○須恵町文書規程
令和5年3月31日
須恵町規程第5号
須恵町文書規程(昭和45年須恵町規程第1号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則
第1節 通則(第1条―第5条)
第2節 文書の管理体制(第6条―第9条)
第2章 文書の受領、配布及び収受(第10条―第15条)
第3章 文書の起案及び決裁(第16条―第20条)
第4章 文書の施行(第21条―第26条)
第5章 文書の整理及び保管
第1節 通則(第27条―第34条)
第2節 保存(第35条―第42条)
第6章 文書の廃棄(第43条―第47条)
第7章 補則(第48条)
附則
第1章 総則
第1節 通則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項を定めることにより、本町が保有する文書の適正な管理を図り、もって行政事務の適正かつ効率的な運営に資することを目的とする。
(1) 紙文書 書類、図面、写真、フィルムその他文字、図形等人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物である文書等のことをいう。
(2) 電子文書 電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録であって、電子計算機による情報処理のように供されるものに係る記録媒体をいう。以下同じ。)のことをいう。
(3) 公文書 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得したもので、組織的に用いるものとして当該実施機関が保有している紙文書及び電子文書のことをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されたもの
イ 美術館、図書館その他の市や町の施設において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされるもの
(5) 課長 須恵町行政組織規則(平成16年須恵町規則第6号)第6条、須恵町会計管理者に属する事務の補助組織設置規則第3条及び須恵町教育委員会事務局組織規則第7条に規定する課長並びに須恵町議会事務局処務規程(平成22年須恵町議会規程第1号)第2条に規定する事務局長をいう。
(6) 回議 決裁、決定若しくは承認を得るため、又は閲覧に供し若しくは意見を調整するため、文書をその権限がある者に回付することをいう。
(7) 供覧 決裁、決定若しくは承認を求める事案ではないが、参考のため、又は指示を受けるため所属上司や関係課の閲覧に供することをいう。
(8) 文書管理システム 文書等の収受、起案、施行(文書の発送、電磁的記録の送信その他本町の意思を相手方に伝達することをいう。以下同じ。)、保存、廃棄その他の公文書の管理に関する事務(以下「公文書事務」という。)の処理を行う電子情報処理システムであって、総務課長が管理するものをいう。
(9) 財務会計システム 財務会計に関する公文書の起案、保存、廃棄その他の事務の処理を行う電子情報処理システムであって、会計課長が管理するものをいう。
(10) 電子決裁 意思決定に係る文書の起案、承認、決裁等の一連の意思決定を、文書管理システム及び財務会計システムにより行うことをいう。
(11) 併用決裁 意思決定に係る文書の起案、承認、決裁等の一連の意思決定を、起案文書の一部を紙文書により作成する旨を文書管理システムに登録して起案文を出力し、これを当該紙文書の表に付して回議するとともに、文書管理システムにより承認及び決裁を得る方法により行うことをいう。
(12) 紙決裁 意思決定に係る文書の起案、承認、決裁等の一連の意思決定のうち、起案を文書管理システムにより行い、承認以降の手続きを文書管理システムから出力した起案文により回議し、私印の押印により行うことをいう。
(公文書の取扱いの基本)
第3条 公文書は、全て正確かつ迅速に取り扱うとともに、常に整理してその所在及び処理状況を明らかにし、適正に管理しなければならない。
(公文書の区分)
第4条 公文書の区分は、次のとおりとし、その意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 議案 法令の規定により、議会の議決を求めて議会に提案するものをいう。
(2) 議会提出文書 法令の規定等により、議会に提出するもの(議案を除く。)をいう。
(3) 専決処分書 専決処分(地方自治法(昭和22年法律第67号)第179条又は第180条の規定に基づく処分をいう。)をするものをいう。
(4) 条例 地方自治法に基づいて条例とするものをいう。
(5) 規則 地方自治法に基づいて規則とするものをいう。
(6) 訓令 庁内一般又は特定の課若しくはこれらに所属する職員に対して事務処理又は一定時効につき令達するものをいう。
(7) 告示 一定の事項を公式に広く一般に公示するものをいう。
(8) 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に周知するものをいう。
(9) 一般文書 前各号のいずれにも該当しないものをいう。
(公文書の管理)
第5条 公文書の管理は、別に定めのある場合を除き、文書管理システム及び財務会計システムにより行うこととする。
第2節 文書の管理体制
(文書管理委員)
第6条 文書事務を適正かつ円滑に行うため、課に文書管理委員を置く。
2 文書管理委員は、2人置くこととし、うち1人は補佐又は係長(補佐及び係長を置かない課にあっては、課長の指名する補佐及び係長と相当の職にある者又は課長が指名した者)とする。
3 課長は、文書管理委員を指名したときは、速やかに、総務課長に通知しなければならない。
(文書管理委員の職務)
第7条 文書管理委員は、課長の命を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。
(1) 受領した文書の点検及び収受に関すること。
(2) 公文書の処理の促進に関すること。
(3) 公文書の保存期間の審査に関すること。
(4) 公文書の整理、保管、移管及び廃棄に関すること。
(5) 文書管理システムの適正利用その他公文書事務に関し必要なこと。
(文書管理責任者)
第8条 公文書の管理に関する事務を所掌させるため、各課に文書管理責任者を置き、課長をもってこれに充てる。
2 課長は、その所属する課における公文書事務の円滑かつ適正な処理に努めるとともに、システムの適正利用を図り、当該課の文書管理委員に対し、必要な指示をするものとする。
(総務課長の権限)
第9条 総務課長は、公文書の管理に関する事務を統括する。
2 総務課長は、次に掲げる事務を行う。
(1) 分類体系表の調製
(2) 組織の新設、改正又は廃止に伴う必要な措置の実施
(3) その他公文書の管理に関する事務の総括
3 総務課長は、必要があると認めるときは、次の各号に掲げる措置をとることができる。
(1) 各課において行う公文書事務について調査し、又は関係帳簿及び資料の提出を求め、その結果に基づいて、各課の文書管理責任者に対し、必要な措置を講じるよう求めること。
(2) 文書管理責任者又は文書管理委員を招集し、公文書事務に関する連絡及び調整を行うこと。
第2章 文書の受領、配布及び収受
(到達した文書の取扱い)
第10条 町に到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)は、総務課で受領し、配布先の明らかなものは開封せず主管課に配布し、明らかでないものは開封して閲覧後、主管課に配布する。
2 書留扱い(現金書留、引受時刻証明、配達証明、内容証明の取扱いを含む。)の郵便物が到達した場合は、特殊文書収受簿(様式第1号)に差出人等を記録した後、主管課に配布するものとする。
3 前号の文書を主管課が受領する際は、特殊文書収受簿に署名又は押印するものとする。
4 2以上の課に関係する文書については、その関係の最も深い課に配布する。
(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)
第11条 町に到達した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたもの又は総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払ってこれを受領することができる。
(文書の受領)
第12条 本庁の課の職員は、特に総務課長が指定した場合を除き、午前及び午後の各1回、総務課において文書を受領しなければならない。
2 庁舎外の課の職員は、各日1回、総務課において文書を受領しなければならない。
3 配布を受けた文書でその所管に属さないものがあるときは、当該文書を所管課へ回付するものとする。
(主管課における文書の取扱い)
第13条 職員は、文書を前条の規定により受領した場合若しくは主管課が直接受領した場合又は電子メールを受信した場合は、文書管理システムに収受の登録(以下「収受登録」という。)を行わなければならない。
2 収受登録をする際は、紙文書であっても可能な限り電子化し登録するものとする。
4 第1項の規定にかかわらず、次に掲げる公文書は、文書管理システムにおける収受登録を要しない。
(1) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物
(2) 軽易な通知文若しくは書簡文又は電磁的記録で、処理経過を明らかにする必要がないもの
(1) 次のいずれかに該当する収受文書は、速やかに上司に供覧し指示を受けなければならない。
ア 重要な事案で処理について直接上司の指示を必要とするもの
イ 処理について長期間を要すると認められるもの
(2) 前号に該当しない収受文書への対応については、速やかに起案すること。
(3) 通知書等特段の措置を必要としないものは、供覧すること。
(4) 前3号に定めるもののほか、関係職員への周知が必要であるときは、回議すること。
2 前項各号の規定による処理は、可能な限り電子的方法を用いて行うものとする。ただし、電子的方法による処理が困難であるとき又は適当でないと課長が認めるときは、紙による処理をもってこれにかえることができる。
(供覧文書の処理)
第15条 第13条第4項の規定により収受登録しない文書で供覧を要するときは、当該文書に決裁欄を付し、回議することができる。
第3章 文書の起案及び決裁
(起案)
第16条 起案は、文書管理システム及び財務会計システムを用いて行うものとし、次の各号に定めるところにより行わなければならない。
(1) 原則として、1事案につき1起案とすること。
(2) 件名は、事案の内容を的確かつ端的に示すものとすること。
(3) 伺い文は、起案の趣旨、根拠等を正確かつ簡潔に記載すること。
(4) 事案の経過、背景等を明らかにする参考書類を添付すること。
(5) 起案日、文書番号、決裁区分、保存情報等必要な事項を所定の欄に記載すること。
(6) 非公開情報(須恵町情報公開条例(平成15年須恵町条例第4号)第7条各号に掲げる情報をいう。)が含まれているときは、当該情報がみだりに知られることのないよう、文書管理への登録において、件名及び共有区分を適切に取り扱うこと。
2 前項第4号に規定する資料は、可能な限り電子文書とすること。
3 第1項の規定にかかわらず、軽易な事案に係るものは、文書の余白に必要事項を記載して処理することができる。
(回議及び決裁)
第17条 起案文書は、必要な関係職員に回議し、須恵町事務決裁規程(昭和57年須恵町規程第1号)の定めるところにより決裁を受けなければならない。
(1) 起案に係る全ての文書を電子文書とすることができる場合 電子決裁
(2) 起案に係る文書の一部について電子文書とすることが困難又は不適当な場合 併用決裁
(3) 起案、承認又は決裁を行う者のいずれかが文書管理システムを容易に利用できる環境にない場合その他電子決裁によることが困難な特別の事情がある場合 紙決裁
(合議)
第18条 2以上の課に関係する事案に関する場合は、最も関係のある課で起案し、当該関係課に合議しなければならない。
2 合議を受けた者は、その公文書を速やかに処理しなければならない。
3 合議を受けた関係課等に異議があるときは、主管課等と協議し、協議が整わないときは、上司の指示を受けるものとする。
(文書の審査)
第19条 次の各号に掲げる文書については、決裁を受ける前に、総務課長の審査を受けなければならない。
(1) 条例、規則、訓令、告示その他例規の制定及び改廃に関するもの
(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、町長が特に必要と認めるもの
2 前項の規定による審査の結果、軽易な修正にとどまるものは、修正の上回議し、事案の本質的修正を要するもの又は改案の要があるものは、起案者にその旨を指示して返付しなければならない。
(1) 電子決裁 文書及び財務システムにおいて代決権者が代理承認を行い、決裁権者又は専決権者が復帰した際は、直ちに確認できる状態にすること。
(2) 紙決裁 起案用紙等の所定欄に「代」と表示したうえで代決権者が押印し、決裁権者又は専決権者が復帰した際は、速やかに報告し、又は供覧すること。
2 決裁権者又は専決権者以外の上司が不在であり、かつ、事案の処理について緊急を要するときは、当該不在の上司の押印欄に「後閲」と表示し、決裁権者又は専決権者の決裁を受けることができる。この場合において、当該上司の登庁後直ちに起案文書を供覧しなければならない。
第4章 文書の施行
(決裁済み文書の取扱い)
第21条 文書管理システムに登録した起案文書について決裁を受けたときは、当該文書の内容を確認し、文書管理システムにおいて決裁済みの登録をし、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 施行を要する公文書(軽易なものを除く。)については、次条に定めるところにより文書記号及び文書番号を付すこと。
(2) その他の公文書については、その内容に従い、適切に処理すること。
(文書記号及び文書番号)
第22条 文書記号及び文書番号は、次の各号に定めるところにより記載しなければならない。
(1) 記号は、文書の属する年度、「須」、課の名称の頭文字及び「第 号」とし、これらの順に記載する。ただし、必要があれば、課の名称の頭文字の後ろに係名の頭文字を追加することができる。
(2) 文書番号は、文書管理システムで付される年度ごとの一連番号とする。ただし、同一の件名又は同種の事案で、年度を通じ複数発生する文書の番号については、当該番号に枝番号を付して用いることができる。
2 前項の規定にかかわらず、軽易な文書については、「事務連絡」と表示し、文書記号及び文書番号を記載しないことができる。
(浄書)
第23条 施行に用いる文書は、適切な方法で浄書し、決裁済み文書と照合しなければならない。
(発信者名義等)
第24条 公文書の発信者名義は、町長及び法令により権限を有する者(権限の委任を受けている者を含む。)の職氏名とする。ただし、軽易なものについては、その性質及び内容に応じた発信者名義とすることができる。
2 前項の規定にかかわらず、公印印影を刷り込んで使用する公文書及び本町の機関へ伝達する公文書については、職名のみによることができる。
3 施行を要する公文書には、必要に応じ、発信者名の下に所管の課名を括弧書きで表示するとともに、下部余白に担当者名及び連絡先を表示するものとする。
(公印及び契印)
第25条 施行する公文書への公印の押印は、次に掲げるものについて行うものとする。
(1) 契約、許可、認可その他法的効果を有するもの
(2) 法令等において公印の押印を要するものとされているもの
(3) その他主管課長が必要と認めるもの
2 前項の規定にかかわらず、軽易な公文書については、文書の右側上部に「公印省略」と表示し、公印の押印を省略することができる。
3 第1項第1号に規定する公文書が2枚以上のものであるときは、公印でその継ぎ目を割印しなければならない。
4 契印は、特に必要と認められる場合に限り、押印するものとする。
(施行後の取扱い)
第26条 起案文書の施行が終わったときは、施行年月日を文書管理システム又は起案文書等に記録しなければならない。
第5章 文書の整理及び保管
第1節 通則
(公文書の整理)
第27条 公文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるよう保管及び保存しなければならない。
(保管)
第28条 公文書の保管は、主管課において行うものとする。
(分類体系表)
第29条 第28条の分類は、別に定める分類体系表に基づき行うものとする。
2 課長は、分類体系表の記載事項を変更しようとするときは、総務課長に申し出て、その承認を受けなければならない。
(簿冊の整備)
第30条 文書管理委員は、年度当初に、文書管理システムにおいて前年度に設定した簿冊情報のうち不要なものを削除し、又は当該年度に新たに必要な簿冊情報を追加する等、簿冊情報を適切に整備しなければならない。
2 年度途中において、新たに簿冊を追加する等の編集をする必要が生じたときは、課長の命を受けて、速やかに簿冊情報の編集を行わなければならない。
(紙フォルダの整備)
第31条 職員は、紙文書を保管するためのフォルダ(以下「紙フォルダ」という。)を作成する際は、文書管理システムにおける簿冊情報を基に整備するものとする。
(紙文書の保存及び管理)
第32条 紙文書は、前条の規定により作成した紙フォルダを用いて整理し、事務室内の一定の場所で保管するものとする。
2 機密文書にあたる紙文書は、施錠できるキャビネット又は書棚に保管又は保存しなければならない。
(電子文書の保存及び管理)
第33条 課長は、電子文書(第13条第2項の規定により電子化したデータで、当該データを原本と扱う場合を含む。)の保存及び管理は、文書管理システムにおいて行う。ただし、これにより難い場合は、課長が指定する場所において保存及び管理することができる。
(災害時に対する措置)
第34条 課長は、公文書のうち重要なものについては、災害時に対する措置を講じておかなければならない。
第2節 保存
(保存期間の種別)
第35条 公文書の保存期間の種別は、30年、10年、7年、5年、3年、1年及び1年未満とする。
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある公文書については法令等に定める期間により時効が完成する間、証拠として保存する必要がある公文書については当該時効の期間を考慮してその保存期間の種別を定めるものとする。
(公文書の保有期間)
第36条 公文書の保管及び保存期間(以下「文書保有期間」という。)は、分類体系表に定めた年数を基準とする。
2 主管課長は、公文書の保有期間の決定又はその内容を変更しようとするときは、法令等の定め、当該公文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるものとする。
(保有期間の計算)
第37条 文書保有期間は、当該文書の完結の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結の日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。
2 課長は、保存期間が30年の公文書について、作成した年度の翌年度から起算して10年を経過するごとに、当該文書の内容を考慮した上で保存期間の変更の必要性について検討するものとする。
(文書の保存方法)
第38条 保存を必要とする文書は、次の各号に従い保存しなければならない。
(1) 文書管理システムで処理をおこなった電磁的記録は、文書管理システムにより整理し、及び保管すること。
(2) 事務室内で保存する期間が経過した紙文書は、保存期間別に仕分けし、総務課長が指定する文書保存箱に収納すること。
(3) 前2号において保存終期を異にするものについては、主たる文書の分類項目により整理すること。
(書庫での保存方法)
第39条 前条第2項の定めにより作成した保存箱は、総務課長が定める所定の書庫に移動させ、当該書庫において保管するものとする。
(書庫の管理)
第40条 書庫は、各課に場所を割り当て、各課長が当該場所を管理するものとする。
(保存場所の登録)
第41条 課長は、紙文書を保存のために移動したときは、保存箱に保存場所を明記し、文書管理システムにも保存箱情報を漏れなく登録しなればならない。
(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟に関するもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に継続している不服申し立てに関するもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
2 課長は、保存期間を経過した公文書で、さらに保存年限を定めて保存する必要があるものについては、総務課長の承認を得て、保存期間の延長をすることができる。
第6章 文書の廃棄
(文書の廃棄)
第43条 課長は、保存期間が経過した公文書を速やかに廃棄するものとする。
2 保存期間が30年と設定されている紙文書で、保存期間が10年を経過したもののうち、損傷の度合いが著しくその内容を確認することが困難である等の理由によりこれ以上保存することが適当でないと総務課長が認めたものは、これを廃棄することができる。
3 前項により廃棄する場合、課長は、その経緯を記録しなければならない。
(廃棄の方法)
第44条 保存期間が経過した文書は、電子文書にあっては電磁的記録の消去等、紙文書にあっては焼却、裁断、溶解等他に利用されるおそれのない適切な方法で処分しなければならない。
(総務課長への報告)
第45条 課長は、公文書の廃棄を行ったときは、総務課長にその旨を報告しなければならない。
(廃棄時の注意事項)
第46条 個人情報若しくは機密情報が記録されている公文書又は印影その他悪用のおそれが認められるものは、その部分を裁断し、焼却し、又は消去する等適切な処理をしなければならない。
(歴史的資料等の保存)
第47条 総務課長は、保存年限が経過した文書のうち、歴史的又は文化的に価値があると認めるものについては、資料として保存することができる。
2 総務課長は、前項の規定により保存することとした文書のうち、適当であると認めるものについては、主管課長と協議の上、福岡共同公文書館へ移管するものとする。
第7章 補則
(補則)
第48条 この規定の施行に関し必要な事項は、総務課長が定める。
2 公文書の取扱いについて、この規定により難い事由がある場合は、総務課長が定めるところにより処理することができる。
附則
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
