2　文書の収受、起案、決裁等の処理及び保管、引継ぎ等の管理は、原則として電子文書管理システムを利用して行うものとする。

3　文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、非常災害時に際して必要な処理ができるようにあらかじめ適切な措置を講じておかなければならない。

2　事案の処理と同時に文書を作成することが困難である場合は、事後速やかに文書を作成するものとする。

3　処理に係る事案が定例的かつ軽易なものであるときは、前2項の規定は適用しない。

2　文書取扱責任者は、課長の命を受けて、次に掲げる事務を処理する。

3　課に文書取扱主任を置き、係長の職にある者(文書取扱責任者である者を除く。)をもって充てる。ただし、係長が置かれない場合又は文書取扱責任者である者以外に係長の職にある者がいない場合は、課長が指定する者をもって充てる。

4　文書取扱主任は、課長の命を受けて、次に掲げる事務を処理する。

5　課に文書取扱補助者を置き、課長が指名する者をもって充てる。

6　文書取扱補助者は、次に掲げる事務を処理する。

7　課長は、文書取扱責任者、文書取扱主任及び文書取扱補助者の職及び氏名を本庁及び事業所にあっては文書主管課長に、区役所にあっては文書管理課長に報告しなければならない。

2　前項本文の規定により文書主管課等において受領した文書は、次により配布するものとする。

3　勤務時間外に到達した文書の取扱いについては、別に定めるところによる。

4　郵便料金の未払又は不足の郵便物は、文書主管課長等が市の機関が所掌する事務に関するものと認めるものに限り、その未払又は不足の料金を支払って受領するものとする。

2　前項の場合において、通信回線に接続した送受信装置への着信の確認は、定時に行うものとする。

3　第1項の規定にかかわらず、ファクシミリを利用して受信した電磁的記録は、その内容を速やかに用紙に出力し、当該用紙により受領及び配布の処理を行うものとする。

2　前項の規定により収受した文書には、余白に収受印(様式第3号)を押し、電子文書管理システムで管理する文書番号を記入するものとする。ただし、電磁的記録として記録した文書については、この限りでない。

3　前2項の規定にかかわらず、同種の文書を定例的若しくは大量に収受するとき、又は第15条第2項各号に規定する手続により起案の処理をすることとなる文書を収受するときは、他の一定の帳簿(電磁的記録により作成するものを含む。)により文書の収受の記録を管理することができる。

4　配布を受けた文書又は直接受領した文書が庁内文書(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第8項に規定する特定個人情報が記録された文書を除く。第25条第3項において同じ。)、刊行物その他これらに類する文書であるときは、前3項の規定による処理を省略することができる。

2　供覧文書を確認した者は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める方法により処理するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の起案については、当該各号に定める方法により処理することができる。

2　起案文書には、意思決定に至る経緯及び過程について、事後検証を行うことができるよう、関係法令その他参考となる事項を付記するとともに、関係書類を添付するものとする。ただし、事案が定例的なもの又は軽易なものにあっては、この限りでない。

2　回議の承認又は決裁は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める方法により処理するものとする。

2　関係局部課への合議の順序は、原則として次の表に掲げるとおりとする。

3　合議は、必要最小限とし、事務処理の迅速化に努めなければならない。

4　合議を受けた局長、部長又は課長は、直ちに起案文書の確認を行い、その同意又は不同意を決定するものとし、決定に日時を要するときは、その理由を主務課長に通知しなければならない。

5　合議を要する文書について主務課及び関係局部課の意見が異なる場合は、相互に協議するものとし、なお意見が一致しないときは、その意見を添えて上司の指示を受けなければならない。

6　主務課長は、合議を経た文書についてその内容を変更し、又は廃案にしたときは、その旨を合議先に通知し、又は再び合議しなければならない。

7　前条第2項の規定は、合議について準用する。

2　文書取扱責任者又は文書取扱主任は、次に掲げる事項を審査し、起案者に対して必要な指示を与え、当該起案文書を修正させることができる。

3　さいたま市事務専決規程別表第2共通専決事項2人事・服務第1項から第10項まで、第12項から第14項まで及び第17項その他これに類する事案の処理の意思決定に係る起案文書については、前2項の規定は適用しない。

2　前項の規定により代決した場合は、速やかに決裁権者にその要領を報告し、電磁的記録に記録する方法による後閲の処理を求めるものとする。

3　決裁権者の不在中事務専決規程等に規定する代決権者が、特に急を要する起案文書(第1項の起案文書を除く。)についてその事務を代決したときは、当該起案文書の決裁権者の欄に代決権者の認印を押し、その欄の右上方に「代」と記すものとする。

4　前項の規定により代決した場合は、当該文書の決裁権者の欄の下部に「後閲」と記し、速やかに決裁権者にその要領を報告し、押印を求めるものとする。

2　文書の記号は、別に定める局、部及び課の名称の首字とする。

3　文書の番号は、課及び会計年度(以下「年度」という。)ごとに電子文書管理システムで管理する番号とする。ただし、第15条第1項第2号及び同条第2項の規定による起案に係る文書については、電子文書管理システムで管理する番号と重複しない一連の番号を付するものとする。

4　前2項の規定にかかわらず、条例、規則、訓令、告示、公告、指令、通達及び議案について作成する文書には、別に定めるところにより文書の記号及び番号を付すものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するときは、公印の押印を省略することができる。

3　前項の場合において、文書に「(公印省略)」の記載をするものとする。ただし、その必要がないと主務課長が認めるときは、当該記載をしないことができる。

2　前項の規定にかかわらず、第15条第1項第2号及び同条第2項の規定による起案に係る文書については、他の一定の帳簿(電磁的記録により作成するものを含む。)により文書の発送の記録を管理することができる。

3　軽易な通知等の文書、同一内容を印刷した権利義務にかかわらない文書及び庁内文書については、特に必要があるものを除き、前2項の規定による処理を省略することができる。

2　前項の規定により郵送する文書は、課ごとに一括し、別に定める郵送依頼票に所要事項を記入の上、文書主管課等に提出するものとする。

3　前2項の規定にかかわらず、文書の発送は必要に応じて主務課において行うことができる。

2　郵便切手等受払簿は、年度ごとに調製するものとする。

2　ファイリング責任者は、課の保管単位にあっては課長補佐の職にある者をもって充てる。ただし、課長補佐が置かれない場合若しくは課長補佐が2人以上置かれている場合又は前条ただし書に規定する保管単位にあっては、課長が指定する者をもって充てる。

3　ファイリング責任者は、課長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。

4　ファイリング責任者を補佐するため、前条に規定する保管単位ごとにファイリング担当者を置く。

5　ファイリング担当者は、保管単位の係ごとに係長の職にある者(ファイリング責任者である者を除く。)をもって充てる。ただし、係を置かない保管単位又はファイリング責任者である者以外に係長の職にある者がいない保管単位のファイリング担当者は、課長が指定する者をもって充てる。

6　課長は、ファイリング責任者及びファイリング担当者の職及び氏名を本庁及び事業所にあっては文書主管課長に、区役所にあっては文書管理課長に報告しなければならない。

2　職員は、庁内で文書を持ち運ぶときは、紛失することのないよう十分な注意を払うとともに、他の者の目に触れないよう封筒等に収めるなどして携帯しなければならない。

3　職員は、文書を庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ課長の承認を受けたときは、前項の規定の例により、持ち出すことができる。

4　文書(電子文書管理システム又は電子決裁システムで処理を行った電磁的記録を除く。次項から第10項までにおいて同じ。)の整理、分類及び保管は、キャビネット及びファイリング用具を使用して行うものとする。

5　文書は、個別フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に保管するものとする。

6　現年度文書は、原則として、キャビネットの上段又は中段の引出しに収納するものとし、前年度文書は、下段の引出しに収納するものとする。

7　前項の規定にかかわらず、事務処理上常時使用するものとして主務課長が指定した文書又は第29条に規定する完結に至っていない文書(以下「継続文書」という。)は、個別フォルダー単位に、引き続きキャビネットの上段又は中段の引出しに収納するものとする。

8　処理が完結していない文書は、完結後に入れるべき個別フォルダー又は適切な第1ガイド及び第2ガイドの下に処理が完結していない旨の表示をした個別フォルダーを作成し、これに収納して管理するものとする。

9　各課に共通する文書は、文書主管課長が別に定める全庁共通ファイル基準表に従い、整理し、分類し、及び保管しなければならない。

10　ファイリング責任者は、第5項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書については、文書主管課長等の許可を得て、その他のキャビネット、保管庫、書棚等に収納することができる。この場合において、当該文書の名称、収納場所等を記載した文書をキャビネットの所定の位置に保管しなければならない。

11　電子文書管理システムで処理を行った電磁的記録の整理、分類及び保管は、電子文書管理システムを使用して行うものとする。

12　電子決裁システムで処理を行った電磁的記録の整理及び保管は、電子決裁システムを使用して行うものとする。

13　前2項に定めるもののほか、電磁的記録の整理、分類及び保管について必要な事項は、別に定める。

2　前項に規定する保存する必要のない文書は、次に掲げるものとする。

3　文書の保存期間は、法令に別の定めがある場合を除き、別表に定める基準に従い、30年、10年、5年、3年及び1年の区分によるものとする。ただし、第13条第1項及び第25条第1項の規定により調製した文書収受発送簿の保存期間については、別に定める。

4　文書の保存期間は、前項の区分に従い、文書の重要度、利用度等を考慮し、個別フォルダーを単位として、主務課長が定めるものとする。ただし、前条第9項の全庁共通ファイル基準表に係る個別フォルダーの保存期間については、文書主管課長が定めるものとする。

5　保存期間の異なる文書を一連の文書として区分し、整理する場合の保存期間は、それぞれの文書の保存期間とするべき区分のうち、最も長い期間によるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の保存期間の起算日は、当該各号に定める日とする。

2　ファイリング責任者は、文書の保存期間その他のファイル基準表に記載された内容が適正であるかを毎年見直すとともに、必要に応じファイル基準表を改訂するものとする。

3　ファイリング責任者は、毎年度末日までに当該年度のファイル基準表及びファイル基準表総括表を作成し、課長の承認を受けるものとする。

2　前項の規定による引継ぎを行う場合は、ファイリング責任者は、文書主管課長等が指定する文書保存箱番号を電子文書管理システムを利用してファイル基準表に記録するものとする。

3　第1項の規定により引き継がれた文書保存箱は、文書主管課長等が管理する書庫で保存するものとする。

4　事業所、第32条ただし書の保管単位及び主務課長が文書主管課長へ申請し承認された課等に係る文書の引継ぎについては、前3項の規定にかかわらず、別に主務課長が管理する書庫で保存することができるものとする。

5　第1項の規定にかかわらず、電子文書管理システムで処理を行った電磁的記録の保存は電子文書管理システムを使用して、電子決裁システムで処理を行った電磁的記録の保存は電子決裁システムを使用して行うものとする。

2　前項の規定により収録したマイクロフィルムの保存期間は、当該保存文書の保存期間とする。

3　前2項に定めるもののほか、マイクロフィルムの収録に関し必要な事項は、別に定める。

2　前項の借用に係る保存文書の貸出期間は、原則として7日以内とする。

2　前項の規定による協議後、主務課長は、保存期間延長・変更依頼書(様式第9号)を文書主管課長等に提出し、又は電磁的記録に記録することにより、保存期間を延長するものとする。

2　アーカイブズセンター室長は、前項の規定により歴史資料の引継ぎが完了したときは、歴史資料引継報告書(様式第11号)により文書主管課長へ報告するものとする。

2　前項の規定による廃棄の決定に当たっては、あらかじめ主務課長が内容を確認し、廃棄の承認を行うものとする。

3　第40条第4項の規定により自らの管理する書庫で文書を保存している主務課長は、当該文書(第44条の規定によりアーカイブズセンター室長に引き継ぐ文書を除く。)の保存期間が満了したときは、あらかじめ内容を確認し、廃棄を決定するものとする。

4　次の各号に掲げる文書は、ファイリング責任者が課長の承認を得て、当該各号に定める日以後に廃棄するものとする。

5　主務課長は、保存期間内の文書であっても法令の改廃その他の理由により保存を必要としなくなったものは、廃棄することができる。ただし、1年保存する文書以外の文書の廃棄に当たっては、文書主管課長等と協議をするものとする。

6　前項の協議後、主務課長は、保存期間延長・変更依頼書を文書主管課長等に提出し、保存期間を変更するものとする。

2　他に内容を知られることにより支障を生ずると認められる文書の処分は、次の各号の区分に応じ、当該各号に定める方法により行わなければならない。

(施行期日)

1　この規則は、平成13年5月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の日の前日までに、合併前の浦和市文書管理規程(平成11年浦和市訓令第4号)、大宮市文書管理規程(昭和41年大宮市訓令第4号)又は与野市文書管理規程(平成元年与野市訓令第2号)によってなされた手続その他の行為は、それぞれこの規則の相当規定によってなされたものとみなす。

(岩槻市の編入に伴う経過措置)

3　岩槻市の編入の日の前日までに、編入前の岩槻市文書管理規則(昭和44年岩槻市規則第24号)の規定によりなされた手続その他の行為は、この規則の相当規定によりなされたものとみなす。

この規則は、平成15年4月1日から施行する。

この規則は、平成16年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、平成17年4月1日から施行する。

この規則は、平成17年10月1日から施行する。

この規則は、平成18年4月1日から施行する。

この規則は、平成18年10月1日から施行する。

この規則は、平成18年10月1日から施行する。

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

この規則は、平成19年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成19年12月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成20年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則による改正後のさいたま市文書管理規則の規定は、この規則の施行の日以後に発生した文書について適用し、同日前に発生した文書については、なお従前の例による。

この規則は、平成21年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成21年7月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成21年8月1日から施行する。

この規則は、平成21年11月1日から施行する。

1　この規則は、平成22年3月28日から施行する。

この規則は、平成22年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成22年9月1日から施行する。

この規則は、平成23年4月1日から施行する。

この規則中第2条の改正(「及び同条第4項に規定する行政管理監」を削る部分を除く。)、第12条第3項の改正、第24条の2の改正及び第27条第2項の改正は平成24年3月10日から、その他の改正は同年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成24年11月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成25年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、公布の日から施行する。

この規則は、平成26年4月1日から施行する。

この規則は、平成27年4月1日から施行する。

この規則は、平成28年1月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則による改正後のさいたま市文書管理規則第41条の規定は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定による審査請求に係る文書の保存について適用し、同法附則第3条の規定によりなお従前の例によるものとされた不服申立てに係る文書の保存については、なお従前の例による。

この規則は、平成29年4月1日から施行する。

この規則は、平成30年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成31年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則による改正後のさいたま市文書管理規則別表の規定は、この規則の施行の日以後に発生した文書について適用し、同日前に発生した文書については、なお従前の例による。

この規則は、平成31年4月1日から施行する。

この規則は、令和2年2月22日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和3年1月20日から施行する。

この規則は、令和3年4月1日から施行する。

この規則は、令和3年10月1日から施行する。

この規則は、令和4年4月1日から施行する。

この規則は、令和5年4月1日から施行する。

この規則は、令和5年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和6年2月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和6年4月1日から施行する。

この規則は、令和6年4月1日から施行する。