2　文書は、芦屋市情報公開条例(平成14年芦屋市条例第15号。以下「情報公開条例」という。)第20条の規定に基づき、情報公開制度を適正かつ円滑に運用するため、適正に管理しなければならない。

3　文書は、芦屋市個人情報保護条例(平成16年芦屋市条例第19号。以下「個人情報保護条例」という。)第10条第2項の規定に基づき、保有個人情報の漏えい、滅失又はき損を防止するため、細心の注意を払って取扱わなければならない。

4　文書の収受、起案、回議、決裁、保管、引継ぎ、保存、廃棄その他文書に関する事務処理は、原則として文書管理システムで行うものとする。

2　例規文書(法規文書及び令達文書を合わせていう。以下同じ。)の種類は、次のとおりとする。

3　一般文書の種類は、おおむね次のとおりとし、その細部については、別に定める。

2　証明文書を交付する所管課等においては、諸証明交付簿を備えるものとする。この場合において、諸証明交付簿は、当該証明文書の交付に係る申請書をもってこれに代えることができる。

2　文書分類表に保存年限の定めのない文書の保存年限は、当該文書の種類内容等を考慮して文書主管課長が定めるものとする。

2　年度を越えて処理した文書にあっては、当該文書の事案の完結日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

3　常用文書(所管課等の事務所内に常備して、執務上使用する文書をいう。)にあっては、常用期間が経過する日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

2　文書主管課長は、この規程に基づき、各課担当の文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。

3　文書主管課長は、市立芦屋病院における文書事務の一般を総括するとともに、郵便等文書の収受、配付及び文書の発送並びに文書の保存に関する事務を掌理する。

4　文書主管課長は、文書取扱主任に対し、病院内の文書事務の処理状況について、その調査又は報告を求め、文書事務に関する指導に当たるとともに、特に必要と認めるときは、文書取扱主任に対し、文書事務に関して適当な措置を講ずることを求めることができる。

2　文書取扱主任は、病院内における文書事務の適正、円滑な処理を図るため、次に掲げる事項を処理しなければならない。

2　各職員は、第3条に規定する文書の取扱いの原則を遵守し、文書を適正に取り扱わなければならない。

2　文書主管課以外の所管課等に直接到達した文書(以下「直接到達文書」という。)は、所管課等において収受するものとする。ただし、直接到達文書が当該所管課等の所掌事務に属さないものであるときは、直ちに関係する所管課等へ回付しなければならない。

3　執務時間外に到達した文書は、宿直員がこれを受領し、翌日執務時間の初めに文書主管課に引き継ぐものとする。ただし、芦屋市の休日を定める条例(平成3年芦屋市条例第3号)第2条第1項に規定する休日が2日以上にわたる場合は、宿直員は、到達した文書を1日ごとに取りまとめた上、後任者に引き継ぐものとする。

4　郵便料金が未納又は不足の到達文書は、文書主管課長が特に必要と認めたものに限り、その料金を支払い、受領することができる。

2　開封した文書は、次に掲げるところにより、速やかに処理しなければならない。

3　親展文書は、閉封のまま封皮に収受日付印を押印し、親展文書収受簿に登録し、その他のものは名あて人に配付するものとする。

4　書留類で送達された文書及び金品の同封された文書は、書留、金品収受簿に登録し、所管課等の文書取扱主任又は名あて人に配付するものとする。

2　前項の規定により文書の配付を受けた所管課等は、他の関係する所管課等に連絡し、必要があると認めるときは、その写しを作成し、関係する所管課等に配付するものとする。

2　配付を受けた文書中その所管に属さないと認めたものがあるときは、理由を付してこれを文書主管課に返付しなければならない。

2　資料収集その他の理由により前項による処理ができないときは、処理担当者は、直属の上司にその旨連絡し、承認を得なければならない。

3　重要な文書で、その処理について回議に至るまで相当の日時を要するものにあっては、あらかじめ権限者に事案の処理方針について指示若しくは承認を受け、又は当該文書を供覧しなければならない。

2　緊急に処理する必要がある事案の処理について、文書の作成を省略したときは、事後に当該事案の処理に係る文書を作成しなければならない。

3　重要な事案について、口頭により意思表示のなされたもの又は意思表示をしたものにあっては、文書により報告しなければならない。

2　起案文書に添付する書類、図画その他の書類があるときは、電磁的記録として起案文書に添付するものとする。ただし、添付書類を電磁的記録とすることが困難なときは、原本のまま回議するものとする。この場合において、当該添付書類には文書管理システムから出力した添付文書管理票を添付するものとする。

3　同一事案について起案を重ねるときは、その経過を分かりやすくするため、完結に至るまで関連文書を添付するものとする。

2　2以上の所管課等に関連する事案については、最も関係の深いと認められる所管課等において起案し、関係する所管課等に合議するものとする。

3　起案文書の作成等については、市長事務部局の文書主管課長が定める文書法制の実務の例によるものとする。

2　権限者が不在のときは、職務権限規程に規定する代行者がこれを行うものとする。この場合において、権限者が出務したときには、必要に応じ当該権限者の閲覧に供さなければならない。

2　回議を受けた者は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める方法により承認を行うものとする。

2　管理者に至る決裁のうち、合議を要するものにあっては、合議先の承認をすべて得た後において、管理者に回議しなければならない。

3　合議先の権限者は、合議案について速やかに承認又は不承認の決定をしなければならない。この場合において、決定に日時を要すると認めたときは、その理由を起案所管課等の長に通知しなければならない。

4　合議を受けた局課等において、さらに他の局課等に合議する必要があると認めるときは、起案所管課等と協議の上、合議先を加えることができる。

5　合議を受けた事項について疑義のあるときは、起案所管課等に連絡しなければならない。

6　合議を受けた事項について異議のあるときは、起案所管課等と協議しなければならない。この場合において、意見が相違して協議が一致しないときは、起案所管課等は、双方の意見を具して上司の指示を受けなければならない。

7　合議先の権限者が事案の決裁結果を知ろうとするときは、コメント欄にその旨を表示するものとし、求められた起案所管課等は、決裁終了後直ちに、当該権限者に通知しなければならない。

8　回議中の起案文書を廃し、又はその内容に重大な変更を加えたときは、既に回議が終了した者にその旨を通知するものとする。

2　前項ただし書に規定するものについては、当該文書の余白又は付せん紙に供覧先を表示して回付するものとする。この場合において、管理者に供覧する必要のあるものについては、管理者に供覧した後、他の関係局課等に回付するものとする。

3　前項の規定により供覧に回付された文書は、速やかに確認印を押印し、表示された順に回付しなければならない。

2　文書管理システムで起案した事案については、当該システムに決裁年月日を登録し、施行又は発送が必要なものについてはその年月日も登録しなければならない。

3　決裁文書のうち、例規文書にあっては、文書主管課において必要な手続を経なければならない。

2　病院内文書及びこれに類するものは、職務権限規程に定める決定者の役職名を用いるものとする。

2　契印は、文書主管課長が特に必要と認めたものを除き、これを省略するものとする。

2　電子署名の付与については、芦屋市電子署名規程(平成18年芦屋市訓令甲第13号)の例による。この場合において、市立芦屋病院における職責証明書の名義並びに当該職責証明書の使用区分、職責証明書利用者及び職責証明書利用者の職務代行者は、次のとおりとする。

2　文書取扱主任は、発送文書の封皮に発信課名等を明記して文書主管課に回付しなければならない。この場合において、郵便取扱上の特殊取扱いの必要があるものについては、その旨封皮に朱色で表示し、文書主管課へ申し出なければならない。

3　回付された発送文書は、料金後納による郵送とし、文書主管課が発送するものとする。

4　一時に大量に発送しようとするときは、種別及び数量をあらかじめ文書主管課に連絡し、文書主管課の指示に従って、所管課等において発送しなければならない。

2　前項ただし書の規定により発送するときは、所管課等の文書取扱主任の承認を経、文書主管課に申し出て、発送しなければならない。

2　発信しようとする電文は、所管課等の文書取扱主任に提示して、承認を得なければならない。

2　ファクシミリにより文書を発送した場合は、電話等により到着の確認を行わなければならない。ただし、軽易と認められる文書は、この限りでない。

2　文書主管課長は、送付を受けた告示文書を告示番号簿に記入し、番号を付して所管課等に回付しなければならない。

3　所管課等は、文書主管課長から回付を受けた告示文書を告示しなければならない。

2　文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際し必要な処理ができるようあらかじめ準備しておくものとする。

3　所管課等での完結文書の保管期間は、完結日の属する年度及び翌年度1年間とする。

4　未完結文書は、所管課等の責任において当該文書の所在を明らかにし、適正に管理しなければならない。

2　前項の規定により保管する文書は、特殊なものを除き、ファイリング・キャビネット等に保管しなければならない。

2　文書主管課長は、必要に応じて適宜各課等における文書の保管状況を調査し、不備な点がある場合には、これを指導し、適切な指示を行うものとする。

2　前項の規定による引継ぎは、原則文書管理システムによる文書の引継ぎ処理を行った後、次に掲げる方法により行うものとする。

3　保管文書の引継ぎは、毎年5月31日までに行わなければならない。

2　保存文書は、これを破損又は紛失することのないよう留意して取り扱い、抜取り、取替え又は訂正をしてはならない。

3　保存文書のうち常に必要とするもので、文書主管課長が特に認めたものについては、所管課等に置くことができる。この場合における当該文書の管理は、当該所管課等の文書管理者がこれを行うものとする。

2　文書主管課長は、前項の申出を受けたときは、文書貸出カードに必要事項を記入し、別の文書貸出カードを持ち出そうとする文書の代わりにそう入して当該文書を取り出さなければならない。

3　保存文書の貸出しの期間は、原則として貸出しの日から5日以内とする。ただし、文書主管課長が特に認めたときは、この限りでない。

2　書庫の中は、常に清潔を保ち、湿気及び害虫を防ぐとともに、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

2　前項の規定により保管文書を廃棄するときは、文書管理システムにおいて、廃棄の処理を行わなければならない。

2　前項の規定により保存文書を廃棄するときは、文書管理システムにおいて、廃棄の処理を行わなければならない。

3　保存年限を満了した時点において、文書主管課長がなお保存の必要があると認めるものは、更に保存年限を定めて保存することができる。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。