(趣旨)

第1条　この規程は、屋久島町教育委員会における文書事務について必要な事項を定めるものとする。

(文書等による事務処理の原則)

第2条　意思決定に当たっては、次に掲げる場合を除き、文書等(文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。以下同じ。)を作成して行うこととする。

(各課長の職務)

第3条　各課の長(以下「各課長」という。)は、その課の文書事務が適正かつ迅速に処理されるように努めなければならない。

(取扱者)

第4条　各課に文書取扱者(以下「取扱者」という。)を置き、職員のうちから各課長が指定する。

(文書主任)

第5条　教育総務課に文書取扱主任(以下「文書主任」という。)を置き、総務管理係をもって充てる。

(文書の受付及び配布)

第6条　郵便、使送、ファクシミリ、電子メール(コンピューターのネットワークを利用した文書の伝送をいう。以下同じ。)その他の方法により屋久島町教育委員会に到達した文書(各課に直接到達した文書を除く。)は、文書主任が受け付ける。

(執務時間外の受付)

第7条　執務時間(屋久島町の執務時間を定める規則(平成19年屋久島町規則第1号)に規定する時間をいう。以下同じ。)外に到達した文書は、警備員又は宿直員が受け付け、文書主任に引き継がなければならない。

(主務課の受付及び配布)

第8条　取扱者は、毎日午前及び午後それぞれ1回以上、屋久島町総務課長又は文書主任が受け付けたその所掌する事務に係る文書及び各課に直接到達した文書の有無を確認し、当該文書を受領しなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の受信及び処理)

第9条　総合行政ネットワーク文書の受信は、文書主任又は主務課の取扱者が行う。

(文書の規格等)

第10条　文書に用いる用紙は、原則として日本工業規格A列4番のものを縦長にして用いる。

(起案用紙等)

第11条　文書を起案するときは、原則として起案用紙(別記第4号様式)を用いなければならない。

(起案の要領)

第12条　文書の起案は、次の要領により行う。

(文書の種類及び例)

第13条　文書の種類は、次のとおりとする。

(決裁区分等の記入)

第14条　文書を起案するときは、次に定めるところにより決裁区分等を明記しなければならない。

(発信者名の基準)

第15条　公文は、事案の軽重により、教育委員会名又は教育長名をもつてするものとする。ただし、軽易又は定例的なものは、各課長名をもつてすることができる。

(担当者等の表示)

第16条　発送する文書(以下「発送文書」という。)のうち、相手方からの照会等が予想される文書には、文書の末尾に事務担当者の所属、氏名、電話番号等を記載するように努めなければならない。

(作成年月日等の表示)

第17条　事業説明資料、会議資料等起案用紙を用いずに作成する文書には、その右上余白に作成年月日及び作成課名及び作成者名を記入するように努めなければならない。

(回議)

第18条　起案文書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁者に回議しなければならない。

(合議)

第19条　起案文書の内容が他の課が所管する事務に関係がある場合は、主務課長を経て当該起案文書を関係の課長に合議しなければならない。

(代決、後閲、廃案等の場合の処理)

第20条　起案文書を屋久島町教育委員会事務決裁規程(平成19年屋久島町教育委員会訓令第10号)の定めるところにより代決した者は、当該起案文書の決裁箇所に「代」と記載し、後閲を要するものについては「後閲」と朱書きしておかなければならない。

(機密又は緊急を要する事案の処理)

第21条　機密又は緊急を要する事案は、上司の指揮を受けて通常の手続によらず、便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。

(法制上の審査)

第22条　条例、規則、訓令、告示及び公告の制定及び改廃又は法令の解釈及び適用に関する重要な起案文書は、関係課長に回議し、又は合議した後、屋久島町総務課長に合議し、法制上の審査を受けなければならない。

(文書の審査及び決裁日付印)

第23条　決裁を受けた起案文書(以下「決裁文書」という。)は、各課において、取扱者の審査を受けた後、決裁日付欄に日付の記入を行うものとする。

(文書の記号及び番号)

第24条　前条の手続を終えた文書(公告を除く。)には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でない文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。

(浄書及び校合)

第25条　原則として、決裁文書の浄書は起案者が行い、浄書した文書の校合は起案者以外の職員が行うものとする。

(公印の押印及び電子署名)

第26条　発送文書には、屋久島町教育委員会公印規程(平成19年屋久島町教育委員会訓令第2号)に定める公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書又は案内状、礼状等権利の得喪若しくは変更に関係のない文書については、公印の押印を省略することができる。

(文書の発送)

第27条　文書の発送は、屋久島町総務課長が行うものとする。

(主務課における文書の発送)

第28条　勤務時間外において発送しなければならない文書又は勤務時間内であっても緊急に発送しなければならない文書については、主務課の取扱者が発送することができる。

(総合行政ネットワーク文書の浄書、校合及び発送)

第29条　総合行政ネットワーク文書の浄書及び校合については、第25条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの端末機(以下「端末機」という。)への入力をもって浄書とみなし、端末機に入力した内容と決裁原義との確認をもって校合とみなす。

(文書の完結)

第30条　取扱者は、文書の発送等の手続を終えた当該決裁文書の編集項目欄に当該決裁文書を保管するファイル名、保存年限欄に保存年数を記入するものとする。

(公文書の整理)

第31条　公文書(屋久島町情報公開条例(平成19年屋久島町条例第18号)第2条第2項に規定する公文書をいう。以下同じ。)は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるよう保管しておかなければならない。

(完結公文書のファイルへの保管)

第32条　事案の処理が完結した公文書(以下「完結公文書」という。)は、ファイル等にとじひも等を用いて編集し、その背表紙部分及び表紙部分に当該完結公文書の所属年度及び廃棄年月日並びにファイル名を明示して保管しなければならない。

(ファイル等の保管用具)

第33条　ファイル等は、その保管の状態が外部から識別できる構造の保管用具に保管しなければならない。ただし、当該保管用具に収納することが不適当なファイル等については、それぞれ適切な保管用具を使用することができる。

(未完結公文書の保管)

第34条　事案の処理が完結していない公文書(以下この条において「未完結公文書」という。)は、ファイル等に収納し、担当者の机の引出しに保管しなければならない。ただし、ファイル等に収納することが適当でない未完結公文書については、この限りでない。

(公文書の持出し等の禁止)

第35条　公文書は、公務による場合を除くほか、庁外に持ち出してはならない。

(公文書の保存期間)

第36条　公文書の保存期間の区分は、1年、3年、5年、10年及び永久とする。

(完結公文書の管理)

第37条　完結公文書は、主務課において保管し、又は文書庫に保存しなければならない。ただし、主務課長が他の場所において保管し、又は保存することが適当であると認めるものについては、この限りでない。

(保存文書の閲覧等)

第38条　文書庫内の保存文書を借り受けようとする者は、保存文書借用簿(別記第8号様式)に所要事項を記入して主務課長の承認を受けなければならない。

(保存文書の借受期間等)

第39条　保存文書の借受期間は、原則として30日以内とする。

(保存文書の廃棄等)

第40条　主務課長は、保存期間が満了した保存文書については、廃棄又は保存期間の延長を決定しなければならない。

第41条　この規程に定めるもののほか、公文書の分類、作成、保存、廃棄その他の公文書の管理に関する事項について法令又は条例若しくは規則に特別の定めが設けられている場合は、当該事項については、当該法令又は条例若しくは規則の定めるところによるものとする。