2　総括文書管理者は、管理規則第3条第3項に規定する調査の結果等に基づき、必要に応じて局長等に対して必要な措置を求めることができる。

2　文書主管課長等は、市役所又は区役所に到達する文書等の受領、配布及び市役所又は区役所からの発送並びに公文書の保存の事務を行うものとする。

2　前項における所管課の記号は、文書主管課長等が定める。

2　前項の規定にかかわらず、所管課に直接到達した文書等は、当該所管課において受領するものとする。

2　前項本文の場合において、回議を受ける者に文書管理システムを利用できない者を含むときその他総括文書管理者が特に必要があると認めるときは、文書管理システムから出力した起案用紙(様式第5号)及び継続用紙(様式第6号)を用いて起案するものとする。

2　前項本文の場合において、閲覧に供する者に文書管理システムを利用できない者を含むときその他総括文書管理者が特に必要があると認めるときは、文書管理システムから出力した供覧用紙(様式第7号)を用いて閲覧に供するものとする。

3　前2項の規定により供覧する場合において必要があるときは、供覧文書の要旨、問題点等を記載するものとする。

2　回議を受けた者は、次の各号に掲げる決裁の手法の区分に応じ、当該各号に定める方法により承認を行うものとする。

3　起案文書の内容を修正したときは、修正した者は、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

2　合議を受けた者が当該事案の処理に関し異議があるときは、相互に協議して調整するものとし、調整ができないときは双方の意見を付して上位の職にある者の指示を受けなければならない。

2　文書管理システムによらずに処理した起案文書又は供覧文書について、決裁を受け、又は供覧を終えたときは、当該文書の内容を確認し、決裁済み又は供覧済みとなった日を記入しなければならない。

2　文書主管課長は、市議会議案について、議案番号簿に登載し、処理しなければならない。

2　施行文書の浄書が終わったときは、文書主任の指定する者が、浄書した公文書と決裁文書とを照合しなければならない。

2　前項に定めるもののほか、公印の使用については、千葉市公印規則(昭和45年千葉市規則第35号)の定めるところによる。

2　郵送により発送しようとするときは、文書主管課等において郵送するものとする。ただし、内容証明郵便その他文書主管課等において郵送することが適当でないものは、所管課において郵送するものとする。

3　文書主任は、公文書を文書主管課等において郵送しようとするときは、必要な包装をして宛名を記載し、書留、速達等の特殊取扱いを要するものはその旨を表示した上、文書発送依頼票(様式第8号)を添える方法その他文書主管課等の指定する方法により文書主管課等に送付しなければならない。

4　文書主管課等において、郵送する公文書の送付を受けたときは、それを点検し、料金後納郵便として発送するものとする。

2　出納整理期間中に完結した前年度予算に係る公文書にあっては、前項の規定にかかわらず、同年度の末日を完結日とする。

2　文書管理者は、文書ファイルの整理の状況を適宜確認し、当該内容に変更等が生じた場合は、文書ファイル管理簿を更新しなければならない。

3　文書管理者は、前項の規定により文書ファイル管理簿を更新したときは、総括文書管理者に報告するものとする。

4　文書管理者は、文書ファイルを媒体に応じて文書収納庫又は電磁的記録における組織共有フォルダ等で適切に分類し、整理し、及び保管しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理者は、引継ぎをしないことについてやむを得ない理由があると認められる文書ファイルについては、引継ぎをしないことができる。

3　文書保存箱は、所定のものを用いるものとし、表面に、収納している文書ファイルについて、その所管課名、文書ファイル名、保存期間等を表示しなければならない。

4　文書主管課長等は、第1項の規定により文書ファイルの引継ぎを受けようとするときは、整理及び保存期間の適否について審査しなければならない。

2　文書管理者は、保管している文書ファイルについて、他の所管課等に対し、これを貸し出し、又は閲覧に供することができる。

2　文書管理者は、引継文書について、管理規則第17条第2項の規定により保存期間を延長しようとするときは、文書主管課長等に申請し、その承認を受けなければならない。

3　文書管理者は、保存期間が満了する前の文書ファイルについて、当該保存期間が満了する日まで保存する必要がなくなったと認めるときは、当該文書ファイルの保存期間を短縮することができる。ただし、当初の保存期間の起算日から1年未満の保存期間とすることはできない。

4　文書管理者は、引継文書について、前項の規定により保存期間を短縮しようとするときは、文書主管課長等に申請し、その承認を受けなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

(千葉市文書保存規程の廃止)

2　千葉市文書保存規程(昭和43年千葉市訓令(甲)第11号)は、廃止する。

(すでに作成された帳票の取扱い)

3　この訓令による改正前の千葉市文書規程及び前項の規定による廃止前の千葉市文書保存規程の規定により作成された帳票については、なお当分の間、使用することができる。

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

この訓令は、平成5年7月1日から施行する。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成7年1月1日から施行する。

2　この訓令による改正前の千葉市文書規程の規定により作成された帳票で、現に存するものは、なお当分の間、必要な箇所を修正して使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成12年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の千葉市文書規程の規定により作成された帳票で、現に存するものは、なお当分の間、使用することができる。

(千葉市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)

3　千葉市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和60年千葉市訓令(甲)第2号)の一部を次のように改正する。

(千葉市公文例規程の一部改正)

4　千葉市公文例規程(昭和40年千葉市訓令(甲)第2号)の一部を次のように改正する。

(千葉市警備員服務規程の一部改正)

5　千葉市警備員服務規程(昭和41年千葉市訓令(甲)第11号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成15年2月1日から施行する。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

2　千葉市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和60年千葉市訓令(甲)第2号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年7月22日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、令和元年7月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

1　この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の日から文書ファイル管理簿が調整されるまでの間におけるこの訓令による改正後の第37条第2項及び第3項並びに第40条第2項の規定の適用については、「文書ファイル管理簿」とあるのは、「この訓令による改正前の千葉市公文書取扱規程により調製された文書管理台帳」とする。

この訓令は、令和7年4月1日から施行する。