○美里町個人情報保護事務取扱要綱
令和5年7月13日
訓令第11号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 個人情報ファイル簿(第4条―第9条)
第3章 個人情報取扱事務登録簿(第10条―第15条)
第4章 保有個人情報の利用目的以外の目的のための利用及び提供(第16条―第21条)
第5章 個人情報の開示、訂正及び利用停止
第1節 開示(第22条―第31条)
第2節 訂正(第32条―第40条)
第3節 利用停止(第41条―第47条)
第6章 審査請求(第48条―第53条)
第7章 個人情報の取扱いに係る審査会への諮問等(第54条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「政令」という。)、美里町個人情報保護法施行条例(令和5年美里町条例第2号。以下「条例」という。)及び美里町情報公開・個人情報保護審査会条例(令和5年美里町条例第3号。以下「審査会条例」という。)に基づき法第63条に規定する行政機関の長等としての町長(以下「町長」という。)が取り扱う個人情報の保護について、必要な事項を定めるものとする。
(個人情報保護担当課)
第2条 法に基づく個人情報の開示請求、訂正請求及び利用停止請求の受付等は、美里町課設置条例(平成18年美里町条例第6号)第2条に掲げる総務課(以下「個人情報保護担当課」という。)で行う。
(分掌事務)
第3条 個人情報保護担当課で行う事務は、おおむね次のとおりとする。
(1) 法第75条第1項による個人情報ファイル簿(同項の規定による帳簿をいう。以下同じ)の公表に関すること。
(2) 条例第3条第1項による個人情報取扱事務登録簿の公表に関すること。
(3) 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止についての相談及び案内に関すること。
(4) 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止についての連絡調整に関すること。
(5) 保有個人情報開示請求書、保有個人情報訂正請求書及び保有個人情報利用停止請求書の受付に関すること。
(6) 法第87条の規定による保有個人情報の開示の実施に関すること。
(7) 条例第4条第1項の手数料の徴収に関すること。
(8) 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止に係る審査請求書の受付に関すること。
(9) 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止に係る審査請求に対する裁決に関すること。
2 保有個人情報を管理する課等(以下「主務課等」という。)で行う事務は、おおむね次のとおりとする。
(1) 個人情報ファイル簿の作成に関すること。
(2) 個人情報取扱事務登録簿の作成に関すること。
(3) 保有個人情報開示請求書、保有個人情報訂正請求書及び保有個人情報利用停止請求書の処理に関すること。
(4) 第三者に関する情報に係る意見聴取に関すること。
第2章 個人情報ファイル簿
(個人情報ファイル簿)
第4条 法第75条の帳簿(以下「ファイル簿」という。)は、個人情報ファイル簿(様式第1号)とする。
(ファイル簿の単位)
第5条 ファイル簿は、法第60条第2項に規定する個人情報ファイルごとに作成しなければならない。この場合において、同項の一定の事務は、美里町行政組織規則(平成18年美里町規則第3号)の規定による分掌事務を参考にし、個人情報を取り扱う目的を同じくし、密接に関連した一連の事務(電子計算機による情報処理を含む。)とする。
(ファイル簿の作成及び提出)
第6条 ファイル簿の作成は、当該個人情報ファイルを保有する主務課等が行うものとする。
2 主務課等の長は、前項の規定によりファイル簿を作成したときは、個人情報保護担当課長に提出するとともに、その控えを保管するものとする。
3 主務課等の長は、ファイル簿の内容に変更があったときは、変更後のファイル簿を個人情報保護担当課長に提出するものとする。
4 主務課等の長は、ファイル簿に記載した個人情報ファイルの保有をやめたとき又は個人情報ファイルの本人として記録される個人の数が1,000人を下回ったときは、ファイル簿を廃止するとともに、その旨を個人情報保護担当課長に通知するものとする。
(ファイル簿の作成要領)
第7条 ファイル簿は、次により作成するものとする。
(1) 「個人情報ファイルコード」欄 個人情報保護担当課において付番し、記入する。
(2) 「個人情報ファイルの名称」欄 当該ファイルが利用に供される事務が具体的に明らかになるような名称を記載すること。
(3) 「行政機関等の名称」欄 当該ファイルを保有している行政機関等(法第2条第11項第2号に規定する地方公共団体の機関)の名称を記載すること。
(4) 「個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称」欄 当該ファイルを利用する事務を所掌する課等の名称を記載すること。
(5) 「個人情報ファイルの利用目的」欄 当該個人情報取扱事務で個人情報が収集、保有、利用及び提供される過程が分かるように簡潔な文章で記載すること。
(6) 「記録項目」欄 当該ファイルに記録される項目を分かりやすい表現で具体的に記載するものとし、各記録項目に順に番号を付すとともに、各記録項目の間を「、」で区切ること。ただし、法第75条第3項の規定によりファイル簿に不記載とするものは、本欄には記載しないものとする。
(7) 「記録範囲」欄 保有個人情報の本人として当該ファイルに記録される個人の範囲を分かりやすい表現で具体的に記載するものとし、保有個人情報の本人として記録される個人の種類が複数ある場合には、全てを列挙すること。
(8) 「記録情報の収集方法」欄 保有個人情報の収集の相手方及び手段を分かりやすい表現で記載すること。ただし、法第75条第3項の規定により個人情報ファイル簿に不記載とするものは、本欄には記載しないものとする。
(9) 「要配慮個人情報が含まれるときは、その旨」欄 記録情報に法第2条第3項の要配慮個人情報が含まれる場合には「含む」と記載し、含まない場合には「含まない」と記載すること。
(10) 「記録情報の経常的提供先」欄 記録情報を経常的に提供する相手方の名称を記載すること。ただし、法第75条第3項の規定により個人情報ファイル簿に不記載とするものは、本欄には記載しないものとする。
(11) 「開示等請求を受理する組織の名称及び所在地」欄 開示請求、訂正請求及び利用停止請求を受理する課等の名称及び所在地を記載するものとし、複数ある場合には列挙すること。ただし、個別の法令の規定により開示請求等ができることとされているものについては、その旨を記載しないすること。
(12) 「訂正及び利用停止に関する他の法令の規定による特別の手続等」欄 訂正及び利用停止に関する他の法令の規定により特別の手続が定められているときは、該当する記録項目に付した番号及び当該法令の条項(法令番号を含む。)を記載すること。
(13) 「個人情報ファイルの種別及び政令第21条第7項に該当するファイルの有無」欄 個人情報ファイルの種別の欄は、該当する□にレ点を記入すること。この場合において、当該個人情報ファイルが法第60条第2項第1号に係るファイルである場合には、当該ファイルの利用目的及び記録範囲の範囲内である同項第2号に係るファイルの有無について、該当する□にレ点を記入すること。
(14) 「行政機関等匿名加工情報の提案の募集をする個人情報ファイルである旨」欄 行政機関等匿名加工情報の提案募集を行った場合のみ記載することとし、法第60条第3項各号のいずれにも該当し、行政機関等匿名加工情報の提案募集の対象となる個人情報ファイルについては「該当」と記載し、提案募集の対象とならない場合には「非該当」と記載すること。
(15) 「行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地」欄 行政機関等匿名加工情報の提案募集を行った場合のみ記載することとし、行政機関等匿名加工情報の提案募集を行っていない場合には、「(実施なし)」と記載すること。
(16) 「行政機関等匿名加工情報の概要」欄 行政機関等匿名加工情報の提案募集を行った場合のみ記載することとし、行政機関等匿名加工情報の提案募集を行っていない場合には、「(実施なし)」と記載すること。
(17) 「作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案を受ける組織の名称及び所在地」欄 行政機関等匿名加工情報の提案募集を行った場合のみ記載することとし、行政機関等匿名加工情報の提案募集を行っていない場合には、「(実施なし)」と記載すること。
(18) 「作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案をすることができる期間」欄 行政機関等匿名加工情報の提案募集を行った場合のみ記載することとし、行政機関等匿名加工情報の提案募集を行っていない場合には、「(実施なし)」と記載すること。
(19) 「条例要配慮個人情報」欄 記録情報に条例要配慮個人情報が含まれている場合には、「含む」と記載し、含まない場合には「含まない」と記載すること。
(20) 「その他」欄 備考欄はその他参考となる事項を記載することとし、記載すべき内容がない場合は、「―」を記載すること。
2 ファイル簿の廃止は、個人情報保護担当課長が廃止されたファイル簿を簿冊から除去し、ファイル簿の一覧表を整理することにより行うものとする。
(ファイル簿の公表)
第9条 個人情報保護担当課長は、ファイル簿を一般の閲覧に供するため、ファイル簿の簿冊を美里町行政情報コーナーに備え置くものとする。
2 個人情報保護担当課長は、ファイル簿の簿冊を事務室に備え置くものとする。
3 個人情報保護担当課長は、ファイル簿の簿冊の加除を適切に行うものとする。
第3章 個人情報取扱事務登録簿
2 登録する事務の区分は、次に掲げるとおりとする。
(1) 全庁共通 主務課等が共通の内容で実施し、又は実施する予定の事務
(2) 固有 前号に該当しない事務
(1) 全庁共通 当該事務を統括する課
(2) 固有 当該事務を所掌する課
2 主務課等の長は、前項の規定により登録簿を作成したときは、個人情報保護担当課長に提出するとともに、その控えを保管するものとする。
3 主務課等の長は、登録簿の内容に変更があったときは、変更後の登録簿を個人情報保護担当課長に提出するものとし、個人情報取扱事務を廃止したときは、その旨を個人情報保護担当課長に通知するものとする。
(登録簿の作成要領)
第13条 登録簿は、次により作成するものとする。
(1) 「個人情報取扱事務の名称」欄 個人情報を取り扱う目的を同じくする一連の情報処理の流れを1つの事務の単位として登録することとし、その名称を明確かつ簡潔に記入すること。
(2) 「登録番号」欄 個人情報保護担当課において付番し、記入する。
(3) 「事務の区分」欄 「全庁共通」か「固有」のいずれかを記入すること。
(4) 「個人情報取扱事務の概要」欄 当該個人情報取扱事務で個人情報が収集、保有、利用及び提供される過程が分かるように簡潔な文章で記載すること。
(5) 「個人情報取扱事務を所管する組織の名称」欄 当該個人情報取扱事務を所管する課等の名称を記載すること。
(6) 「個人情報取扱事務の目的」欄 当該個人情報取扱事務の目的を明確かつ簡潔に記入すること。事務の取扱いに関し、明確な根拠法令等がある場合は当該根拠法令等の名称を併せて記入するものとし、事務の名称によって個人情報を取り扱う理由が直ちに推定できないときは個人情報を取り扱う理由も記入すること。
(7) 「個人情報取扱事務の対象者」欄 当該個人情報取扱事務の対象者を類型化して記入すること。
(8) 「個人情報の記録項目」欄 当該個人情報取扱事務で取り扱う個人情報の記録項目に該当する項目の「□」を「■」にすること。様式中に記載されている項目のいずれにも該当しない項目がある場合は、その他の欄に具体的な記録項目を記入すること。
(9) 「個人情報の処理形体」欄 当該個人情報取扱事務における個人情報の処理形態について、次のとおり記入すること。
ア 「文書」、「図面等」、「電磁的記録」、「その他」のいずれかの「□」を「■」にすること。「その他」の場合は、具体的な処理形態を記入すること。
イ 電子計算機処理の有無について、「有」か「無」のいずれかの「□」を「■」にすること。「有」の場合は、システムの名称を記載すること。なお、専ら文章を作成することを目的とした事務は電子計算機処理に含まないものとする。
ウ オンライン結合の有無について、「有」か「無」のいずれかの「□」を「■」にすること。「有」の場合は、結合先を記入すること。
(10) 「個人情報取扱事務を実施機関以外のものに行わせることの有無」欄 当該個人情報取扱事務を実施機関以外のものに行わせることの有無について、「有」か「無」のいずれかの「□」を「■」にすること。「有」のときは、委託等の形態及び委託先等を記入すること。
(11) 「個人情報の収集先」欄 当該個人情報取扱事務における個人情報の収集先について、あてはまる収集先の「□」を「■」にすること。
(12) 「個人情報の利用及び提供の状況」欄 当該個人情報取扱事務における個人情報の目的外利用及び外部提供について、次のとおり記入すること。
ア 目的外利用の「有」か「無」のいずれかの「□」を「■」にすること。「有」のときは利用部署名及び法の根拠条文を記入すること。
イ 外部提供の「有」か「無」のいずれかの「□」を「■」にすること。「有」のときは、提供先及び法の根拠条文を記入すること。
(13) 「要配慮個人情報の収集」欄 当該個人情報取扱事務における要配慮個人情報の収集の有無について、「有」か「無」のいずれかの「□」を「■」にすること。
(14) 「個人情報取扱事務の開始年月日及び登録年月日」欄 当該個人情報取扱事務の開始年月日を記載すること。登録年月日については個人情報保護担当課で記載する。
2 個人情報取扱事務の廃止は、個人情報保護担当課長が廃止された個人情報取扱事務に係る登録簿を簿冊から除去し、登録簿の一覧表を整理することにより行うものとする。
(登録簿の公表)
第15条 個人情報保護担当課長は、登録簿を一般の閲覧に供するため、登録簿の簿冊を美里町行政情報コーナーに備え置くものとする。
2 主務課等の長は、所掌する個人情報取扱事務の登録簿の簿冊を窓口、事務室に備え置くものとする。
3 個人情報保護担当課長及び主務課等の長は、登録簿の簿冊の加除を適切に行うものとする。
第4章 保有個人情報の利用目的以外の目的のための利用及び提供
(保有個人情報の目的外利用等)
第16条 法第69条第1項又は第2項第2号の規定により、保有個人情報の利用目的以外の目的のために利用(個人番号の利用を除く。)をしようとする課等の課長等(以下この条及び次条において「利用課長等」という。)は、保有個人情報利用申請書(様式第3号)を当該個人情報を保有する課等の保護管理者(美里町個人情報管理規程(令和5年美里町訓令第10号。以下「管理規程」という。)第5条に規定する保護管理者をいう。)に提出するものとする。ただし、事案の所掌が変更された場合における当該事案に係る保有個人情報を利用する場合は、この限りでない。
4 保護管理者は、第2項の決定を行ったときは、保有個人情報利用申請書及び保有個人情報利用決定通知書の写しを総括保護管理者に送付するものとする。
2 利用課長等は、提供を受けた保有個人情報を利用するに当たっては、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 保有個人情報を申請した目的以外に利用してはならない。
(2) 保有個人情報が含まれる行政文書又は電子データを複写して使用するに当たっては、申請した目的を達成するために必要最小限で行うものとし、その目的及び内容を保護管理者に報告するものとする。
(3) 保有個人情報の利用期間が満了したとき又は利用目的を達成したときは、速やかに個人情報を保護管理者に返却し、又は廃棄若しくは消去しなければならない。
(4) 前各号に掲げるもののほか、保護管理者が必要と認める事項
(保有個人情報の提供)
第18条 町長は、保有個人情報の提供(法第69条第2項第1号に該当する場合を除く。)を受けようとするもの(以下「申出者」という。)に対し、保有個人情報提供申出書(様式第5号)の提出を求めるものとする。
2 前号の規定による申出書の提出があったときは、当該保有個人情報を保有する課等の保護管理者は、速やかにその内容を審査し、提供を承認するか否かを決定し、その結果を保有個人情報提供回答書(様式第6号)により申出者に回答するものとする。
4 保護管理者は、第2項の決定を行ったときは、保有個人情報提供申出書及び保有個人情報提供回答書の写しを総括保護管理者に送付するものとする。
(外部提供に係る留意事項)
第20条 保護管理者は、第18条第2項の決定により、保有個人情報が含まれる行政文書又は電子データを提供するに当たっては、使用する目的を達成するために必要な限度で行うものとする。
2 保護管理者は、保有個人情報の提供を行うに当たっては、当該申出者に次に掲げる事項を説明し、遵守させるものとする。
(1) 保有個人情報を申し出た利用目的以外に利用してはならない。
(2) 保有個人情報を当該申出者以外のものに提供してはならない。
(3) 保有個人情報が含まれる文書又は電子データを複写して使用するに当たっては、申し出た利用目的を達成するために必要最小限で行うものとし、その目的及び内容を保護管理者に報告するものとする。
(4) 保有個人情報の利用期間が満了したとき又は利用目的を達成したときは、速やかに個人情報を保護管理者に返却し、又は廃棄若しくは消去しなければならない。
(5) 前各号に掲げるもののほか、保護管理者が必要と認める事項
第5章 個人情報の開示、訂正及び利用停止
第1節 開示
(開示請求書)
第22条 法第76条の規定により開示請求をする者から提出する書面のひな形を求められたときは、「様式第8号 保有個人情報開示請求書」を示すものとする。
2 開示請求しようとする者が求める個人情報の内容が同一であっても、複数の行政機関の長等に開示請求する場合には、当該行政機関の長等ごとに開示請求書の提出を求めなければならない。
(開示請求書の受付)
第23条 開示請求書の内容の確認は、個人情報の保護に関する法律についての事務対応ガイド(行政機関等向け)(以下「事務対応ガイド」という。)6―1―2―1に基づき行うものとする。
2 開示請求しようとする者が法第77条第1項及び政令第23条に掲げる事項を記載した書面を提出し、当該書面に形式上の不備がないと認められるときは、これを受け付けなければならない。
3 個人情報保護担当課において開示請求書を受け付ける際は、開示請求書に受付印を押し、当該開示請求書の控(請求者用)を開示請求者に交付するものとする。
4 個人情報保護担当課において前項の受付を行ったときは、開示請求者に対し次の事項を説明するものとする。
(1) 開示請求のあった日から起算して30日以内に開示請求のあった個人情報を開示するか否かの決定を行い、当該決定の内容を書面により、速やかに、通知するものであること。ただし、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは決定までの期間を延長することがあり、その場合には当該延長期間及び理由を書面により速やかに通知するものであること。
(2) 開示決定の場合における開示の日時及び場所、不開示の場合における不開示の理由は、第27条で規定する書面で示すものであること。
(3) 保有個人情報の開示請求において、条例第4条に規定する手数料を納付しなければならないこと。
(開示請求者の本人確認)
第24条 法第77条第2項及び政令第22条の規定による開示請求に係る保有個人情報の本人であることを示す書類の確認は、事務対応ガイド6―1―2―2に基づき行うものとする。
(開示請求書の補正)
第25条 法第77条第3項の規定による開示請求書の補正は、事務対応ガイド6―1―2―3に基づき行うものとする。
(開示決定等)
第26条 開示請求に対する決定等(以下「開示決定等」という。)は、事務対応ガイド6―1―2―3に基づき、主務課等が行うものとする。
2 開示請求に係る個人情報の内容が主務課等以外の課に関係するものであるときは、主務課長は、必要に応じて当該関係課と協議するものとする。
3 開示決定等の決裁は、美里町事務決裁規程(平成18年美里町訓令第8号。以下「事務決裁規程」という。)の定めるところにより行うものとし、関係する課がある場合には、当該関係課長(以下「関係課長」という。)に合議するものとする。ただし、事務決裁規程第4条各号に定める場合は、開示決定等について町長及び副町長の決裁を得るものとする。
(開示請求に対する決定等の通知)
第27条 法第82条第1項及び第2項の規定による通知は、事務対応ガイド6―1―4に基づき行うものとする。
2 法第82条第1項の通知は、保有個人情報の開示をする旨の決定通知書(様式第9号)により行うものとする。
3 法第82条第2項の通知は、保有個人情報の開示をしない旨の決定通知書(様式第10号)により行うものとする。
4 主務課等は、法第82条第1項又は第2項の通知をしたときは、当該通知書の写しを個人情報保護担当課に送付するものとする。
(開示決定等を行う期限の延長等)
第28条 法第83条第2項の規定による期間の延長は、事務対応ガイド6―1―5―2に基づき行うものとし、同項後段の通知は、保有個人情報開示決定等の期限の延長通知書(様式第11号)により行うものとする。
2 法第84条の規定の適用は、事務対応ガイド6―1―5―3に基づき行うものとし、同項後段の通知は、保有個人情報の開示決定等期限の特例規定の適用通知書(様式第12号)により行うものとする。
3 主務課等は、法第83条第2項後段又は第84条後段の通知をしたときは、当該通知書の写しを個人情報保護担当課に送付するものとする。
(事案の移送)
第29条 法第85条の規定による事案の移送は、事務対応ガイド6―1―6に基づき行うものとし、事案を移送した他の行政機関の長等に対し、保有個人情報開示請求に係る事案の移送について(様式第13号)により通知するものとする。
2 法第85条第1項後段による通知は、保有個人情報開示請求に係る事案の移送通知書(様式第14号)により行うものとする。
(第三者意見書の聴取)
第30条 法第86条の規定による第三者意見の聴取は、事務対応ガイド6―1―6に基づき行うものとする。
2 法第86条第1項の通知は、保有個人情報の開示請求に関する意見について(様式第15号)により行うものとする。
3 法第86条第2項の通知は、保有個人情報の開示請求に関する意見について(様式第16号)により行うものとする。
4 主務課等は、法第86条第1項又は第2項の通知をするときは、当該通知に保有個人情報の開示決定等に関する意見書(様式第17号)を同封するものとする。
5 法第86条第3項後段の通知は、反対意見書に係る個人情報の開示決定通知書(様式第18号)により行うものとする。
(開示の実施)
第31条 法第87条の規定による開示は、事務対応ガイド6―1―8に基づき行うものとする。
2 政令第26条第1項の規定による書面のひな形を求められたときは、「様式第19号 保有個人情報の開示の実施方法等申出書」を提示するものとする。
3 開示の実施方法等の申出をしようとする者が政令第26条第3項に掲げる事項を記載した書面を提出し、当該書面に形式上の不備がないと認められるときは、これを受け付けなければならない。
4 個人情報の開示は、個人情報保護担当課が行うものとし、主務課等の職員は開示の実施に立ち会うものとする。
5 郵送による写しの交付等に当たっては、原則、本人限定受取郵便により送付するものとするが、施設への入所・入院中であるその他本人限定受取郵便により送付することにより受け取ることができないやむを得ない事情がある場合は親展の簡易書留郵便その他適切な方法により送付するものとする。
第2節 訂正
(訂正請求書)
第32条 法第90条の規定により訂正請求をする者から提出する書面のひな形を求められたときは、「様式第20号 保有個人情報訂正請求書」を示すものとする。
(訂正請求書の受付)
第33条 訂正請求書の内容の確認は、事務対応ガイド6―2―2―1に基づき行うものとする。
2 訂正請求しようとする者が法第91条第1項に掲げる事項を記載した書面を提出し、当該書面に形式上の不備がないと認められるときは、これを受け付けなければならない。
3 個人情報保護担当課において訂正請求書を受け付ける際は、訂正請求書に受付印を押し、当該訂正請求書の控(請求者用)を訂正請求者に交付するものとする。
4 個人情報保護担当課において前項の受付を行ったときは、訂正請求者に対し次の事項を説明するものとする。
(1) 訂正請求のあった日から起算して30日以内に訂正請求のあった個人情報を訂正するか否かの決定を行い、当該決定の内容を書面により、速やかに、通知するものであること。ただし、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは決定までの期間を延長することがあり、その場合には当該延長期間及び理由を書面により、速やかに、通知するものであること。
(2) 訂正決定(部分訂正を含む。)の場合における訂正年月日、訂正をしない場合(部分訂正の場合を含む。)における訂正をしない理由は、様式第22号で示すものであること。
(訂正請求者の本人確認)
第34条 法第91条第2項及び政令第29条の規定による訂正請求に係る保有個人情報の本人であることを示す書類の確認は、事務対応ガイド6―2―2―2に基づき行うものとする。
(訂正請求書の補正)
第35条 法第91条第3項の規定による訂正請求書の補正は、事務対応ガイド6―2―2―3に基づき行うものとする。
(訂正決定等)
第36条 訂正請求に対する決定等(以下「開示決定等」という。)は、事務対応ガイド6―2―3に基づき、主務課等が行うものとする。
2 訂正決定等の判断に当たっては、次の事項に留意するものとする。
(1) 訂正請求に係る個人情報について調査を行う際は、訂正請求者及び訂正請求者以外の個人の権利利益を侵害することのないよう十分配慮するものとする。
(2) 訂正請求に係る個人情報の内容が主務課等以外の課に関係するものであるときは、必要に応じて当該関係課と協議するものとする。
3 訂正決定等の決裁については、第26条第3項の規定を準用する。
(訂正請求に対する決定等の通知)
第37条 法第93条第1項及び第2項の規定による通知は、事務対応ガイド6―2―4に基づき行うものとする。
2 法第93条第1項の通知は、保有個人情報の訂正をする旨の決定通知書(様式第21号)により行うものとする。
3 法第93条第2項の通知は、保有個人情報の訂正をしない旨の決定決定通知書(様式第22号)により行うものとする。
4 主務課等は、法第93条第1項又は第2項の通知をしたときは、当該通知書の写しを個人情報保護担当課に送付するものとする。
(訂正決定等を行う期限の延長等)
第38条 法第94条第2項の規定による期間の延長は、事務対応ガイド6―2―5―2に基づき行うものとし、同項後段の通知は、保有個人情報訂正決定等の期限の延長通知書(様式第23号)により行うものとする。
2 法第95条の規定の適用は、事務対応ガイド6―2―5―3に基づき行うものとし、同項後段の通知は、保有個人情報訂正決定等の期限の特例規定の適用通知書(様式第24号)により行うものとする。
3 主務課等は、法第94条第2項後段又は第95条後段の通知をしたときは、当該通知書の写しを個人情報保護担当課に送付するものとする。
(訂正請求に係る事案の移送)
第39条 法第96条の規定による事案の移送は、事務対応ガイド6―2―6に基づき行うものとし、事案を移送した他の行政機関の長等に対し、保有個人情報訂正請求に係る事案の移送について(様式第25号)により通知するものとする。
2 法第96条第1項後段による通知は、保有個人情報訂正請求に係る事案の移送通知書(様式第26号)により行うものとする。
(保有個人情報の提供先への通知)
第40条 法第97条の規定による通知は、提供をしている保有個人情報の訂正をする旨の決定通知書(様式第27号)により行うものとする。
第3節 利用停止
(利用停止請求書)
第41条 法第99条の規定により利用停止請求をする者から提出する書面のひな形を求められたときは、「様式第28号 保有個人情報利用停止請求書」を示すものとする。
(利用停止請求書の受付)
第42条 利用停止請求書の内容の確認は、事務対応ガイド6―3―2―1に基づき行うものとする。
2 訂正請求しようとする者が法第99条第1項に掲げる事項を記載した書面を提出し、当該書面に形式上の不備がないと認められるときは、これを受け付けなければならない。
3 個人情報保護担当課において利用停止請求書を受け付ける際は、利用停止請求書の各葉に受付印を押し、当該利用停止請求書の控(請求者用)を利用停止請求者に交付するものとする。
4 個人情報保護担当課において前項の受付を行ったときは、利用停止請求者に対し次の事項を説明するものとする。
(1) 利用停止請求のあった日から起算して30日以内に利用停止請求のあった個人情報を利用停止するか否かの決定を行い、当該決定の内容を書面により、速やかに、通知するものであること。ただし、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは決定までの期間を延長することがあり、その場合には当該延長期間及び理由を書面により、速やかに、通知するものであること。
(2) 利用停止決定(部分利用停止を含む。)の場合における利用停止年月日、利用停止をしない場合(部分利用停止の場合を含む。)における利用停止をしない理由は、様式第30号で示すものであること。
(利用停止請求者の本人確認)
第43条 法第99条第2項及び政令第29条の規定による利用停止請求に係る保有個人情報の本人であることを示す書類の確認は、事務対応ガイド6―3―2―2に基づき行うものとする。
(利用停止請求書の補正)
第44条 法第99条第3項の規定による利用停止請求書の補正は、事務対応ガイド6―3―2―3に基づき行うものとする。
(利用停止決定等)
第45条 利用停止請求に対する決定等(以下「利用停止決定等」という。)は、事務対応ガイド6―3―3に基づき、主務課等が行うものとする。
2 利用停止決定等の判断に当たっては、次の事項に留意するものとする。
(1) 利用停止請求に係る個人情報について調査を行う際は、利用停止請求者及び利用停止請求者以外の個人の権利利益を侵害することのないよう十分配慮するものとする。
(2) 利用停止請求に係る個人情報の内容が主務課等以外の課に関係するものであるときは、必要に応じて当該関係課と協議するものとする。
3 利用停止決定等の決裁については、第26条第3項の規定を準用する。
(利用停止請求に対する決定等の通知)
第46条 法第101条第1項及び第2項の規定による通知は、事務対応ガイド6―3―4に基づき行うものとする。
2 法第101条第1項の通知は、保有個人情報の利用停止をする旨の決定通知書(様式第29号)により行うものとする。
3 法第101条第2項の通知は、保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書(様式第30号)により行うものとする。
4 主務課等は、法第101条第1項又は第2項の通知をしたときは、当該通知書の写しを個人情報保護担当課に送付するものとする。
(利用停止決定等を行う期限の延長等)
第47条 法第102条第2項の規定による期間の延長は、事務対応ガイド6―3―5―2に基づき行うものとし、同項後段の通知は、保有個人情報利用停止決定等の期限の延長通知書(様式第31号)により行うものとする。
2 法第103条の規定の適用は、事務対応ガイド6―3―5―3に基づき行うものとし、同項後段の通知は、保有個人情報利用停止決定等の期限の特例規定の適用通知書(様式第32号)により行うものとする。
3 主務課等は、法第102条第2項後段又は第103条後段の通知をしたときは、当該通知書の写しを個人情報保護担当課に送付するものとする。
第6章 審査請求
(審査請求)
第48条 開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等(以下この章において「処分」という。)について審査請求があったときは、事務対応ガイド6―4―2に基づき処理するものとする。
2 開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等(以下この章において「処分」という。)又は開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為(以下この章において「不作為」という。)について行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づく審査請求があったときは、個人情報保護担当課において受け付け、速やかに、審査請求書の写しを当該審査請求に係る決定をした主務課等に送付するものとする。
3 個人情報保護担当課において審査請求を受け付けるに当たっては、次に掲げる要件について確認するものとする。
(1) 処分についての審査請求書の記載事項の確認
ア 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
イ 審査請求に係る処分の内容
ウ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
エ 審査請求の趣旨及び理由
オ 処分庁の教示の有無及びその内容
カ 審査請求の年月日
キ 審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代(行政不服審査法第19条に規定する総代をいう。)を互選したとき、又は代理人によって審査請求等をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所
(2) 不作為についての審査請求書の記載事項の確認
ア 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
イ 当該不作為に係る開示請求、訂正請求又は利用停止請求についての内容及び年月日
ウ 審査請求の年月日
(3) 代表者若しくは管理人、総代又は代理人があるときは、それぞれの資格を証明する書面の添付の有無(法人登記簿の謄本若しくは抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)
(4) 処分についての審査請求にあっては、処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内の審査請求であること。
(5) 不作為についての審査請求にあっては、開示決定等については法第883条又は第84条、訂正決定等については法第94条又は第95条、利用停止決定等については法第102条又は第103条の規定による決定期間を経過した審査請求であること。
(6) 審査請求適格の有無(開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等によって直接に自己の権利利益を侵害された者又は開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為に係る当該開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求をした者であること。)
4 個人情報保護担当課は、審査請求が前項各号の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命じなければならない。
5 個人情報保護担当課は、審査請求が次のいずれかに該当するときは、当該審査請求について却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送達するとともに、その写しを主務課等に送付するものとする。
(1) 審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合
(2) 補正命令に応じなかった場合
(3) 補正命令に定める補正の期間を経過した場合
6 主務課等は、審査請求が却下される場合を除き、次に掲げる書類を作成し、個人情報保護担当課に提出するものとする。
(1) 弁明書
(2) 保有個人情報開示請求書、保有個人情報訂正請求書又は保有個人情報利用停止請求書(写し)
(3) 保有個人情報の開示をする旨の決定通知書等、保保有個人情報の訂正をする旨の決定通知書等又は保有個人情報の利用停止をする旨の決定通知書等(写し)
(4) 審査請求に係る経過説明書
(5) 当該諮問に係る事案の概要書
(6) 処分に係る個人情報の内容及び当該処分についての判断理由を分類し、又は整理した資料
(7) その他必要な書類
(弁明書の送付)
第49条 個人情報保護担当課は、行政不服審査法第9条第3項の規定により読み替えて適用する同法第29条第5項の規定により、主務課等から提出された弁明書の写しを審査請求人及び参加人(行政不服審査法第13条第4項に規定する参加人をいう。以下同じ)に送付するものとする。
(情報公開・個人情報保護審査会への諮問)
第50条 法第105条第3項の規定により準用する同条第1項の規定による諮問は、事務対応ガイド6―4―4に基づき行うものとする。
(1) 法第82条の規定に基づく開示決定等に係る審査請求 諮問書(様式第33号)
(2) 法第93条の規定に基づく訂正決定等に係る審査請求 諮問書(様式第34号)
(3) 法第101条の規定に基づく利用停止決定等に係る審査請求 諮問書(様式第35号)
(4) 法第76条の規定に基づく開示請求、法第90条の規定に基づく訂正請求及び法第98条の規定に基づく利用停止請求に係る不作為に関する審査請求 諮問書(様式第36号)
3 法第105条第3項において読み替えて準用する同条第2項の規定による通知は、美里町情報公開・個人情報保護審査会への諮問について(様式第37号)によるものとする。
(意見聴取等)
第51条 主務課等の職員は、審査会からの求めに応じ、審査会の指定する方法により、処分に係る個人情報に記録されている情報の内容及び当該処分についての判断理由を整理し、又は資料を作成し、提出しなければならない。
2 主務課等の職員は、前項の資料について、審査会から説明又は意見を求められたときは、これに応じなければならない。
(答申の内容の公表等)
第52条 個人情報保護担当課は、審査会から答申があったときは、その内容を公表するとともに、答申書の写しを主務課等へ送付するものとする。
2 個人情報保護担当課は、答申に係る諮問が不作為によるものであるときは、答申書の写しを審査請求人等及び審査請求に係る個人情報の開示について反対意見書を提出した第三者(次条第2項において「反対意見を提出した第三者」という。)に送付するものとする。
(審査請求に対する裁決等)
第53条 個人情報保護担当課は、審査会から答申があったときは、速やかに、町長の決裁を経て、当該審査請求に対する裁決を行わなければならない。
2 個人情報保護担当課は、当該審査請求についての裁決をしたときは、審査請求人に対して裁決書の謄本を送付するとともに、その写しを審査請求人等、反対意見を提出した第三者及び主務課等へ送付するものとする。
3 審査請求についての裁決が、次の各号のいずれかに該当する裁決である場合には、法第107条第1項において準用する法第86条第3項の規定により、措置等を講ずるものとする。
(1) 処分に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決
(2) 審査請求に係る開示決定等(開示請求に係る保有個人情報の全部を開示する旨の決定を除く。)を変更し、当該審査請求に係る保有個人情報を開示する旨の裁決(第三者である参加人が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示している場合に限る。)
4 個人情報保護担当課が答申と異なる裁決をしたときは、審査会に対し、当該裁決の判断理由を説明しなければならない。
第7章 個人情報の取扱いに係る審査会への諮問等
(審査会への諮問事項)
第54条 個人情報保護担当課は、条例第6条の規定により審査会に諮問しようとするときは、諮問書に次に掲げる資料を添えて審査会に提出するものとする。
(1) 諮問に係る個人情報の取扱い及びその理由について説明した資料
(2) その他必要な資料
2 主務課等は、審査会が必要と認めるときは、審査会において意見陳述又は説明若しくは必要な資料の提出を行うものとする。
附則
この訓令は、令和5年7月14日から施行する。
附則(令和6年12月27日訓令第15号)
この訓令は、令和6年12月27日から施行する。
