項に規定する点検の結果を2月ごとに総務課長に提出し、点検を受け、ファイリングシステムの維持管理について、徹底するものとする。
(保存期間等)
第33条 ファイリング責任者は、当該年度に発生した文書を随時精査し、保存する文書と保存する必要がない文書に選別しなければならない。
2 前項に規定する保存する必要がない文書は、次に掲げるものとする。
(1) 軽易な通知、回答、案内状等の文書であって、後日参照の必要のないもの
(2) 他の記録と内容が重複している文書
(3) 単に事務の経過を記録した文書
(4) その他次長が保存する必要がないと認めた文書
(1) 第1種 永年
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
(5) 第5種 1年
(6) 第6種 その他
5 第3項第1号に規定する第1種の文書は、市総務課長の指示に従い、消防長が10年ごとにその内容を見直し、保存年限を検討するものとする。
(1) 帳簿類 帳簿の閉鎖の日。ただし、加除式の帳簿類から除冊された帳簿にあっては、当該帳簿から除冊した日
(2) 出納に関する証拠書類 当該出納があった日
(3) 契約文書 当該契約事項の履行が終わった日
(4) その他の文書 当該文書の事案の処理が終わった日
(保存期間の起算日)
第35条 第33条第3項に規定する文書の保存期間の起算日は、年度によるものは完結日の属する年度の翌年度の4月1日、暦年によるものは完結日の属する年の翌年の1月1日とする。
(完結文書の区分)
第36条 完結文書は、年度ごとに区分し、整理しなければならない。ただし、年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年ごとに区分するものとする。
2 4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に所属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、当該会計年度に区分するものとする。
(完結文書の保管)
第37条 前条の規定により区分された完結文書のうち次に掲げるものは、消防本部において保管するものとする。
(1) 前年度及び前年の完結文書
(2) 現年度及び現年の完結文書
(ファイル基準表の作成)
第38条 消防長は、毎年4月1日までに前年度に発生し、保管すべき文書に係るファイル基準表を2部作成し、その1部を保管し、他の1部を市総務課長に提出しなければならない。
(完結文書の保存)
第39条 第37条に規定する完結文書以外の完結文書は、年度当初に文書庫に収納し、保存するものとする。
2 消防長は、前項の規定により完結文書を保存しようとするときは、文書保存リスト(垂水市文書管理規程別記第7号様式を準用する。)を作成し、市総務課長に提出しなければならない。
3 保有すべき文書のうち使用頻度の高いものについては、市総務課長と協議の上、長期継続保管として消防長が保管することができるものとする。
(保存文書の管理)
第40条 文書庫で保存する完結文書(以下「保存文書」という。)は、消防長が管理するものとする。
(保存文書の閲覧)
第41条 保存文書を閲覧しようとする職員は、保存文書閲覧簿(垂水市文書管理規程別記第8号様式を準用する。)に所要事項を記入し、総務課長の支持に従い閲覧しなければならない。
(保存文書の貸出)
第42条 保存文書を借用しようとする職員は、保存文書貸出簿(垂水市文書管理規程別記第9号様式を準用する。)に所要事項を記入し、総務課長の承認を受けなければならない。
2 保存文書の借用期間は、5日以内とする。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。
3 保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書について、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない。
4 保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書を庁外に持ち出そうとするときは、あらかじめ総務課長の承認を受けなければならない。
(保存文書の廃棄)
第43条 保存文書の保存年限が経過したときは、市総務課長の指示に従い、消防長が廃棄するものとする。ただし、市史の貴重な資料と認められるものについては、この限りでない。
2 前項の廃棄文書において、保存年限を延長する必要が生じたものについては、市総務課長に申し出るものとする。
3 消防本部において保管しているもので保存年限が経過したものは、消防長がその文書の廃棄を決定するものとする。
附則
(施行期日)
この訓令は、平成13年8月1日から施行する。
附則(平成14年11月27日消防本部訓令第2号)
この訓令は、平成14年12月1日から施行する。
附則(平成17年5月10日消防本部訓令第2号)
この訓令は、平成17年6月1日から施行する。
附則(平成18年7月12日消防本部訓令第3号)
この訓令は、平成18年7月12日から施行する。
附則(平成19年3月23日消防本部訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月30日消本訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表1(第33条関係)
第1種 永久保存(10年ごとに見直し)する文書
1 条例、規則その他重要な例規の原議に関する文書
2 国又は県の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち重要なもの
3 通知、申請、届出、報告、進達等で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの
4 市議会の議案書、議決書、会議録等に関する文書
5 職員の任免、賞罰その他人事に関する文書
6 叙位叙勲に関する文書
7 年金、退職手当、公務災害補償等に関する文書
8 行政不服審査、訴訟、和解等に関する文書で重要なもの
9 原簿、台帳、図面、調査研究報告書、統計書、年報等で特に重要なもの
10 市有財産の取得、処分に関する文書で重要なもの及び市有財産の登記に関する文書
11 市の沿革及び市史の資料となる文書
12 市行政の総合的な計画その他特に重要な事業の計画に関する文書
13 契約書及び覚書並びに認可等で特に重要なもの
14 前各号に掲げるもののほか、将来の例証又は参考となる文書で永久保存する必要があると認められる文書
第2種 10年保存する文書
1 告示に関する文書で重要なもの
2 国又は県の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書
3 通知、申請、届出、報告、進達等で将来の例証となる文書
4 重要な事業の計画に関する文書
5 諮問、答申等に関する文書で重要なもの
6 契約書等で重要なもの
7 各種統計、原簿、台帳、図面等で重要なもの
8 人事及び給与に関するもので重要なもの
9 許可又は認可に関する文書で重要なもの
10 工事の設計書等で重要なもの
11 前各号に掲げるもののほか10年間保存する必要があると認められる文書
第3種 5年保存する文書
1 照会、回答、通知、申請、報告及び届出に関する文書で重要なもの
2 諮問、答申等に関する文書
3 出納に関する文書
4 契約書等
5 貸付金及び補助金に関する文書
6 調査、統計に関する文書
7 前各号に掲げるもののほか5年間保存する必要があると認められる文書
第4種 3年保存する文書
1 復命書、出張命令簿、年次有給休暇簿及び時間外(休日)勤務命令簿
2 照会、回答、通知、申請、報告及び届出に関する文書で軽易なもの
3 予算及び決算に関する文書
4 文書の収受及び発送に関する文書
5 証明に関する文書
6 前各号に掲げるもののほか3年間保存する必要があると認められる文書
第5種 1年保存する文書
1 照会、回答、通知、申請、進達等の文書で特に軽易なもの
2 軽易な帳簿
3 原簿又は台帳に記入が終了した届出等に関する文書
4 前各号に掲げるもののほか1年間保存する必要があると認められる文書
第6種 その他
第1種から第5種までのいずれにも属さない文書
