○岡山県教育委員会文書規程
平成八年四月一日
岡山県教育委員会訓令第三号
岡山県教育委員会文書規程を次のように定める。
岡山県教育委員会文書規程
(趣旨)
第一条 この訓令は、岡山県教育庁(教育事務所を除く。以下「本庁」という。)における文書事務の適正かつ効率的な処理を図るために必要な事項を定めるものとする。
一 文書等 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
二 文書 文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。
三 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
四 文書管理システム 電子計算機を利用して文書等の収受、起案、決裁、保存、廃棄、移管その他文書等の管理に関する一連の事務の処理を行うシステムをいう。
五 電子決裁 文書管理システムの機能を利用して電子的方式により電子文書の決裁を行う方法をいう。
六 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
イ 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
ロ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(平一五教委訓令六・全改、平一五教委訓令七・平二一教委訓令四・令四教委訓令三・令七教委訓令三・一部改正)
(事務処理の原則)
第二条 事務は、文書等により処理することを原則とする。
2 文書等の処理は、文書管理システムを利用して行うものとする。ただし、教育政策課長がこれにより難いと認めた場合は、この限りでない。
(平一四教委訓令九・平一五教委訓令七・平二一教委訓令四・令七教委訓令三・一部改正)
(文書等取扱いの原則)
第三条 文書等は、明確な責任の下に、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。
(平一四教委訓令九・一部改正)
(文書管理者及び文書副管理者)
第四条 文書等の取扱いに関する円滑な事務処理を図るため、課(室を含む。以下同じ。)に文書管理者及び文書副管理者を置く。
2 文書管理者は、課長(室長を含む。以下同じ。)をもって充てる。
3 文書副管理者は、文書管理者が所属の職員のうちから指名する。
(平九教委訓令八・平一〇教委訓令五・平一四教委訓令九・平一五教委訓令六・平一六教委訓令九・平二一教委訓令四・平二二教委訓令三・平二三教委訓令五・一部改正)
(文書管理者の職務)
第五条 文書管理者は、各課における文書事務を統括し、当該文書事務がこの訓令に基づいて、適切かつ円滑に実施されるよう職員を指揮監督しなければならない。
(平一六教委訓令九・全改)
(文書副管理者の職務)
第六条 文書副管理者は、文書管理者を補佐し、次に掲げる事務を処理する。
一 文書等の受発に関すること。
二 文書等の整理及び保存に関すること。
三 文書事務の処理の促進及び改善に関すること。
四 文書管理システムの運用に係る課内の基本的な設定に関すること。
五 その他文書等の取扱いに関し必要な事項
(平一六教委訓令九・全改、平二一教委訓令四・令四教委訓令三・令七教委訓令三・一部改正)
(文書事務の指導)
第七条 教育政策課長は、本庁における文書等に関する事務を総括し、各課の文書事務が第三条の規定により円滑に処理されるよう常に留意し、その処理状況について、随時指導しなければならない。
(平九教委訓令八・平一四教委訓令九・平二五教委訓令二・一部改正)
第八条 各課長は、当該課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように、職員を指導監督しなければならない。
(閲覧、写しの交付及び貸出しの禁止)
第九条 文書等は、岡山県行政情報公開条例(平成八年岡山県条例第三号)若しくは個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)に基づき開示する場合又は県の事務事業を執行するために必要であり、かつ、第三者の権利若しくは利益を侵害することがないと明らかに認められる場合であって、主務課長の許可を得たときのほかは、関係職員以外の者に閲覧させ、写しを交付し、又は貸し出してはならない。
(平八教委訓令六・平一一教委訓令三・平一四教委訓令九・平一五教委訓令七・令五教委訓令六・一部改正)
(文書等の種類)
第十条 県の作成する文書等の種類は、次に掲げるとおりとする。
一 規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和三十一年法律第百六十二号)第十五条第一項の規定により岡山県教育委員会(以下「教育委員会」という。)が制定するもの
二 訓令 所属機関又は所属職員に対する命令で、公表の必要があるもの
三 訓 所属機関又は所属職員に対する命令で、公表の必要がないもの
四 通達 指揮監督権に基づいて所属機関、所属職員等に対し職務運営上の細目、法令の解釈、行政運用の方針等を指示するもの
五 指令 権限に基づいて行う特定の個人若しくは法人その他の団体等に対する命令又は相手方からの願若しくは申請等に基づいて行う許可若しくは認可等
六 告示 法令の規定に基づいて行う行政処分等で、一般に公示するもの
七 公告 告示以外で、一般に公示するもの
八 その他 通知、報告、照会、回答、答申、建議、願、申請、進達、副申、依頼、届、契約、証明、裁決等
(平八教委訓令六・平一一教委訓令三・平一四教委訓令九・平二七教委訓令二・令七教委訓令三・一部改正)
(文書等の記号及び番号)
第十一条 県の作成する文書等に付する記号及び番号は、次によらなければならない。
一 規則、訓令、指令及び告示には教育委員会名及び第二十七条に規定する文書番号(以下この条において「番号」という。)を付し、訓には番号を付すること。ただし、訓及び指令には、番号の前に別に定める記号を付すること。
二 公告には、番号を用いず、教育委員会名のみを付すること。ただし、整理のために必要な一連番号を付することを妨げない。
三 前二号に掲げるものを除き、県の作成する文書等には、原則として別に定める記号及び番号を付すること。ただし、秘密を要する文書等及び人事に関する文書等については、記号の次に更にそれぞれ秘又は親の文字を付すること。
(平一〇教委訓令五・平一四教委訓令九・平一五教委訓令七・令七教委訓令三・一部改正)
(文書施行者名義)
第十二条 県の作成する文書等は、教育委員会名又は教育長名により施行するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、内部機関相互の文書等及び軽易な文書等については、教育次長名、学校教育推進監名又は課長名により施行することができる。
(平一四教委訓令九・平二七教委訓令二・令三教委訓令三・令七教委訓令三・一部改正)
(文書例)
第十三条 文書例は、岡山県庁文書規程(昭和三十八年岡山県訓令第十八号)の例による。ただし、別に定めのあるものその他教育政策課長が特に認めたものについては、この限りでない。
(平九教委訓令八・平一四教委訓令九・平二五教委訓令二・一部改正)
(文書等の収受及び配付)
第十四条 本庁に到達した文書等及び物件は、教育政策課において収受し、そのまま主務課に配付しなければならない。ただし、電報及び書留郵便物等(書留郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成十四年法律第九十九号。第三十一条第三項において「信書便法」という。)第二条第六項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第九項に規定する特定信書便事業者が送達する同条第三項に規定する信書便物(第二十条第一項第五号において「信書便物」という。)のうち書留郵便物に準ずる取扱いをするものとして別に定めるものをいう。第六項及び第二十条第一項第四号において同じ。)は、教育政策課において特殊郵便等送付簿(様式第一号)に所要事項を記入した後、主務課に配付することとする。
2 前項の規定にかかわらず、直接主務課へ送達された文書等及び物件は、主務課において収受するものとする。
3 二以上の課に関連する文書等は、その関係の最も深いと認める課に配付しなければならない。
4 異例又は所管する課が明らかでない文書等の配付先は、教育長が決定する。
5 文書副管理者は、教育政策課から文書等の配付を受けなければならない。
(平九教委訓令八・平一四教委訓令九・平一五教委訓令六・平一六教委訓令九・平二五教委訓令二・平二七教委訓令二・平二八教委訓令四・令四教委訓令三・令七教委訓令三・一部改正)
(郵便料金等未払のものの収受)
第十五条 郵便料金等未払(不足分を含む。)の文書等又は物件が到達したときは、発送者が官公署であるもの又は公務に関すると認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
(平一四教委訓令九・平一五教委訓令六・平一九教委訓令八・一部改正)
(配付文書等の処理)
第十六条 各課に配付され、又は主務課において直接収受した文書等(電子文書を除く。以下この条において同じ。)は、当該課の文書副管理者において次により処理しなければならない。
二 前号の収受印を押印した文書は、電子文書に変換し、所要事項とともに文書管理システムに登録すること。ただし、電子文書への変換に適しない文書として教育政策課長が定めるものについては、その登録を省略することができる。
四 前号に掲げる手続を終えた文書等は、直ちに課長の閲覧に供すること。
五 他課に関係のある重要な文書等は、その写しを作成し、関係課に送付すること。
六 その課の分掌に属しない文書等は、直ちに、理由を付して認印を押した上、教育政策課に送付又は返付すること。
(平九教委訓令八・平一四教委訓令九・平一五教委訓令七・平一六教委訓令九・平二一教委訓令四・平二五教委訓令二・令四教委訓令三・令七教委訓令三・一部改正)
(電子文書の収受等)
第十六条の二 電子文書は、電気通信回線を利用して又は光ディスク等の媒体により収受することができる。
3 別に定める措置をとるものを除き、教育政策課長が前項本文の規定により難いと認めた場合は、文書管理台帳に所要事項を記入するものとする。
(平一五教委訓令七・全改、平一六教委訓令九・平二一教委訓令四・平二五教委訓令二・令四教委訓令三・令七教委訓令三・一部改正)
(平一四教委訓令九・平一五教委訓令六・平一五教委訓令七・平一六教委訓令九・平二一教委訓令四・令七教委訓令三・一部改正)
(起案)
第十八条 事務の処理は、事務担当者が、処理期限等所要事項及びその処分案を文書管理システムに登録して、電子決裁により行わなければならない。
(平二一教委訓令四・全改、令四教委訓令三・令七教委訓令三・一部改正)
2 起案文書の文案は、起案用紙を用いて起案を行う場合であって、字句を添削したときは、これに認印を押さなければならない。
(平一五教委訓令七・平二一教委訓令四・平二二教委訓令七・令七教委訓令三・一部改正)
一 県公報に登載するもの 公報登載
二 例規とするもの 例規
三 取扱いに注意を要するもの 取扱注意
四 書留郵便物等とするもの 書留
五 速達郵便物等(速達郵便物又は信書便物のうち速達郵便物に準ずる取扱いをするものとして別に定めるものをいう。)とするもの 速達
六 前二号に掲げるもののほか、文書等の性質、内容等に応じて送達方法に留意する必要があるもの 送達に用いる方法
3 急施を要する起案文書については、文書管理システムを用いて起案を行う場合にあっては至急の取扱いを文書管理システムに登録し、起案用紙を用いて起案を行う場合にあっては起案用紙の上部に赤色の付箋を貼らなければならない。
(平一五教委訓令六・平一五教委訓令七・平二一教委訓令四・令四教委訓令三・令七教委訓令三・一部改正)
(回議)
第二十一条 起案文書は、関係職員を経て、上司の決裁を受けなければならない。
2 教育長、教育次長又は学校教育推進監の決裁を受けなければならない起案文書のうち起案用紙によるものは、教育政策課から提出するものとする。ただし、関係職員が自ら携行する場合は、この限りでない。
(平九教委訓令八・平一五教委訓令七・平一六教委訓令九・平二一教委訓令四・平二五教委訓令二・令三教委訓令三・令七教委訓令三・一部改正)
(文書副管理者の文書審査)
第二十二条 文書管理者(班長が起案を決裁する場合にあっては、班長)は、起案文書が回付されたときは、これを審査し、岡山県教育委員会事務決裁規程(昭和四十二年岡山県教育委員会訓令第三号)その他文書等の処理に関する規定に抵触するおそれがあり、又は訂正すべき字句があると認められるものについては、必要な措置をとらせるものとする。
(平一五教委訓令七・平一六教委訓令九・一部改正)
第二十三条 削除
(令四教委訓令三)
(未処理文書の整理)
第二十四条 未処理の文書のうち起案用紙によるものは、事務担当者がロッカー等に入れて保管し、文書管理者に対し、常にその所在と処理の経過を明らかにしておかなければならない。
(平一四教委訓令六・平一五教委訓令七・平一六教委訓令九・平二一教委訓令四・平二二教委訓令三・平二三教委訓令五・令四教委訓令三・令七教委訓令三・一部改正)
(平一五教委訓令七・平一六教委訓令九・平二一教委訓令四・令四教委訓令三・令七教委訓令三・一部改正)
(文書等の進行管理)
第二十六条 文書副管理者は、文書事務の円滑な執行を図るため、文書管理システム等により、文書等の処理状況を常に把握するとともに、処理の遅れているものについては、関係職員に当該文書等の処理を督促する等必要な措置をとらなければならない。
(平一五教委訓令七・平一六教委訓令九・令七教委訓令三・一部改正)
2 発送文書が起案用紙による起案文書に係るものであるときは、起案用紙に文書番号及び施行年月日を記入しなければならない。
(令七教委訓令三・全改)
(浄書及び校合)
第二十八条 決裁を受けた文書等で浄書(電気通信回線を利用して送信する電子文書の作成を含む。以下この条において同じ。)を要するものは、次の各号により即日浄書及び校合しなければならない。ただし、即日処理が困難なものは、この限りでない。
一 浄書は、主務課において適切な方法で行うこと。
二 浄書した文書等は必ず校合するとともに、校合者は、校合が終わったときには、文書管理システムに校合者情報を登録し、起案用紙を用いて起案を行う場合にあっては、起案用紙の校合者欄に認印を押すこと。
(平八教委訓令六・平一五教委訓令七・平二一教委訓令四・令七教委訓令三・一部改正)
(平九教委訓令八・平一六教委訓令九・平二五教委訓令二・令七教委訓令三・一部改正)
(公印の押印)
第三十条 発送文書のうち、教育長が別に定めるものについては、岡山県教育委員会公印の寸法及び管理に関する規程(昭和三十二年岡山県教育委員会規則第一号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。
(令四教委訓令三・全改)
2 前項の規定にかかわらず、宛て先別に取りまとめて発送することが適当であるものについては、教育政策課に送付するものとし、教育政策課長があらかじめ定めた期日に集中発送するものとする。
3 信書便(信書便法第二条第二項に規定する信書便をいう。)により発送する発送文書は、各課において、文書副管理者の審査を受けた後、発送の手続を行うものとする。
4 電報を発送する場合は、各課において、文書副管理者の審査を受けた後、発送するものとする。
(平九教委訓令八・平一五教委訓令六・平一五教委訓令七・平一六教委訓令九・平二五教委訓令二・平二六教委訓令二・令四教委訓令三・一部改正)
(電気通信回線を利用した電子文書の送信)
第三十一条の二 前条の規定にかかわらず、電子文書は、電気通信回線を利用して送信することができる。
(平一五教委訓令六・追加、平二五教委訓令二・令四教委訓令三・令七教委訓令三・一部改正)
(保存年限の区分)
第三十二条 完結文書の保存年限は、法令等に特別の定めがある場合を除き、次のとおりとする。
一 三十年
二 十年
三 五年
四 三年
五 二年
六 一年
(令三教委訓令三・一部改正)
(保存年限の特例)
第三十二条の二 電子文書に変換した文書については、引き続き保存を要するものを除き、一年未満の保存年限を設定できるものとする。
(令七教委訓令三・追加)
(保存年限の起算)
第三十三条 完結文書の保存年限は、当該完結文書が完結した日の属する年度の翌年度の四月一日から起算する。ただし、保存年限が一年未満の完結文書については、当該文書を作成し、又は取得した日から起算する。
(平一五教委訓令七・平二一教委訓令四・令七教委訓令三・一部改正)
(編冊)
第三十四条 完結文書は、原則として岡山県教育委員会文書保存分類表(平成八年岡山県教育委員会訓令第二号。この項において「文書分類表」という。)の第四分類ごとに取りまとめ、次の各号により処理しなければならない。
一 文書の編冊は、各冊ごとに、保存用表紙(様式第九号)を付けて行うこと。
二 分冊する場合は、各冊に枝番号を付けること。
三 簿冊名(「編冊の題名」をいう。)は、原則として、文書分類表の第四分類の項目名によること。ただし、これにより難いものがあるときは、項目名に近い件名によることができる。
四 編冊した文書については、各冊ごとに保存用表紙の裏面に文書件名等を記入すること。ただし、二年保存及び一年保存の文書については、記入を省略することができる。
(平一六教委訓令九・令四教委訓令三・令七教委訓令三・一部改正)
(電子文書の保存)
第三十四条の二 電子文書(電子メールを含む。)は、軽易なものを除き、文書管理システムに記録して保存するものとする。ただし、別に定めるもののほか、文書管理者が定める記録媒体に記録して保存する場合は、この限りでない。
(令七教委訓令三・全改)
2 教育政策課長は、前項の規定により提出を受けた文書目録(簿冊管理表)を公文書開示窓口に常備しておかなければならない。
(平九教委訓令八・平一五教委訓令七・平一六教委訓令九・平二一教委訓令四・平二五教委訓令二・令七教委訓令三・一部改正)
(年度区分)
第三十六条 完結文書の取りまとめは、会計年度により行うものとする。ただし、規則、訓令、告示及び一連番号を付する公告については、暦年により行う。
(平一五教委訓令七・一部改正)
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第三十七条 保存文書の貸出しを受けようとするときは、貸出票に記載しなければならない。
2 貸出しを受けた文書を庁外に持ち出すときは、教育長の承認を受けなければならない。
3 貸出しを受けた文書は、その使用を終わったときは、遅滞なく、返納しなければならない。
(令四教委訓令三・一部改正)
(廃棄処分)
第三十八条 第三十二条に定める保存年限を経過した文書等は、毎年これを廃棄処分に付さなければならない。この場合において、電子文書以外の文書等については、印影その他移用されるおそれのあるものについては溶解し、又は切断しなければならない。
2 主務課長は、保存年限を経過していない保存文書であっても保存の必要がないと認められるものについては、廃棄することができる。この場合においては、前項の規定を準用する。
(平八教委訓令六・旧第三十八条繰下、平一四教委訓令九・平一五教委訓令六・一部改正、平一五教委訓令七・旧第三十九条繰上、令四教委訓令三・令七教委訓令三・一部改正)
(平一七教委訓令五・追加、平二五教委訓令二・令七教委訓令三・一部改正)
(その他)
第四十条 教育事務所、県立学校及び県立学校以外の教育機関における文書等の取扱いについては、別に定めるもののほか、本庁の例による。
(平八教委訓令六・旧第三十九条繰下、平一四教委訓令九・一部改正、平一五教委訓令七・旧第四十条繰上・一部改正、平一七教委訓令五・旧第三十九条繰下)
附則
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。ただし、第三十四条の規定は、平成八年度に完結する文書から適用する。
附則(平成八年教委訓令第六号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成八年十月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正前の岡山県教育委員会文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
附則(平成九年教委訓令第八号)
この訓令は、平成九年四月一日から施行する。
附則(平成一〇年教委訓令第五号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成十年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正前の岡山県教育委員会文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
附則(平成一一年教委訓令第三号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成一四年教委訓令第六号)
この訓令は、平成十四年四月一日から施行する。
附則(平成一四年教委訓令第九号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成一五年教委訓令第六号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成十五年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正前の岡山県教育委員会文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
附則(平成一五年教委訓令第七号)
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正前の岡山県教育委員会文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
附則(平成一六年教委訓令第九号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成十六年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正前の岡山県教育委員会文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
附則(平成一七年教委訓令第五号)
この訓令は、平成十七年四月一日から施行する。
附則(平成一九年教委訓令第八号)
この訓令は、平成十九年十月一日から施行する。
附則(平成二一年教委訓令第四号)
この訓令は、平成二十一年四月一日から施行する。
附則(平成二二年教委訓令第三号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成二十二年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正前の岡山県教育委員会文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
附則(平成二二年教委訓令第七号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成二三年教委訓令第五号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成二十三年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正前の岡山県教育委員会文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
附則(平成二五年教委訓令第二号)
この訓令は、平成二十五年四月一日から施行する。
附則(平成二六年教委訓令第二号)
この訓令は、平成二十六年四月一日から施行する。
附則(平成二七年教委訓令第二号)
この規則は、平成二十七年四月一日から施行する。
附則(平成二八年教委訓令第四号)
この訓令は、平成二十八年四月一日から施行する。
附則(令和三年教委訓令第三号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和三年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正後の岡山県教育委員会文書規程の規定は、令和三年度以降に完結した文書から適用し、令和二年度以前に完結した文書については、なお従前の例による。
附則(令和四年教委訓令第三号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和四年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、現に使用されているこの訓令による改正前の岡山県教育委員会文書規程(以下「旧訓令」という。)様式第一号による収受印は、当分の間、この訓令による改正後の岡山県教育委員会文書規程様式第二号による収受印とみなす。
3 旧訓令に定める様式(様式第一号を除く。)による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
附則(令和五年教委訓令第六号)
この規則は、令和五年四月一日から施行する。
附則(令和七年教委訓令第三号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和七年八月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令による改正後の岡山県教育委員会文書規程第三十二条の二の規定は、令和六年度以前に完結した文書についても適用する。
3 この訓令の施行の際、現に使用されているこの訓令による改正前の岡山県教育委員会文書規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。
附則(令和八年教委訓令第一号)
この訓令は、公布の日から施行する。
(令4教委訓令3・全改・旧様式第2号繰上)
(令4教委訓令3・追加)
(令4教委訓令3・全改)
(令4教委訓令3・全改、令7教委訓令3・一部改正)
様式第5号 削除
(令4教委訓令3)
(令4教委訓令3・全改)
様式第8号 削除
(平26教委訓令2)
(平10教委訓令5・平15教委訓令6・平22教委訓令3・平23教委訓令5・一部改正)
(平10教委訓令5・平15教委訓令6・平22教委訓令3・平23教委訓令5・令7教委訓令3・令8教委訓令1・一部改正)
様式第11号 削除
(令3教委訓令3)