○明和町文書等取扱規程
平成16年12月1日
訓令第4号
明和町文書規程(昭和40年訓令第1号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第15条)
第2章 文書等の受領、配布及び収受(第16条―第18条)
第3章 文書等の処理(第19条―第31条)
第4章 文書等の施行(第32条―第37条)
第5章 文書等の整理、保管及び保存(第38条―第51条)
第6章 文書等の廃棄(第52条―第55条)
第7章 補則(第56条・第57条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、法令その他別に定めるもののほか、本町における文書等の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書等 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム、電磁的記録その他これらに類するものをいう。
(2) 文書 法規文書、公示文書、令達文書、一般文書、帳簿、台帳、カード、資料、電磁的記録その他これに類するものから出力又は採録されたものをいう。
(3) 図面 施設図面、地図、地籍図等をいう。
(4) 写真 工事写真、記録写真、航空写真等をいう。
(5) フィルム ネガフィルム、スライドフィルム、映画フィルム、マイクロフィルム等をいう。
(6) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(7) 課(室) 明和町事務分掌条例(平成6年条例第3号)第1条に規定する課、明和町事務分掌規則(平成6年規則第1号)第2条に規定する室及び同規則第3条第1項に規定する会計課をいう。
(8) 係 明和町事務分掌規則第2条に規定する係、同規則第3条第3項に規定する出納係及び同規則第8条第5項の規定により編成された組織をいう。
(9) 課等 課(室)又は係をいう。
(10) 主務課(室) 当該文書等に係る事務を所掌する課(室)をいう。
(11) 主務係 当該文書等に係る事務を所掌する係をいう。
(12) 主務課等 主務課(室)又は主務係をいう。
(13) 所属長 会計管理者及び課(室)の長をいう。
(14) 主務課長等 当該文書等に係る事務を所管する所属長をいう。
(15) 情報 明和町情報公開条例(令和4年条例第19号)第2条第2号に規定する公文書をいう。
(16) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(17) 保管 現年度(現年)及び前年度(前年)の文書等を主務課等の事務室内に収納することをいう。
(18) 保存 保管期間が経過した文書等を書庫等に収納し、管理することをいう。
(19) 未完結文書 供覧によって完結する文書等で供覧が終わらないもの、施行を要する文書等で施行が終わらないもの及び施行を要しない文書等で決裁が終わらないものをいう。
(20) 完結文書 供覧によって完結する文書等で供覧が終わったもの、施行を要する文書等で施行が終わったもの及び施行を要しない文書等で決裁が終わったものをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書等の取扱いは、明和町処務規則(昭和39年明和村規則第2号)第8条に定めるもののほか、すべて所属長が中心となり、絶えず文書等の迅速な処理に留意して、案件が完結するに至るまで、その経過を明らかにし、かつ、適正な管理に努めなければならない。
(文書等の取扱いの年度)
第4条 文書等の取扱いに関する年度は、会計年度をもって行うものとする。ただし、これにより難いと認められるものにあっては、この限りでない。
(総務課長の職責)
第5条 文書等の受領、配布、収受及び発信並びに文書等の整理、保管及び保存の取扱いに関する事務(以下「文書等取扱事務」という。)が、適正かつ迅速に行われるように、必要な調査を行うとともに、その指導及び改善に努めなければならない。
(所属長の職責)
第6条 所属長は、常に所属の職員をして文書等の処理及び作成に習熟させ、文書等取扱事務が適正かつ迅速に処理されるように事務処理の促進に努めなければならない。
(文書等取扱主任)
第7条 所属長の文書等取扱事務を補佐するため、所属に文書等取扱主任(以下「取扱主任」という。)1名を置く。
2 取扱主任は、所属長が選任する者をもって充てる。
3 第1項の規定にかかわらず、附置組織及び附置施設を有する所属長にあっては、当該附置組織及び附置施設に取扱主任を置くことができる。この場合において、取扱主任は所属長が選任する。
4 所属長は取扱主任を選任し、又は選任替えしたときは、その氏名を総務課長に報告しなければならない。
(取扱主任の職務)
第8条 取扱主任は、所属長の命を受け、次の事務に従事する。
(1) 文書等の収受及び発信に関すること。
(2) 文書等の審査(書式、用字及び用語の適性化)に関すること。
(3) 文書等の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(4) 文書等の持出し及び貸出しに関すること。
(5) 情報の公開に関すること。
(6) 文書等の個人情報保護に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、文書等取扱事務に関し必要なこと。
(取扱主任会議)
第9条 総務課長は、文書等取扱事務に関し、総合的な連絡調整を図る必要があると認められるときは、取扱主任会議を招集することができる。
第10条 削除
(文書の種類)
第11条 文書の種類は、おおむね次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 公示文書
ア 告示 法令の規定又は権限に基づき、処分又は決定した事項を町内一般又は一部に公示するもの
イ 公告 法令で公告する旨規定されているもの又は告示以外で一定の事項を一般に公示するもの
(3) 令達文書
ア 訓令 町長がその権限の行使又は職務の執行について、所属の機関又は職員に対し、指揮命令するもの
イ 指令 申請又は願いに対して許可、認可、承認等をするもの
ウ 達 特定の個人、法人又は団体に対して命令、禁止、取消等の処分をするもの
(4) 一般文書
ア 内部文書 伺、上申、内申、復命、事務引継、辞令、供覧等に関するもの
イ 往復文書 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、依頼、報告、協議、申請、進達、副申、証明、勧告、通知等に関するもの
ウ 契約文書 契約、協定、請書、覚書等に関するもの
エ その他の文書 議案、委嘱、書簡、表彰、式辞等前各号に掲げる文書以外の文書
(文書の書式)
第12条 文書は左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるもので、縦書きが必要とするものについては、縦書きとすることができる。
(1) 条例、規則、訓令その他の規程の形式をとる公文書並びに告示及び公示
(2) 法令等の規定により様式が縦書きに定められているもの
(3) 他の官公庁で様式を縦書きに定めているもの
2 法規文書、公示文書及び令達文書等の書式については、別に定める。
(文書作成の原則)
第13条 文書等の作成に当たっては、次の各号に留意しなければならない。
(1) 情報公開を前提に、個人情報保護などに充分配慮するほか、町民にわかりやすい形式及び表現となるよう配慮すること。
(2) 町民あての文書等は、町民と行政とが対等、協力関係にあることを念頭に置き、適切な表現を用いて作成すること。
(3) 前例や慣例にとらわれず、事務の目的と根拠を自覚して、事務の流れに沿って文書等の作成を行うこと。
(4) 会議、交渉又は協議の結果等については、日時、会議場所、双方の出席者氏名、件名、具体的内容等を記入した文書等の作成を行うこと。
2 文書は、次の各号により作成しなければならない。
(1) 文書の用紙規格は、A4版を原則とする。
(2) 文体は、「である」又は「ます」を基調とする口語体を用い、横書きは左書きを、縦書きは右書きを主体とする。
(3) 文書は、漢字と平仮名を用いる。ただし、外国の地名、外来語等は、片仮名を用いることができる。
(4) 文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名は、それぞれ常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名のつけ方(昭和48年内閣告示第2号)によること。
(6) 文書には、必ず濁点、半濁点をつけ、句読点又は( )、「 」等の符号を用いて読みやすく、わかりやすくする。
(文書等の記号及び番号)
第14条 文書等には、文書記号、文書番号及び日付を附して処理しなければならない。
(1) 法規文書及び公示文書 町名を冠し、別記様式第1号による条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿又は公告番号簿により番号を付ける。
(2) 訓令 町名を冠し、訓令番号簿(別記様式第2号)により番号を付ける。
(3) 指令及び達 町名を冠し、その次に括弧を付して課(室)名の首字(総務課は「総」、総務課政策室は「政」、税務課は「税」とする。以下同じ。)及び別記様式第3号による指令番号簿並びに達番号簿により番号を付ける。
3 前項の番号は、毎年1月1日に始まり、12月31日に終るものとする。ただし、同一事件の完結するまで同一番号を使用し、往復の回数に従い順次支号をつけるものとする。
4 一般文書の記号は、別表第1のとおりとする。
5 一般文書の番号(以下「文書番号」という。)は、文書番号簿(別記様式第4号)により、課(室)単位で年度による一連番号とする。
6 文書番号は、年度内の同一事件の文書については、同一番号を用いることができる。
(1) 証明、表彰等に関する文書
(2) 課等の内部又は相互間においてのみ施行する文書
(3) 法令等の規定により文書番号に代わる番号を付与することとされている文書
(4) 前各号に掲げるもののほか、総務課長が適当と認める文書
(文書の記名)
第15条 外部に対する文書等の記名は、原則として町長名を用いなければならない。ただし、往復文書等で軽易なものについては、副町長又は町名を用いることができる。
2 前項の規定にかかわらず、軽易な文書は、所属長名を用いることができる。
第2章 文書等の受領、配布及び収受
(受領)
第16条 町に到達した文書等は、総務課において受領するものとする。ただし、主務課等に直接到達した文書等は、当該主務課等において受領するものとする。
2 受領した文書等は、封筒等の余白に受領印(別記様式第5号)を押さなければならない。
3 郵便料金の未納又は不足の文書等は、総務課長又は所属長が公務に関するものであると認めるものに限り、未納又は不足の郵便料金を支払って受領することができる。
4 勤務時間後又は勤務を要しない日、若しくは休日に到達した文書等の取扱いについては、明和町職員服務規程(平成20年明和町訓令第11号)第28条の定めるところによる。
(配布)
第17条 総務課において受領した文書等は、次の各号により取り扱うものとする。
(2) 書留、内容証明、配達証明等とされた郵便物による文書等(以下「特殊文書」という。)は、開封せずに特殊文書等受領簿(別記様式第6号)に必要事項を記入し、宛名の者の属する所属の所属長又は取扱主任に配布して収受印を徴する。ただし、主務課等の不明な文書等については、開封して処理することができる。
(3) 現金、金券及び収入印紙等は、特殊文書等受領簿に必要事項を記入し、あて名の者の属する所属の所属長又は取扱主任に配布して収受印を徴する。
(4) 入札書、見積書等その他即時に開封することが適当でないと認められるものは、開封せずに所属別に分類し、文書配布棚により主務課等に配布する。
2 前項第1号に掲げる文書等で審査請求書、請願書、訴状等で権利の効力に関係する文書等については、到達日時を余白に記入して受領者の認印を押し、その封筒を添付する。
3 2以上の課等に関係のある文書等で、主務課等を特定できないときは、最も関係の深いと認められる課等に配布するものとする。
4 主務課等において配布を受けた文書等が、第1項による配布手続きを経ないとき又は、その課等の主管に属さないときは、直ちに総務課に回付するものとする。
(収受)
第18条 各所属の取扱主任は、第15条第1項ただし書により直接到達した文書等又は前条の規定により配布を受けた文書等(以下、「収受文書」という。)について、文書番号簿に必要事項を記入して、文書番号を取得し、収受文書の余白に文書等収受印(別記様式第7号)を押し、文書番号を記入しなければならない。ただし、次の各号については、文書番号簿への記入及び文書等収受印の押印を省略することができる。
(1) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類するもの
(2) 法令等の規定により文書番号を付与することに代わる取扱いをする文書等
(3) その他軽易な文書等で処理経過を必要としないもの
(4) 前各号に掲げるもののほか、総務課長が適当と認めるもの
第3章 文書等の処理
(文書等の処理の原則)
第19条 所属長は、文書等の処理の中心となり、当該文書等に係る処理方針及び処理期限を示して文書等の迅速な処理を図り、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。
2 取扱主任は、収受文書を直ちに町長及び副町長の閲覧に供しなければならない。ただし、所属長等宛の文書等及び総務課長が閲覧に供する必要がないと認めた文書については、この限りでない。
3 所属長は、町長及び副町長の閲覧に供した後、収受文書の処理を担当すべき主務係又は職員(以下「担当職員」という。)へ当該収受文書を配布し、担当職員は、次に掲げるところにより、直ちにこれを処理しなければならない。
(1) 収受文書が起案による処理が必要なものは、速やかに、処理案を起案しなければならない。
(2) 起案に着手する前に供覧する必要がある収受文書については、速やかに、関係者に供覧しなければならない。
(3) 収受文書が起案による処理を必要とせず、供覧によって完結するものは、速やかに、供覧しなければならない。
(4) 供覧文書のうち他の課等に関係あるものは、その写しを送付することをもって、これに代えることができる。
(文書の起案)
第20条 文書の起案は、起案用紙(別記様式第10号)によらなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 処理について一定の帳票が定められているもの
(2) 定例的で軽易な事項の起案で、文書の余白に処分案を朱書するなど簡便な方法が効率的と所属長が認めたもの
2 重要な文書又は、上司の指示を受けて処理することが適当と認められる文書は、あらかじめ、上司の指示を受けなければならない。
(起案の方法)
第21条 文書の起案は、次の各号に掲げるところにより、丁寧かつ簡潔に起案する文書(以下「起案文書」という。)を作成しなければならない。
(1) 起案文書には、すべて件名を付し、取扱区分、決裁区分、起案年月日、施行年月日、起案者、起案理由、発信方法、公印の使用、情報公開等に関する事項、関係する法令等の規定等、経費を伴う事案の起案にあたっては予算措置等その他必要事項を記載し、かつ、必要により関係書類を添付しなければならない。
(2) 起案文書は、原則として1事案につき1起案とする。ただし、関連する事案については、支障のない限り一括して処理することができる。
(3) 町を経由し、又は町から回送する文書は、件名の欄に「明和町経由」又は「明和町回送」と記入しなければならない。
2 起案文書を作成したときは、文書番号簿に必要事項を記入し、文書番号を取得しなければならない。
(回議)
第22条 起案文書は、明和町事務決裁規程(昭和45年訓令第1号。以下「決裁規程」という。)の定めるところにより、当該事務の決裁区分に従い、順次上司の回議を経て決裁又は専決の権限を有する者(以下「決裁責任者」という。)に回議し、決裁又は専決を受けなければならない。
2 起案文書の記載事項について修正をしたときは、当該修正をした者は、その箇所に修正した旨の表示をしなければならない。
(取扱主任の審査)
第23条 起案文書(第20条第1項第1号及び第2号に規定する起案文書は除く。)は主務係の長の回議を受けた後、取扱主任の審査を受けなければならない。
2 取扱主任は、前項に規定する審査は、次に掲げる事項について行うものとする。
(1) 起案文書の形式、用語、用字の適否
(2) 法令等の規定の適否
(3) その他起案文書を施行する上で必要と認められる事項
(合議)
第24条 他の課等に関係する事項を起案するときは、主務課長等を経てから関係する課等に合議しなければならない。
2 前項の合議は、明和町事務分掌条例第1条に定める課の順序を基準として合議するものとする。
3 合議を受けた者は、直ちに起案文書の確認を行い、合議された事案に対して異議があるときは、速やかに主務課長等と協議しなければならない。
4 前項の協議の結果、なお意見が相違して一致しない場合は、その意見を添えて上司の決裁を受けなければならない。
5 主務課長等は、合議を経た文書についてその内容を変更し、又は廃案にしたときは、その旨を合議した関係課等に通知しなければならない。
(総務課長に合議する起案文書)
第25条 次の各号に掲げる起案文書は、主務課長等の回議を経た後、総務課長に合議しなければならない。
(1) 条例及び規則に係るもの
(2) 公示及び令達に係るもの
(3) 法令の解釈及び運用に係るもので重要なもの
(4) 行政事件訴訟、民事訴訟、審査請求等に係るもので重要なもの
(5) 議会の議決又は同意等を要するもの
(重要文書等の回議又は合議)
第26条 起案の内容が重要若しくは異例なもの又は至急の施行を要するものは、起案者又は主務課長等が持ち回って要旨を説明し、決裁を受けなければならない。
2 秘密の取扱いを要するものは、前項の規定によるほか、封筒に収める等他見されないようにし、決裁を受けることができる。
(起案文書の認印)
第27条 回議又は合議を受けたもの並びに起案者は、起案文書の所定欄に認印をしなければならない。
(代決による処理)
第28条 決裁責任者が不在のため、決裁規程の定めるところによる代決をしようとするときは、「代決」の表示をした上、代決した者が認印しなければならない。
2 前項の規定により代決した者は事後、遅滞なくその事項を決裁責任者に報告しなければならない。
(後閲による処理)
第29条 決裁責任者以外の者が不在の場合で、その事案の処理に急を要するときは、所管の上席者の承諾を得て、「後閲」の表示をし、決裁権者の決裁を受けることができる。この場合において起案者は、事後、遅滞なく不在であった者の認印を受けなければならない。
2 前項の規定は、供覧文書に準用する。
(決裁年月日)
第30条 起案文書の決裁の日は、決裁責任者の決裁の日とする。ただし、課(室)長の専決事項のもので、他の課等の合議を必要とする場合は、当該合議終了の年月日を決裁日とする。
2 起案者は、前項の規定により、起案文書に決裁がされたときは、直ちに、起案用紙の所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。この場合において、第20条第1項第2号に規定する起案については余白に決裁年月日を記入する。
(決裁文書の送付)
第31条 決裁済の起案文書(以下「決裁文書」という。)のうち、法規文書、公示文書及び令達文書については、第14条第2項の規定による番号を記入して総務課長に送付しなければならない。
第4章 文書等の施行
(文書の浄書及び校合)
第32条 決裁文書で浄書を要する文書は、主務課等において浄書及び校合をしなければならない。この場合において、浄書者及び校合者は、それぞれ起案用紙の所定欄に認印を押さなければならない。
2 前項の規定により校合者が校合したときは、契印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書は、契印を省略することができる。
(1) 報告、照会、回答その他法的効果を生じない軽易な文書
(2) 刊行物、資料等の送付文書
(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文書で軽易な文書
(4) 前各号に掲げるもののほか総務課長が適当と認めた文書
(1) 単なる通知、案内状その他これに類するもの
(2) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類するもの
(3) 法令等の規定により文書番号に代わる番号を付与することとされている文書
(4) その他軽易な文書で処理経過を必要としないもの
(5) 前各号に掲げるもののほか、総務課長が適当と認める文書
2 発信文書の日付は、法令その他別に定めがあるものを除き、当該文書を公布若しくは公表し、又は発信する年月日とする。
(文書の発信者名)
第34条 文書の発信者名は、法令その他別に定めがあるものを除き、第15条の規定に基づき、町名、町長名、副町長名、会計管理者名、又は課(室)長名を用いるものとする。
2 発信文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の課(室)名、職名、氏名及び電話番号を記載するものとする。
(公印等の使用)
第35条 発信文書は、明和町の公印に関する規程(昭和50年規程第1号)により公印を押し、又は、その印影を印刷するものとする。
(1) 報告、照会、回答その他法的効果を生じない軽易な文書
(2) 刊行物、資料等の送付文書
(3) 庁内通知等の文書で軽易な文書
(4) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文書で軽易な文書
(5) 前各号に掲げるもののほか総務課長が適当と認めた文書
3 決裁文書に基づいて施行する文書(以下「施行文書」という。)に電子署名を付与しようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁文書を副町長に呈示し、その承認を受けなければならない。
(発信文書の取扱い)
第36条 発信文書は、総務課において次の各号により処理しなければならない。
(2) 電報は、主務課等により決裁文書を回付する。
(3) 小包は、主務課等において包装し、発信先を明記して回付する。
2 発信文書の発信方法が、使送及びファクシミリ並びに電子メール等による場合においては、前項の規定にかかわらず、主務課等で発信する。
第5章 文書等の整理、保管及び保存
(文書等の整理及び保管の原則)
第38条 文書等は、常に整理整頓するとともに紛失、盗難等に遭わないよう留意し、特に重要なものについては、非常災害に際して持ち出せるようにしておかなければならない。
(文書等分類基準表)
第39条 総務課長は、文書等の適正な整理、保管及び保存のため、文書等分類基準表を整備しなければならない。
2 文書等分類基準表の個別名称の変更は、当該個別名称を所管する所属長と協議のうえ、総務課長が行うものとする。
3 前項の規定にかかわらず、文書等分類基準表の分類基準は、毎年1回見直しを行い、必要と認める場合には改定を行う。
(未完結文書の整理保管)
第40条 未完結文書は、その処理に支障のないよう、常にその所在を明らかにし、確実に保管しなければならない。
(完結文書の整理保管)
第41条 完結文書は、処理経過、分類種別、認印等につきその完否を確認し、不備があるときはその措置を講じ、文書等分類基準表の分類基準に従い保管しておかなければならない。
(完結文書の編さん)
第42条 完結文書は、主務課等において次の各号により、編さん、製本しなければならない。この場合において、主務課等の取扱主任は、その編さん、保管、保存、保存年限、分類等について指導するものとする。
(1) 完結文書の編さんは、会計年度又は暦年ごとに文書等分類基準表の分類基準に基づいて行うこと。
(2) 編さんの順序は、完結年月日とすること。
(3) 編さんした簿冊には、所定の表示、表紙及び背表紙(別記様式第13号)を付け、所要事項を記入すること。
(4) 簿冊は、A4版で厚さ概ね10センチメートルを限度とし、紙数の多寡により分冊し、又は2年分若しくは2年度分以上合冊して製本することができる。この場合において、分冊した簿冊にはその旨の番号を付け、合冊した簿冊には仕切紙等により、年又は年度区分を明らかにすること。
(5) 簿冊は、法令、条例等で定めのある台帳類を除き、明和町事務分掌規則第6条に規定された項目を標準とし、むやみに、簿冊を細分化しないようにするものとする。
(6) 完結文書がその内容等から2以上の簿冊に関係するときは、最も関係深い簿冊に編さんすること。
(7) 保存年限を異にする完結文書が相互に関係があり、同一簿冊に編さんすることが適当であると認めるときは、最も長い保存年限に従い編さんすること。
(8) 図面、カード、資料等で簿冊として編さんすることが困難なものは、適宜、箱又は袋等に収めて別に保管すること。
(文書等の保存年限)
第43条 完結文書の保存年限は、永年、10年、5年、3年及び1年とする。
2 文書等の保存年限は、法令、条例等に特別な定めがあるもののほか、別表第2に掲げる基準により定めなければならない。
3 前項の保存年限の計算は、当該文書等の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。ただし、暦年による文書等の保存年限は、当該文書等の完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算するものとする。
(電磁的記録等による保存)
第44条 完結文書は、電磁的記録及びマイクロフィルム等に収録して保管及び保存することができる。
2 電磁的記録及びマイクロフィルム等による保管、保存及び利用の方法等については、一般の文書の例によるほか、特に、記録内容が消えないよう、保管及び保存には、十分注意するとともに、情報セキュリティの確保に努めなければならない。
(索引目録の作成)
第45条 所属長は、簿冊ごとに当該簿冊に綴られている文書等の件名目録(以下「索引目録(別記様式第14号)」という。)を作成しなければならない。
2 索引目録は、完結文書を綴り込む際、日付、文書名、文書番号及び開・非開示区分を記載するものとする。
3 磁気ファイル、台帳、帳簿、帳票綴り等は、その性質及び内容に応じて、索引目録を省略することができる。
4 庁内各課及び機関相互において収受する一般文書(以下「庁内文書」という。)のうち、報告や回答を必要としない通知等については、当該庁内文書を発信した課等において索引目録に文書名等を記載するものとし、収受した課等においては、文書名等の記載を省略することができるものとする。
5 所属長は、総務課長から索引目録の呈示を求められた時は、直ちに呈示しなければならない。
(保存文書の収蔵及び管理)
第46条 所属長は、保管期間を経過した文書等(以下「保存文書」という。)を書庫等に収蔵する場合は、廃棄予定日及び保存年限別に区分し、保存文書リスト(別記様式第15号)を作成し、文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納して保存しなければならない。
3 保存文書は、毎年6月末日までに、あらかじめ定められた書庫等に移し替えるものとする。ただし、事務処理上必要なものについては、当分の間、主務課等において保管することができる。
4 保存文書は、所属長が管理し、その責任において整理整頓に努めなければならない。
5 総務課長は、常に書庫等の収蔵状況を把握するとともに、収蔵に当たって各課等を指導しなければならない。
6 総務課長は、毎年6月末までに保存文書一覧(別記様式第17号)を作成し、保存文書の量、保存年限、開示・非開示区分等を正確に把握しなければならない。また保存文書一覧を作成する際、不備等があると認められるときは、所属長に対し、その補正を求めることができる。
(保存文書の使用)
第47条 職員は、執務中を除き、保存文書を自己の手元に置いてはならない。
2 職員は、保存文書を使用したときは、必ず当該保存文書を元の位置に返しておかなければならない。
(書庫の管理)
第48条 書庫は、総務課長が管理するものとする。
2 書庫の開閉は、原則として勤務時間内とし、書庫内においては喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第49条 職員は、職務上必要があるときは、当該保存文書を管理する所属長の承認を得て、当該保存文書の閲覧をし、貸出しを受けることができる。
2 前項の規定による保存文書の閲覧及び貸出しの期間は、7日以内とする。ただし、当該保存文書を管理する所属長が必要があると認めたときは、この限りでない。
3 所属長は、職員以外の者から保存文書の閲覧について申し出があった場合は、法令、条例等で定めがあるとき、又はその理由が適当と認められるときにおいてのみ、閲覧させることができる。
4 情報の公開については、明和町情報公開条例に定めるところによる。
(庁外持ち出しの制限)
第50条 保存文書は、非常災害による場合のほかは、庁外へ持ち出してはならない。ただし、やむ得ない事情により、あらかじめ当該保存文書を管理する所属長の承認を受けたときは、この限りでない。
(保存年限の延長)
第51条 保存年限が満了した保存文書で引き続き保存の必要があるものは、総務課長が認める間、当該保存年限を延長することができる。
2 保存文書の保存年限を延長しようとするときは、当該保存文書を所管する所属長は、その理由を示して総務課長に協議するものとする。
第6章 文書等の廃棄
(保存文書の廃棄)
第52条 保存年限が満了した保存文書は、廃棄するものとする。
2 保存年限が満了した保存文書を廃棄する場合は、第46条第3項の規定による保存文書を移し替える際に廃棄するものとする。
3 前項の規定により廃棄を決定した保存文書は、焼却、裁断、データの消去等総務課長又は廃棄を決定した所属長が適当と認める方法で廃棄するものとする。
(1) 監査、検査等の対象になっている文書等 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に継続している訴訟における手続き上の行為をするために必要とされる文書等 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に継続している審査請求における手続上の行為をするために必要とされる文書等 当該審査請求に対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 明和町情報公開条例に基づく情報公開の請求又は自己情報の開示、訂正等の請求があった文書等 公開等の請求に係る措置の決定の日の翌日から起算して1年間
(5) 職務の遂行上必要がある文書等 必要な期間
(随時廃棄)
第54条 所属長は、保存する必要のないと認める完結文書(第18条第1項各号に掲げるものを含む。)については、随時廃棄することができる。
2 前項の規定による廃棄は、所属長が適当と認める方法で行うものとする。
(歴史資料の移管)
第55条 所属長は、廃棄を予定している文書等のうち、歴史資料として重要であると認められるものは、総務課長と協議のうえ、当該主務課等に移管するものとする。
第7章 補則
(文書整理期間)
第56条 総務課長は、文書の整理整頓及び不要文書の廃棄を促進するため、毎年文書整理期間を設けるものとする。
(委任)
第57条 この訓令に定めるもののほか、文書等の取扱いについて必要な事項は、総務課長が別に定める。
附則
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第4号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年4月1日訓令第3号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成20年5月1日訓令第6号)
1 この訓令は、平成20年5月1日から施行する。
2 この訓令の施行の際現に改正前の明和町文書等取扱規程の規定により作成されている用紙は、当分の間、適宜補正して使用することができる。
附則(平成20年7月1日規則第18号抄)
(施行期日)
1 この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成21年3月1日訓令第1号)
1 この訓令は、平成21年3月1日から施行する。
2 この訓令の施行の際、現に改正前の明和町文書事務等取扱規程の規定により作成されている文書等配達依頼伝票は、当分の間、適宜補正して使用することができる。
附則(平成22年3月10日訓令第1号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成22年10月1日訓令第8号)
この訓令は、平成22年10月1日から施行する。
附則(平成22年12月13日訓令第10号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成28年3月29日訓令第2号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年6月1日訓令第7号)
この訓令は、平成29年6月1日から施行する。
附則(令和元年9月24日訓令第2号)
この訓令は、令和元年10月1日から施行する。
附則(令和3年3月31日訓令第5号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年9月28日訓令第11号)
この訓令は、令和3年10月1日から施行する。
附則(令和4年3月25日訓令第2号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年9月29日訓令第4号)
この訓令は、令和5年10月1日から施行する。
附則(令和6年3月22日訓令第3号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
別表第1(第14条関係)
課等名 | 文書記号 |
総務課 | 明総 |
総務課政策室 | 明政 |
税務課 | 明税 |
住民環境課 | 明住 |
健康こども課 | 明健 |
介護福祉課 | 明介 |
産業振興課 | 明産 |
都市建設課 | 明都 |
会計課 | 明会 |
別表第2(第43条関係)
保存年限判定基準
類別 | 保存年限 | 書類等 |
第1類 | 永年保存 | 1 褒賞、表彰等に関する特に重要な文書 2 議会の議案書、議決書及び会議録 3 条例、規則、規程、訓、達、指令及び告示の原簿並びに関係書類 4 原簿及び台帳等で特に重要なもの 5 町広報(縮刷版でも可) 6 身分等の人事に関する文書(台帳を含む。以下同じ) 7 退職年金及び遺族年金に関する文書 8 審査請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書 9 調査及び統計で特に重要な文書 10 三役の事務引継に関する文書 11 財産及び町債に関する文書 12 町税徴収に関する文書(永年保存の必要が認められるもの) 13 保存文書状況に係る原簿 14 工事関係文書で特に重要なもの 15 町の設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書 16 歳入歳出予算書及び決算書 17 諮問、答申等に関する特に重要な文書 18 町行政の総合的な計画に関する文書 19 請願・陳情に関する特に重要な文書 20 その他永年保存の必要が認められる文書 |
第2類 | 10年保存 | 1 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書 2 認可、許可に関すること 3 寄付受納に関する重要なもの 4 予算、決算及び出納に関する帳票並びに証拠書類で特に重要なもの 5 工事に関する文書 6 租税その他各種公課に関する文書 7 補助金に関する特に重要な文書 8 契約に関する特に重要な文書 9 褒賞、表彰に関する文書で永年保存に属さない文書 10 原簿及び台帳等で永年保存に属さない文書 11 課・局長等の事務引継に関する文書 12 諮問・答申に関する文書で永年保存に属さない文書 13 その他10年保存の必要が認められる文書 |
第3類 | 5年保存 | 1 町税徴収に関する文書(永年保存以外のもの) 2 調査、統計、報告、証明等に関する文書 3 物品に関する文書 4 請願及び陳情に関する文書で永年保存に属さない文書 5 契約に関する文書で10年保存に属さない文書 6 補助金に関する文書で10年保存に属さない文書 7 その他5年保存の必要が認められる文書 |
第4類 | 3年保存 | 1 消耗品及び材料等の整理のための文書 2 出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証する文書 3 照会、回答その他の往復文書 4 当直日誌等の文書 5 文書の収受、発信に関する文書 6 予算、決算及び出納に関する帳票等で10年保存に属さない文書 7 係長及び職員の事務引継書 8 官報・県報 9 その他3年保存の必要が認められる文書 |
第5類 | 1年保存 | 1 第1類から第4類までに該当しない軽易な文書で、1年保存する必要があると認められる文書 |
