2　文書は、文書管理システム、財務会計システム、ファイリングシステム及び文書サーバ内のフォルダにより管理するものとする。

3　職員は、文書の所在を常に明らかにしておかなければならない。

4　職員は、文書を未完結文書又は完結文書に区分して整理し、未完結文書は完結に至るまでその処理状況を明らかにしておき、完結文書は、第5章に定めるところにより、整理するものとする。

2　文書取扱責任者は、係長(係長を置かない課にあっては、係長と同等の職にある者又は課長が指名した者。以下同じ。)をもって充てる。

3　文書取扱者は、課長が指名する。

4　課長は、文書取扱責任者及び文書取扱者を指名したときは、速やかに、総務課長に通知しなければならない。

2　文書取扱者は、文書取扱責任者の指導を受け、次に掲げる事務に従事する。

3　文書取扱責任者又は文書取扱者は、常に未完結文書の処理状況の把握に努めなければならない。

4　文書取扱者は、常に完結文書の回収その他の管理に努めなければならない。

2　前項の規定により、収受した文書に基づき起案する場合は、当該起案文書に新たな文書番号を付すものとする。

3　文書番号は、文書管理システムにより、別表に規定する担当(担当がない場合は課)別に会計年度ごとに一連の番号を付するものとする。ただし、同一の件名で一会計年度を通じ大量に処理するものについては、文書番号に枝番号を用いることができる。

2　郵便料金その他の送付に要する費用が未納又は不足である文書が市に到達したときは、官公署から発せられたものその他総務課長又は主管課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って受領することができる。

2　現金その他金券が同封されていた文書は、原則として、特殊文書として受領しなければならない。

2　2課以上に関連する文書は、総務課長が当該文書に最も関係が深い主管課を決定して、当該主管課に配付するものとする。この場合において、配付を受けた主管課長は、その写しを他の関係課長に送付しなければならない。

3　主管課の職員は、他の主管課に属する文書を直接受領したとき又は他の主管課に属する文書が総務課から配付されたときは、当該文書を正しい主管課に配付し、又は総務課に対し返付しなければならない。

4　職員は、受領し、又は配付された文書のうち開封しなければ主管課が判明しない文書については、開封することができる。

2　職員は、主管課が判明しない電磁的記録については、総務課へ転送又は配付しなければならない。

3　総務課長は、前項の規定により転送又は配付された電磁的記録のうち、主管課が判明したものについては、当該主管課へ転送又は配付しなければならない。

2　前項の規定による収受は、文書管理システムに次に掲げる事項を登録し、文書番号を取得する方法により行うものとする。

3　前2項の規定にかかわらず、軽易な文書及び対内文書(重要又は異例なものを除く。)並びに総務課長が別に定めるものについては、当該登録及び文書番号の取得を省略することができる。この場合において、文書(軽易な文書及び対内文書は除く。)については、当該文書の余白に収受印を押すこととする。

4　第2項の規定により文書を収受するときは、書面に記載されている事項をスキャナその他の画像読取装置により読み取って作成された電磁的記録を文書管理システムに登録するものとする。ただし、当該文書の性質、形状等により総務課長がこれによりがたいと認める場合は、この限りでない。

5　前項ただし書きの規定により電磁的記録を文書管理システムに登録しなかった文書については、当該文書の余白に収受印を押し、文書記号及び文書番号を転記することとする。

2　供覧は、文書管理システムにより行うものとする。ただし、文書管理システムへの登録を省略した文書を供覧する場合は、当該文書の余白に供覧押印欄を設け、又は情報システムを利用する方法によることができる。

3　第1項本文及び前項の規定にかかわらず、文書管理システムの登録を省略した文書又は電磁的記録を文書管理システムに登録しなかった文書に基づく事務処理を起案により緊急に行う必要がある場合は、当該事務処理の起案に併せて、当該文書の供覧を行うことができる。

4　事務担当者は、収受した文書のうち重要なもの又は供覧の要、不要若しくは供覧先が明らかでないものについては、供覧の前に主管課長又は当該事務を担当する係長(以下「担当係長」という。)の閲覧に供し、必要な指示を受けなければならない。

2　主管課長は、前項の規定による指示を行うに当たり、必要に応じて、上席の職員の指示を受けなければならない。

3　担当係長は、第1項の規定による指示があった文書に係る事務を自ら処理し、又は事務担当者に処理させなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる場合は、書面起案により行うことができる。

3　前2項の規定にかかわらず、法令等で様式が規定されている場合又は定例的な事案の処理を行うものであって主管課長が定めた様式がある場合は、当該様式を用いて起案を行うことができる。

4　至急に回答等の処理を要する事案は、起案することなく電話その他適宜の方法により処理することができる。ただし、軽易な事案を除き、処理後その取扱いを文書により明らかにしなければならない。

5　所掌事項に関する単なる照会及び問い合わせに対する応答等文書管理者が極めて軽易なものと認めるものは、起案文書によらず決定することができる。

2　起案文書には、決定を求める内容及び理由を簡明に記入し、必要に応じて事案の経過、根拠法令、予算科目、経費その他参考となる事項を付記し、関係文書、参考資料等を添付しなければならない。

3　前項の規定により、電子起案に書面を添付する場合は、書面に記載されている事項をスキャナその他の画像読取装置により読み取って作成された電磁的記録を文書管理システム又は財務会計システムに登録するものとする。ただし、当該文書の性質、形状等により総務課長がこれによりがたいと認める場合は、この限りでない。

4　至急又は即決を必要とする起案文書のうち、電子起案による場合は、その旨を文書管理システム又は財務会計システムに入力することとし、書面起案による場合は、起案用紙の指定の貼付欄に紅紙を貼付する等その旨が明らかとなる表示を行うこととする。

2　前項の規定にかかわらず、電子起案による起案文書を協議又は供覧のため回議するときは、協議又は供覧を行う者に一斉に配付すること(以下「一斉配付」という。)ができる。

3　起案者は、電子起案による起案文書の回議を行っている場合において、主管課長が書面起案によることが必要であると認めるときは、当該時点以降の起案文書について電子起案から書面起案によるものに変更することができる。この場合において、電子起案による起案文書の内容を文書管理システム又は財務会計システムを利用して紙に記録した文書を、書面起案による起案文書とすることができる。

4　電子起案による起案文書で回議された事案の決裁は、文書管理システム又は財務会計システムにおける決裁の操作により行うものとする。

5　書面起案による起案文書で回議された事案の決裁は、当該文書への押印又は署名により行うものとする。

2　合議を求める起案文書を受けたときは、同意、不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、起案した課(以下「起案課」という。)と協議しなければならない。

3　前項に規定する場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案課は、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。

4　合議は、原則として係長以上の者が行うものとする。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要があるものについては、この限りでない。

5　前条第4項及び第5項の規定は、合議された事案について準用する。

2　前項の場合において、あらかじめ決裁権者から後閲を要しない旨の指示を受けた事案を除き、文書管理システム又は財務会計システムにおいて後閲しなければならない。ただし、書面起案による場合は、起案文書の適当な箇所に「後閲」と表示しなければならない。

3　急を要する起案文書の回議又は合議をする場合であって決裁権者が決裁する前に承認又は合議すべき者が不在のときは、文書管理システム又は財務会計システムにおいて、当該者は後閲とすることができる。ただし、書面起案による場合は、当該押印欄に「後閲」と朱書し、当該上司が登庁の際、直ちに供覧しなければならない。

2　前項の審査の結果、軽易な修正にとどまるものは修正の上回議し、事案の本質的修正を要するもの又は改案の必要があるものは、起案者にその旨を指示して返付しなければならない。

2　総務課長は、提出された議案について、内容を審査の上、市長の決裁を受けなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、施行文書のうち対内文書については、原則として「事務連絡」と表示し、文書番号等を付けないものとする。

2　施行文書には、文書の発信者の職氏名(前項ただし書の規定により発信者が当該文書を発信する機関である場合にあっては、その機関名)を当該文書に記載するものとする。ただし、次に掲げる場合においては、氏名の記載を省略することができる。

3　施行文書には、必要に応じて、次の各号に掲げる文書の発信者に応じて当該各号に掲げる事項を発信者の記載の下に括弧書きで記載するものとする。

4　施行文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾にその事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

2　施行文書(電磁的記録に限る。)には、当該施行文書の原本性を担保できるよう措置を講じなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、施行文書が次のいずれかに該当する場合(法令等の定めにより公印の押印又は電子署名の付与を要する場合を除く。)は、当該文書に「(公印省略)」の表示をし、公印の押印又は電子署名の付与を省略することができる。

2　施行文書は、原則として主管課において発送するものとする。

3　郵送による発送をする場合は、郵便切手、郵便はがき又は特定封筒の出納について、郵便切手等受払簿(様式第3号)に必要事項を入力しなければならない。

4　第1項のファクシミリ、電子メールその他の通信回線を利用した方法を利用することができる文書は、公印の押印、発信者の署名及びこれらに類する行為を省略できる文書又は当該行為が不要である文書であり、文書の相手方は、施行について同意を得た機関等とする。

5　前項の規定により送信した文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

2　財務会計システムにおいて、支払日がある事案は支払日を、支払がない事案は決裁日を施行年月日とみなし、施行年月日の登録は省略できるものとする。

3　第1項の規定にかかわらず、書面起案の起案者は、施行文書発送日等を施行年月日として、起案文書(起案文書に施行年月日を記載する所定欄がある場合に限る。)に記入しなければならない。

2　文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、あらかじめ非常災害時に備えなければならない。

2　総務課長は、前項のファイル基準表を調製し、文書管理システム上で職員の利用に供するものとする。

3　総務課長は、必要に応じて、第1項各号に掲げる事項について、主管課長に精査を求め、その結果について報告させることができる。

4　主管課長は、ファイル基準表の内容(サブタイトルの名称を除く。)を変更しようとするときは、ファイル基準表異動連絡票兼承認請求書を総務課長に提出し、その承認を受けなければならない。ただし、前項の規定による報告の際に変更しようとするときは、この限りでない。

2　電磁的記録以外の文書の保管は、主管課において行うものとする。ただし、職員の数、文書の発生量、事務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

2　キャビネットは、可能な限り保管単位ごとに一定箇所に集中配列し、配列順序は左から第1号とし、段数は上から順次数える。

3　キャビネットの増減は、書類の収納状況を調査の上、総務課長が決定する。

2　前項本文の規定により文書を保管するときは、3段キャビネットにあっては、当該会計年度の完結文書(以下「年度文書」という。)又は当該暦年で処理すべき完結文書(以下「暦年文書」という。)を上2段に、前年度の年度文書又は前年の暦年文書を下1段に収納し、その他のキャビネットにあっては、これに準じて収納する。

3　キャビネット内の個別フォルダーは、ファイル基準表に定める順番で配置するものとする。

2　前項本文のウツシカエを行う期日は、総務課長が定める。

2　主管課長は、文書の保存年限を決定し、又は変更しようとするときは、ファイル基準表異動連絡票兼承認請求書により総務課長の承認を得なければならない。ただし、第37条第3項の規定による報告により、文書の保存年限を決定し、又は変更しようとする場合を除く。

3　保存年限は、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については当該法令に定める期間又は時効期間とし、その他の文書については法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して決定しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、電磁的記録以外の文書のうち、秘密保持を必要とする文書(以下「機密文書」という。)、資料性が高い文書その他書庫での保存に適さない文書については、総務課長が承認することにより、書庫以外の場所に保管し、又は保存することができる。

3　前項の規定により電磁的記録以外の文書を書庫以外の場所に保存する場合は、当該文書の主管課が当該保存する文書及び場所を管理するものとする。

2　主管課長は、前項第3号の保存箱ラベルを作成するために必要な情報を、あらかじめ文書管理システムに入力しなければならない。

2　前項のオキカエを行う期日は、総務課長が定める。

2　総務課長は、前項の規定により文書の引継ぎを受ける際に、書庫での保存の適否を精査し、必要な指示を主管課長に行うことができる。

2　文書取扱責任者又は文書取扱者は、前項の規定により文書を貸し出すときは、市長が別に定める様式に必要な事項を記録し、当該記録を保管しておかなければならない。

2　総務課長は、貸出期間中であっても、必要があると認めるときは、当該貸出をした書庫保存文書を返却させることができる。

3　保存文書の貸出しを受けた職員は、当該文書を庁舎外に持ち出し、又は転貸してはならない。ただし、やむを得ない理由があると主管課長が認め、総務課長の許可を得た場合に限り、庁舎外に持ち出すことができる。

2　主管課長は、保管し、又は保存する必要がない文書については、廃棄することができる。

3　主管課長は、保存年限が永年の文書以外の文書(電子文書を除く。)で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認めるものについては、当該文書の保存年限の経過前においても、総務課長と協議して廃棄することができる。ただし、保存年限が1年の文書及び事務遂行の補助等のために収集又は作成した文書のうち、業務遂行上必要でなくなったため保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、総務課長との協議を要しない。

4　主管課長は、第14条第4項及び第20条第3項の規定により文書管理システム又は財務会計システムに登録された電磁的記録を当該文書等の原本とみなして取り扱い、当該書面を廃棄することができる。

5　総務課長は、書庫保存文書及び文書管理システムに登録した文書が保存年限を経過したときは、当該文書を廃棄するものとする。ただし、保存年限を経過した書庫保存文書のうち歴史資料として重要であると認められるものについては、主管課長と協議の上、市において保存し、又は福岡県市町村公文書館において保存するため福岡県自治振興組合へ移管することができる。

2　総務課長は、保存年限が永年の書庫保存文書及び電子文書については、少なくとも10年ごとに当該文書の性質及び内容に応じて保存期間を再検討し、その見直しを図るものとする。

3　総務課長は、前2項の規定により保存期間の見直しをしようとする場合は、あらかじめ、主管課長に協議しなければならない。

4　前条第3項の規定は、総務課長が第1項又は第2項の見直しにより保存する必要がないと認めた文書の廃棄等について準用する。

2　前項の裁断等の利便を図るため、総務課長は、毎年、一括して廃棄処理を行う日を設定する。

この規則は、令和7年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、令和8年1月1日から施行する。